Hoe kunnen we je helpen?

Klik in je dashboard op + Nieuwe offerte en kies de optie "Handmatig aanmaken". Selecteer eerst een klant uit je contactenlijst of typ een nieuwe klantnaam in. Voeg vervolgens een inleidingstekst toe waarin je het project of de aanvraag samenvat. Dit veld ondersteunt opmaak zodat je de tekst professioneel kunt vormgeven. Voeg daarna offerteregels toe met je producten, diensten, aantallen en prijzen. Je kunt op elk moment het concept opslaan en later verder werken. Pas als je klaar bent klik je op Versturen.

In de offerte-editor klik je op + Regel toevoegen om een nieuwe offerteregel aan te maken. Vul de omschrijving, het aantal, de eenheid (uur, stuk, project, etc.) en de prijs per eenheid in. Het BTW-tarief wordt standaard ingesteld op 21%, maar je kunt dit per regel wijzigen naar 9% of 0% (vrijgesteld). Het subtotaal en BTW-bedrag worden automatisch berekend. Je kunt regels verslepen om de volgorde aan te passen, en met de knop "Uit catalogus" voeg je een opgeslagen product toe met vooraf ingevulde prijzen.

Wanneer je offerte klaar is, klik je op Versturen. OfferteKlik stuurt automatisch een professionele e-mail naar je klant met een beveiligde link naar de online offerte. Je klant kan de offerte bekijken in de browser zonder account of inloggegevens nodig te hebben. De e-mail bevat je bedrijfsnaam, het offertenummer en een korte samenvatting. Vanuit de online weergave kan je klant de offerte direct digitaal ondertekenen of als PDF downloaden. Je kunt het e-mailadres van de ontvanger nog aanpassen vlak voor verzending.

Zodra je een offerte verstuurt, houdt OfferteKlik de status automatisch bij. In je dashboard zie je per offerte de huidige status: Verstuurd, Geopend, Gelezen, Ondertekend of Verlopen. Bij elke statuswijziging kun je optioneel een e-mailnotificatie ontvangen. Zo weet je precies wanneer je klant de offerte heeft geopend en hoelang deze is bekeken. Dit helpt je om op het juiste moment een herinnering te sturen of telefonisch op te volgen.

Open een bestaande offerte en klik op het menu-icoon rechtsboven, dan op Dupliceren. OfferteKlik maakt een exacte kopie aan met alle offerteregels, prijzen en teksten, maar met een nieuw offertenummer en lege klantgegevens. Je hoeft alleen nog de klant te selecteren en eventueel de prijzen aan te passen. Dit is ideaal wanneer je regelmatig vergelijkbare offertes verstuurt, bijvoorbeeld voor terugkerende diensten of standaardpakketten. Je kunt zo in minder dan een minuut een nieuwe offerte klaarzetten.

Open de offerte die je wilt downloaden en klik op Downloaden als PDF. Het PDF-document bevat je volledige offerte inclusief bedrijfslogo, klantgegevens, alle offerteregels met prijzen en BTW, en je inleidingstekst. De PDF is opgemaakt in je huisstijlkleuren en klaar om te printen of als bijlage te versturen. Je klant kan de PDF ook zelf downloaden vanuit de online offerteweergave. PDF-export is beschikbaar op alle abonnementen, inclusief het gratis Starter-plan.

Bij het aanmaken van een offerte kun je een verloopdatum instellen. Standaard is dit 14 dagen, maar je kunt dit aanpassen naar elke gewenste termijn. Na de verloopdatum verandert de status automatisch naar "Verlopen" en kan de klant de offerte niet meer ondertekenen. Je kunt een verlopen offerte altijd opnieuw versturen met een nieuwe verloopdatum. Het instellen van een duidelijke deadline helpt om sneller reactie te krijgen van je klant en voorkomt dat oude prijzen onbeperkt geldig blijven.

