Offertesoftware of factuurprogramma het verschil zit in het moment
De prijs vooraf of het geld achteraf: dat is de scheiding. Hier lees je welke van de twee je zoekt en waar de overdracht tussen die twee zit.
- Mail wordt offerte in 1 klik, 10 per maand gratis
- Digitaal ondertekenen, eIDAS-conform
- Offertes in je eigen huisstijl
- Je voorwaarden in elke offerte
Twee soorten papierwerk op twee momenten
Je bent op zoek naar iets waarmee je je papierwerk beter voor elkaar krijgt, en je komt twee soorten pakketten tegen die op het eerste gezicht hetzelfde doen. Het ene noemt zichzelf offertesoftware, het andere een factuurprogramma, en allebei laten ze schermen zien met bedragen, regels en pdf-jes.
Het verschil zit niet in wat ze kunnen maar in wanneer je ze gebruikt. Een offerte gaat over de prijs voordat het werk begint: je rekent, je stuurt, de klant zegt ja of nee. Een factuur gaat over het geld nadat het werk is gedaan: het staat vast wat er is gedaan en nu moet er betaald worden.
Dat verschil in moment bepaalt ook wat je van zo een pakket nodig hebt. Voor de offertekant wil je snel kunnen rekenen, netjes kunnen versturen en zien wat er nog openstaat. Voor de factuurkant wil je nummering, btw-aangifte en je administratie op orde. OfferteKlik doet het eerste stuk, tot en met het akkoord van de klant.
Voor veel zzp'ers is dat ook precies de volgorde waarin het knelt. De boekhouding is een keer geregeld, vaak met hulp van een boekhouder, en daar wordt niet meer over nagedacht. De offertes zijn het stuk dat op de keukentafel blijft liggen, want die moet je zelf maken en die kosten je elke keer opnieuw een avond.
Waar de scheiding precies ligt
Alles voor het akkoord
Van de aanvraag tot en met de handtekening: rekenen, opmaken, versturen, opvolgen en het akkoord vastleggen. Dat is de kant waar OfferteKlik zit, en dat is waar de tijd in gaat zitten als je het met de hand doet. Wat er allemaal in zit staat op alle functies op een rij.
Alles na het akkoord
Factuurnummers, betaaltermijnen, herinneringen op openstaande facturen, btw-aangifte en je jaarrekening. Dat is de kant van een boekhoud- of factuurpakket, en die kant heeft OfferteKlik niet.
De overdracht ertussen
Een geaccepteerde offerte bevat alles wat je voor een factuur nodig hebt: de regels, de aantallen, de bedragen en de gegevens van de klant. Die haal je eruit en gebruik je verder. Hoe dat gaat staat op je offertes exporteren.
Directe koppelingen zijn er nog niet
Je exporteert je geaccepteerde offertes als bestand en gebruikt dat in je eigen administratie. Wat er praktisch bij komt kijken staat op van offerte naar factuur.
Zo bepaal je welke van de twee je nu nodig hebt
Kijk waar je tijd in gaat zitten
Ben je uren kwijt aan het opstellen en narekenen van offertes, dan zit je knelpunt aan de voorkant. Ben je vooral bezig met facturen achteraan slepen, dan zit het aan de achterkant. Los eerst de kant op waar je avonden aan opgaan.
Kijk wat je al hebt
Veel vakmensen hebben al iets voor hun boekhouding, vaak via hun boekhouder, en missen alleen de offertekant. Dan hoef je niet te vervangen wat werkt; je zet er alleen de offertekant naast.
Kijk hoe de overdracht eruitziet
Wat je ook kiest, er komt een moment waarop de gegevens van het ene naar het andere moeten. Kijk hoe dat werkt voordat je begint, want dat is het stuk dat in de praktijk het meeste gedoe geeft.
