Op wiens naam staat je offerte en wie tekent
De naam boven je offerte bepaalt wie tekent en wie de factuur krijgt. Zo vraag je dat uit voordat je verstuurt, in plaats van het achteraf te corrigeren.
- Mail wordt offerte in 1 klik
- Digitaal ondertekenen, eIDAS-conform
- Offertes in je eigen huisstijl
- Gratis starten met Starter
De aanvrager, de bewoner en de betaler zijn niet altijd dezelfde
Je krijgt een appje van iemand die vraagt of je even langs wilt komen. Je meet in, je maakt een offerte, je zet zijn naam erboven, en pas bij het tekenen blijkt dat het pand van zijn moeder is, dat het bedrijf van zijn compagnon betaalt, of dat het huis wordt verhuurd en de eigenaar in een andere provincie woont. Dan mag je je offerte opnieuw maken, en soms mag je hem opnieuw laten tekenen ook.
Dat is geen ramp maar het is wel dubbel werk, en het is het soort dubbel werk dat je klant ziet. Een offerte die twee keer komt, met de tweede keer een andere naam erboven, oogt slordig terwijl je juist zorgvuldig was. Erger wordt het als de klus al loopt en je factuur naar iemand gaat die nooit iets heeft getekend.
Het is met een paar vragen op te lossen, en die vragen stel je voordat je de offerte maakt en niet erna. Deze pagina zet op een rij welke dat zijn, wat je doet als de aanvrager en de betaler niet dezelfde persoon zijn, en waarom je de naam bevestigt voor je verstuurt. Over belasting, btw of aftrekbaarheid schrijven wij hier niets.
Vier situaties en wie de opdrachtgever is
In alle vijf de gevallen geldt hetzelfde: er is precies een opdrachtgever, en die staat boven aan je offerte. Iedereen die daarnaast een rol speelt, zet je erin als contactpersoon met de rol erbij.
| Situatie | Wie de opdracht geeft | Wat je opvraagt voor je de offerte maakt |
|---|---|---|
| De bewoner vraagt aan en betaalt zelf | De bewoner. Dit is het gewone geval en er is niets bijzonders aan. | Naam voluit, adres, telefoonnummer en mailadres. Meer heb je niet nodig. |
| Een huurder vraagt aan, de eigenaar betaalt | De eigenaar. De huurder is contactpersoon voor de toegang en verder niet. | Naam en adres van de eigenaar als opdrachtgever, plus het werkadres als apart veld. |
| Iemand vraagt aan voor een familielid | Degene op wiens naam het werk en de factuur komen, en dat is niet vanzelf de aanvrager. | Vraag expliciet op wiens naam de offerte moet en wie hem ondertekent. |
| Een bedrijf of vereniging is de klant | De rechtspersoon, met een natuurlijk persoon die namens hem tekent. | Bedrijfsnaam zoals hij officieel luidt, bezoekadres, factuuradres en de naam van de tekenaar. |
| De aanvrager en de betaler zijn twee partijen | De betaler tekent, tenzij zij zelf schriftelijk iets anders afspreken. | Zet beide namen in je offerte, met erbij wie tekent en naar wie de factuur gaat. |
Vier keuzes die je hierin maakt
Twee velden in plaats van een
Opdrachtgever en werkadres zijn twee verschillende dingen en horen als twee velden in je sjabloon te staan. Bij een verhuurde woning is dat het verschil tussen een factuur die aankomt en een die op de deurmat van de huurder ligt. Die hele situatie staat op de verhuurder als opdrachtgever.
Wie tekenbevoegd is bij een bedrijf
Bij een bedrijf tekent een mens, niet een naam op een pand. Vraag wie dat is en zet die naam erbij, dan hoeft niemand achteraf uit te zoeken of de tekenaar het mocht. Wie er beslist en wie er tekent is niet altijd dezelfde; zie wie er beslist op de klus.
Particulier of zakelijk
De naam bepaalt ook hoe je offerte eruitziet en hoe je hem opbouwt. Wat er precies verschilt staat op particulier of bedrijf.
Wanneer je corrigeert
Blijkt de naam toch anders, maak dan een nieuwe offerte met een nieuw nummer en laat die opnieuw tekenen. Een naam met de pen doorstrepen is geen correctie; dan heb je een getekend stuk waarop iets is veranderd na het tekenen.
Zo houd je de tenaamstelling in een keer goed
- Vraag bij de eerste reactie al twee dingen: op wiens naam de offerte moet en waar de factuur heen gaat.
- Neem de naam over zoals de klant hem zelf schrijft en verzin er geen voorletters of tussenvoegsels bij.
- Zet het werkadres altijd apart, ook als het hetzelfde is als het factuuradres.
- Bevestig de naam kort voor je verstuurt in plaats van hem achteraf recht te zetten.
- Wanneer de factuur mag komen leg je in dezelfde stap vast; zie de betalingstermijn.
- Laat de klant digitaal tekenen, dan staan naam, tijdstip en akkoord meteen bij elkaar; zie digitaal ondertekenen.
Veelgestelde vragen
Op wiens naam zet ik de offerte als iemand anders betaalt?
Op de naam van degene die betaalt en tekent. De aanvrager zet je erbij als contactpersoon, met zijn rol erachter, zodat duidelijk is wie waarover gaat.
De klant wil de offerte op zijn bedrijf. Kan dat zomaar?
Ja, mits het bedrijf ook de opdrachtgever is en iemand namens dat bedrijf tekent. Vraag de officiele bedrijfsnaam en het factuuradres op en neem die letterlijk over.
Mag ik de naam veranderen nadat de offerte is getekend?
Niet in het getekende stuk. Maak een nieuwe offerte met een nieuw nummer en laat die tekenen; het oude exemplaar laat je staan zoals het is.
Wat als de klant zegt dat het fiscaal handiger is op een andere naam?
Over belasting doen wij geen uitspraak. Wat er praktisch verschilt tussen die twee soorten opdrachtgevers staat op particulier en aftrekbaarheid.
Hoe voorkom ik dat ik dit elke keer vergeet?
Door de twee velden vast in je sjabloon te zetten, zodat je ze niet kunt overslaan. Voorbeelden van die opbouw staan bij offerte sjablonen.
Hoe werkt OfferteKlik?
OfferteKlik leest je aanvraag of klantmail uit de inbox en zet die in 1 klik om in een verzendklare offerte in je eigen huisstijl. De klant tekent direct digitaal, eIDAS-conform.
Zet opdrachtgever en factuuradres een keer goed in je sjabloon
Twee velden, een tekenaar en een factuuradres. Een keer instellen en daarna in elke offerte, digitaal getekend door de juiste persoon. Start gratis.
Gratis starten