Ga naar Instellingen > Offertes > Nummering om je offertenummerformaat aan te passen. Standaard gebruikt OfferteKlik het formaat "OFF-0001", maar je kunt een eigen prefix instellen (bijv. je initialen of bedrijfsnaam) en het startnummer wijzigen. Dit is handig als je eerder al offertes hebt verstuurd met een ander systeem en de nummering wilt doorzetten. Het nummer wordt automatisch opgehoogd bij elke nieuwe offerte. Per bedrijfsprofiel kun je een aparte nummerreeks instellen als je de multi-bedrijf functie gebruikt.

Wanneer je een offerte verstuurt met digitaal ondertekenen ingeschakeld, ontvangt je klant een e-mail met een beveiligde link. Na het openen van de offerte ziet de klant onderaan een knop Offerte ondertekenen. De klant voert zijn of haar naam in en tekent met de muis of vinger (op touchscreens). Na ondertekening worden het IP-adres, tijdstempel en de naam van de ondertekenaar automatisch vastgelegd als bewijs. Jij ontvangt direct een notificatie dat de offerte is geaccepteerd. De klant hoeft geen account aan te maken of software te installeren.

Ja, de digitale handtekening van OfferteKlik is juridisch geldig in Nederland en de EU. Het betreft een gewone elektronische handtekening conform de eIDAS-verordening (EU 910/2014). Dit type handtekening is geldig voor de meeste zakelijke overeenkomsten, waaronder offerte-akkoorden, dienstverleningscontracten en projectafspraken. Bij elke ondertekening worden bewijsgegevens vastgelegd: IP-adres, tijdstempel, naam van de ondertekenaar en browser-informatie. Voor transacties waarvoor een gekwalificeerde handtekening wettelijk vereist is (zoals vastgoedtransacties), adviseren wij aanvullend juridisch advies in te winnen.

Na ondertekening van een offerte kun je het handtekeningbewijs downloaden als PDF-document. Ga naar de betreffende offerte in je dashboard en klik op Bewijs downloaden. Het document bevat de volledige naam van de ondertekenaar, het exacte tijdstip van ondertekening, het IP-adres, de gebruikte browser en het besturingssysteem, plus een visuele kopie van de handtekening. Dit bewijs kun je archiveren bij je administratie. Het is raadzaam om het handtekeningbewijs altijd te bewaren zolang de overeenkomst geldig is.

De online offerteweergave en het ondertekeningsproces zijn volledig responsive en geoptimaliseerd voor mobiele apparaten. Je klant opent de offertelink op zijn smartphone of tablet en ziet dezelfde professionele offerte als op een desktop. Bij het ondertekenen kan de klant met de vinger direct op het scherm tekenen, wat op een touchscreen zelfs natuurlijker aanvoelt dan met een muis. Het hele proces werkt in de browser zonder app-installatie. Alle gangbare mobiele browsers worden ondersteund, waaronder Safari op iPhone, Chrome op Android en Samsung Internet.

Ga naar OfferteKlik > Instellingen > Abonnement en klik op Upgraden. Kies tussen het Pro-plan (€19/mnd, ideaal voor individuele ZZP'ers) of het Team-plan (€39/mnd, voor meerdere gebruikers). Je kunt maandelijks of jaarlijks betalen. Bij jaarlijkse betaling bespaar je 2 maanden. Na de upgrade worden alle Pro-functies direct geactiveerd: onbeperkte offertes, onbeperkte automatische aanmaakacties en prioriteitssupport. Je bestaande offertes en klantgegevens blijven uiteraard behouden. Er is ook een Lifetime-deal beschikbaar voor €199 eenmalig.

Je kunt je abonnement op elk moment opzeggen via Instellingen > Abonnement > Opzeggen. Na opzegging blijft je account actief tot het einde van de huidige betaalperiode. Daarna val je automatisch terug naar het gratis Starter-plan. Je bestaande offertes, klanten en gegevens worden niet verwijderd. Je houdt volledige toegang, maar met de limieten van het Starter-plan (5 offertes/mnd, 3 automatische aanmaakacties/mnd). Er zijn geen opzegkosten of verborgen voorwaarden.

