Verwerkersovereenkomst

Laatst bijgewerkt: 25 juli 2026

Deze verwerkersovereenkomst maakt onlosmakelijk deel uit van de algemene voorwaarden van OfferteKlik en geldt zodra u OfferteKlik gebruikt om persoonsgegevens te verwerken. Wanneer u met OfferteKlik werkt, verwerken wij persoonsgegevens namens u, bijvoorbeeld de gegevens van uw klanten in aanvraagmails, offertes en ondertekeningen. Artikel 28 lid 3 van de AVG verplicht ons die verwerking vast te leggen. Dat doet dit document.

1. Partijen en rollen

U, de zzp'er, onderneming of organisatie met een OfferteKlik-account, bent de verwerkingsverantwoordelijke. OfferteKlik is de verwerker. OfferteKlik verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in uw opdracht en volgens uw instructies, tenzij een wettelijke verplichting anders bepaalt. OfferteKlik gebruikt uw gegevens nooit voor eigen doeleinden, verkoopt ze niet en gebruikt ze niet voor profilering of reclame.

2. Onderwerp, aard en doel van de verwerking

Onderwerp: de verwerking van persoonsgegevens die nodig is om de dienst te leveren, offertes maken, versturen, digitaal laten ondertekenen, opvolgen en (optioneel) een betaallink aanbieden.

Aard: verzamelen, vastleggen, ordenen, opslaan, versleutelen, raadplegen, verstrekken aan uw klant en wissen.

Doel: uitsluitend het leveren en ondersteunen van de dienst zoals beschreven in de overeenkomst, en niets anders.

3. Duur

Deze overeenkomst geldt zolang u een account bij OfferteKlik heeft. Na beëindiging gelden de afspraken over teruggave en verwijdering uit artikel 12.

4. Soorten persoonsgegevens en betrokkenen

De categorieën betrokkenen en gegevens staan volledig in Bijlage 1. Samengevat gaat het om de klanten en contactpersonen die u in het account invoert of die via uw forward-adres binnenkomen, en om de personen die een offerte ondertekenen.

5. Instructies

OfferteKlik verwerkt de gegevens alleen op uw gedocumenteerde instructie. Deze overeenkomst en uw normale gebruik van de dienst gelden als die instructie. Meent OfferteKlik dat een instructie in strijd is met de AVG of andere privacywetgeving, dan meldt zij u dat.

6. Vertrouwelijkheid

Iedereen bij OfferteKlik die toegang heeft tot uw gegevens is tot geheimhouding verplicht. Toegang is beperkt tot de personen die het voor de uitvoering, het onderhoud of de support van de dienst nodig hebben.

7. Beveiliging (artikel 32 AVG)

OfferteKlik neemt passende technische en organisatorische maatregelen, afgestemd op het risico:

• Persoonsgegevens (afzender, onderwerp, inhoud van aanvraagmails en klantgegevens) worden versleuteld opgeslagen met AES-256-GCM.
• Al het dataverkeer verloopt over versleutelde verbindingen (TLS).
• De servers staan binnen de Europese Unie.
• Toegang is beveiligd met authenticatie en op de functie afgestemde rechten.
• Wachtwoorden worden gehasht opgeslagen, nooit in leesbare vorm.
• Van de inkomende mailpijplijn worden alleen de relevante velden bewaard; niet-omgezette aanvragen worden na een korte, vastgelegde termijn verwijderd (dataminimalisatie, artikel 5 lid 1 sub c AVG).

8. Subverwerkers

OfferteKlik mag subverwerkers inschakelen voor onderdelen van de dienst. De actuele lijst staat in Bijlage 2. Aan elke subverwerker legt OfferteKlik dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst. Schakelt OfferteKlik een nieuwe subverwerker in, dan informeert zij u vooraf en kunt u daartegen gemotiveerd bezwaar maken.

9. Doorgifte buiten de EER

OfferteKlik geeft persoonsgegevens niet door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte, tenzij dat met passende waarborgen gebeurt en u daarover vooraf bent geïnformeerd. De verwerking en opslag vinden binnen de EU plaats.

10. Bijstand bij rechten van betrokkenen

Krijgt u van een betrokkene een verzoek om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdraagbaarheid van gegevens (artikelen 12 tot en met 23 AVG), dan helpt OfferteKlik u dat binnen de wettelijke termijn af te handelen, met de functies in het account, of op verzoek.

11. Datalekken (artikelen 33 en 34 AVG)

Ontdekt OfferteKlik een inbreuk in verband met persoonsgegevens, dan meldt zij dat aan u zonder onredelijke vertraging, met de op dat moment bekende informatie. Zo kunt u beoordelen of melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en/of aan de betrokkenen nodig is. De meldplicht ligt bij u als verwerkingsverantwoordelijke; OfferteKlik ondersteunt u daarbij.

12. Teruggave en verwijdering

U kunt uw gegevens op elk moment zelf exporteren: offertes als PDF en de onderliggende gegevens als CSV. Na beëindiging van uw account houdt u 60 dagen leestoegang om die export te maken. Daarna verwijdert OfferteKlik de persoonsgegevens, tenzij de wet bewaring voorschrijft. U blijft zelf verantwoordelijk voor uw fiscale bewaarplicht (in de regel zeven jaar); OfferteKlik neemt die verplichting niet van u over.

13. Audit

U mag ten hoogste eenmaal per jaar, en verder na een datalek, controleren of OfferteKlik deze overeenkomst naleeft. Dat kan via een rapportage of via een audit die redelijk is qua tijdstip, frequentie en omvang, en die de bedrijfsvoering van OfferteKlik niet onnodig verstoort.

14. Aansprakelijkheid

De aansprakelijkheid voor de verwerking van persoonsgegevens is geregeld in de algemene voorwaarden van OfferteKlik en volgt het aansprakelijkheidsregime van de AVG.

15. Toepasselijk recht

Op deze verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechter.

Bijlage 1, Verwerkingsregister

Bijlage 2, Subverwerkers

De KvK-lookup haalt uitsluitend openbare bedrijfsgegevens op uit het Handelsregister en verwerkt daarbij geen persoonsgegevens van uw klanten; de KvK is daarom geen subverwerker.

Contact

Vragen over deze verwerkersovereenkomst? Mail naar privacy@offerteklik.nl.