Wat er op een offerte staat en wat op een factuur
Veel gegevens staan op allebei, maar ze doen iets anders. De factuur moet aan eisen van de Belastingdienst voldoen; de offerte moet vooral duidelijk zijn voor je klant.
| Gegeven | Op je offerte | Op je factuur |
|---|---|---|
| Nummer | Een offertenummer, zodat jij en de klant hem terugvinden | Een factuurnummer dat aansluit op je vorige factuur |
| Datum | De datum van versturen en hoe lang de offerte geldig is | De factuurdatum en de datum waarop je het werk leverde |
| Klant | Naam en adres van wie de offerte krijgt | De volledige naam en het adres van de klant |
| Btw | Bedragen met en zonder btw, zodat de klant weet waar hij aan toe is | Het btw-tarief en het btw-bedrag, per tarief apart |
| Status | Concept, Verstuurd, Bekeken of Ondertekend | Betaald of nog open; dat volg je in je administratie |
Zo loopt de overdracht soepel
Vijf dingen die je regelt voordat de eerste ondertekende offerte een factuur wordt.
- Exporteer een offerte pas als hij is ondertekend. Dan factureer je precies wat de klant heeft getekend en niet een versie van een week eerder.
- Laat het offertenummer terugkomen op je factuur. Zoek je later iets na, dan helpt een oude offerte terugvinden.
- Is er onderweg werk bijgekomen, zet het dan als eigen regel op de factuur en niet verstopt in het totaal; zie meerwerk netjes verwerken.
- Spreek met je boekhouder af in welke vorm hij de gegevens wil hebben, voordat je de eerste offerte exporteert.
- Doe je nu allebei in een spreadsheet, kijk dan eerst welke kant je de meeste avonden kost. Waar het met offertes misgaat, staat bij de nadelen van offreren in Excel.
Bron: Belastingdienst, factuureisen (geraadpleegd op 2026-10-01)
Offertesoftware of factuurprogramma: wat er voor het akkoord gebeurt
Je factuurprogramma begint na het akkoord. Alles daarvoor gebeurt in je offerte.
- Zet je offertenummer, je geldigheidsduur en je voorwaarden op elke offerte.
- Spreek een aanbetaling af in de offerte, niet pas op de factuur.
- Wil de klant eerst een bevestiging? Lees offerte of opdrachtbevestiging.
- Na het akkoord exporteer je de getekende offerte als PDF of CSV voor je boekhouding.
- Houd je boekhoudprogramma. OfferteKlik maakt geen facturen en werkt ernaast.
Ondernemersplein noemt offertenummer, geldigheidsduur, aanbetaling en een verwijzing naar je voorwaarden als punten van een offerte. Die regel je voor het akkoord, niet op de factuur.
Bron: Ondernemersplein, stappenplan offerte maken (geraadpleegd op 2026-10-25)
Veelgestelde vragen
Kan ik met OfferteKlik ook facturen maken?
Nee. OfferteKlik loopt tot en met het akkoord van de klant; daarna exporteer je de geaccepteerde offerte en factureer je vanuit je eigen administratie of via je boekhouder.
Is offertesoftware hetzelfde als een factuurprogramma?
Nee, ze zitten op twee verschillende momenten. Offertesoftware gaat over de prijs voordat het werk begint, een factuurprogramma over het geld nadat het werk is gedaan.
Wat neem ik mee van de offerte naar de factuur?
De regels met hun aantallen en bedragen, de btw per regel, de gegevens van de klant en het nummer van de offerte. Dat laatste helpt je later om het werk terug te vinden.
Heb ik dan twee pakketten nodig?
Dat hangt af van waar je knelpunt zit. Heb je je boekhouding al geregeld, dan heb je alleen de voorkant nodig. Meer over die afweging staat op offertesoftware naast een boekhoudpakket.
Wat kost het?
De tarieven staan op de prijzenpagina. Het gratis pakket is en blijft gratis; Starter en Pro zijn betaald.
Hoe werkt OfferteKlik?
Met de mail-naar-offerte inbox (gratis 10 per maand, meer met Starter of Pro) leest OfferteKlik je aanvraag of klantmail en zet die in 1 klik om in een verzendklare offerte in je eigen huisstijl. De klant tekent direct digitaal, eIDAS-conform.
Begin bij de kant waar je tijd in gaat zitten
Als je avonden opgaan aan offertes maken, los dan die kant eerst op. Start gratis en kijk wat het scheelt op je eerstvolgende aanvraag.
Gratis starten