Met de multi-bedrijf functie kun je meerdere bedrijfsprofielen beheren vanuit een OfferteKlik-installatie. Ga naar Instellingen > Bedrijven > + Bedrijf toevoegen. Vul de bedrijfsnaam, KvK-nummer, BTW-nummer en logo in voor het nieuwe bedrijf. Elk bedrijf heeft een eigen offertenummerreeks, klantendatabase en bedrijfsprofiel. In de menubalk kun je eenvoudig wisselen tussen bedrijven. Dit is ideaal voor ZZP'ers die meerdere activiteiten hebben, bijvoorbeeld een webdesign-bedrijf en een consultancy-praktijk.

Met het Team-plan kun je collega's uitnodigen om mee te werken in OfferteKlik. Ga naar Instellingen > Team > Uitnodigen en vul het e-mailadres van je teamlid in. Je kunt twee rollen toewijzen: Beheerder (volledige toegang) of Medewerker (kan offertes aanmaken en versturen, maar geen instellingen wijzigen). Elk teamlid logt in met een eigen account en kan onder het bedrijfsprofiel offertes aanmaken. In het dashboard zie je per offerte welk teamlid deze heeft opgesteld.

Ga naar OfferteKlik > Instellingen > Account > Wachtwoord wijzigen. Vul je huidige wachtwoord in en kies een nieuw wachtwoord. We raden een sterk wachtwoord aan van minimaal 12 tekens met een mix van hoofdletters, kleine letters, cijfers en speciale tekens. Omdat OfferteKlik draait op je eigen WordPress-installatie, geldt je WordPress-wachtwoord ook voor OfferteKlik. Je kunt optioneel twee-factor-authenticatie (2FA) inschakelen voor extra beveiliging via een authenticator-app.

OfferteKlik biedt volledige data-export via Instellingen > Data > Exporteren. Je kunt kiezen wat je wilt exporteren: offertes (als CSV of individuele PDF's), klanten (als CSV), producten (als CSV) of alles tegelijk als ZIP-archief. De export bevat alle gegevens inclusief offerteregels, statussen en ondertekeningsdata. Omdat OfferteKlik op jouw eigen server draait, heb je altijd directe toegang tot je database. Er is geen vendor lock-in. Je data is en blijft 100% van jou, ook als je besluit te stoppen.

Zodra je klant een offerte heeft ondertekend, verschijnt in het offerte-overzicht de knop Factuur maken. Klik hierop om automatisch een factuur aan te maken op basis van de geaccepteerde offerteregels. Alle klantgegevens, producten, prijzen en BTW-tarieven worden overgenomen. Bij optionele regels worden alleen de door de klant geselecteerde items meegenomen op de factuur. Je kunt de factuur nog aanpassen voordat je hem verstuurt. Dit bespaart tijd en voorkomt typefouten bij het handmatig overzetten van offerte-informatie naar een factuur.

Bij grotere projecten wil je soms niet alles in een keer factureren maar in termijnen werken. Klik op Factuur maken bij een geaccepteerde offerte en selecteer alleen de regels die je nu wilt factureren. OfferteKlik houdt automatisch bij welke regels al gefactureerd zijn en welke nog openstaan. Zo kun je bijvoorbeeld eerst het materiaal factureren en na afronding van het werk de arbeidsuren. De offerte toont een overzicht van het totaal gefactureerde bedrag versus het totaalbedrag, zodat je altijd ziet hoeveel er nog openstaat.

Na het aanmaken van een factuur kun je deze direct versturen per e-mail. De klant ontvangt een professionele e-mail met een link naar de online factuurweergave. Optioneel kun je een betaallink toevoegen via de Mollie-integratie, waarmee je klant direct kan betalen via iDEAL, creditcard of Bancontact. Ga naar Instellingen > Integraties > Mollie om je Mollie-account te koppelen. Na koppeling verschijnt automatisch een betaalknop op elke factuur. Betalingen worden direct bijgewerkt in je facturestatus.

OfferteKlik integreert met de populairste Nederlandse boekhoudpakketten. Ga naar Instellingen > Integraties om een koppeling in te stellen met Moneybird, Exact Online, e-Boekhouden of Twinfield. Na koppeling worden facturen automatisch gesynchroniseerd naar je boekhouding. Je kunt ook handmatig facturen exporteren als CSV-bestand om te importeren in je boekhoudpakket. De export bevat alle benodigde kolommen: factuurnummer, datum, klantgegevens, regels, bedragen en BTW-tarieven. Zo hoef je nooit dubbel te boeken.

Stel automatische betalingsherinneringen in via Instellingen > Facturatie > Herinneringen. Je kunt tot drie herinneringsmomenten instellen, bijvoorbeeld na 7, 14 en 21 dagen. Bij elk moment bepaal je de toon van het herinneringsbericht, van vriendelijk tot formeel. OfferteKlik verstuurt de herinnering automatisch per e-mail als de factuur niet op tijd betaald is. In je dashboard zie je welke facturen openstaan, welke herinneringen verstuurd zijn en welke klanten consequent te laat betalen.

Het OfferteKlik-dashboard is volledig responsive en werkt op elke smartphone of tablet. Open gewoon je website in de browser op je telefoon en log in. Er is geen aparte app nodig. Het mobiele dashboard biedt alle kernfuncties: offertes bekijken en aanmaken, klanten beheren, notificaties ontvangen en de Offerte-generator gebruiken. Het menu is geoptimaliseerd voor touchbediening met een compacte navigatie. Je kunt op je telefoon ook snel zoeken naar offertes, klanten of producten via de zoekfunctie bovenaan. De mobiele weergave is getest op iPhone, Samsung Galaxy, iPad en Android-tablets met de nieuwste browserversies.

Verwerkingsregels automatiseren de verwerking van binnenkomende aanvragen via Inbound Mail. Ga naar Instellingen > Verwerkingsregels om regels aan te maken. Een regel bestaat uit een conditie (bijvoorbeeld: als het onderwerp "schilderwerk" bevat) en een actie (bijvoorbeeld: wijs toe aan de productcategorie "Schilderwerk" en gebruik het uurtarief van 45 euro). Je kunt meerdere regels aanmaken die in volgorde worden uitgevoerd. Regels kunnen ook klantherkenning bevatten: als het e-mailadres van de afzender overeenkomt met een bestaande klant, wordt deze automatisch gekoppeld. Verwerkingsregels werken samen met de Offerte-generator voor nog nauwkeuriger resultaten.

Stel e-mailnotificaties in via Instellingen > Notificaties. Je kunt per event kiezen of je een melding wilt ontvangen: Offerte geopend door klant, Offerte ondertekend, Offerte verlopen, Nieuwe aanvraag via Inbound Mail, Factuur betaald. Elke notificatie bevat een directe link naar het betreffende item in je dashboard. Op het Team-plan kun je per teamlid aparte notificatie-voorkeuren instellen. De e-mailnotificaties worden direct verstuurd zodra de gebeurtenis plaatsvindt, zodat je altijd op de hoogte bent, ook als je onderweg bent.

Wanneer een klant niet reageert op je offerte, kun je automatische herinneringen instellen. Ga naar Instellingen > Offertes > Herinneringen en stel in na hoeveel dagen een herinnering verstuurd moet worden (bijvoorbeeld na 3 of 7 dagen). Je kunt de tekst van de herinnering aanpassen en een maximum aantal herinneringen instellen (standaard: 2). De herinnering wordt per e-mail verstuurd met een directe link naar de offerte. In je dashboard zie je welke offertes een herinnering hebben ontvangen. Automatische herinneringen verhogen de responsrate met gemiddeld 40% en besparen je het handmatig opvolgen.

OfferteKlik ondersteunt toetsenbordsneltoetsen voor een snellere workflow. Druk op N om direct een nieuwe offerte te starten, op K om naar het klantoverzicht te gaan, of op D om terug te keren naar het dashboard. In de offerte-editor kun je Tab gebruiken om snel tussen velden te navigeren en Enter om een nieuwe regel toe te voegen. Gebruik de zoekfunctie bovenaan het dashboard (of druk op /) om snel een offerte, klant of product te vinden. Tip: sla veelgebruikte producten op in je catalogus met een duidelijke naam, zodat je ze razendsnel kunt vinden. En gebruik de optioneel-functie om klanten meerdere pakketten aan te bieden zonder apart offertes te sturen.