Naar inhoud
Gratis starten

Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 25 september 2026

OfferteKlik ("wij", "ons", "onze") hecht grote waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Dit privacybeleid legt uit welke gegevens wij verzamelen, waarom, en hoe wij deze beschermen. Wij verwerken persoonsgegevens volgens de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

1. Wie zijn wij?

OfferteKlik is online offerte-software, ontwikkeld en beheerd door:

OfferteKlik
E-mail: privacy@offerteklik.nl
Website: offerteklik.nl

OfferteKlik is een handelsnaam van Nijland Media (Nijland Media Groep), gevestigd te Haarlem, Nederland, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 95560122, btw-nummer NL005160821B67, en te vinden op nijlandmedia.nl.

Voor de gegevens die u in OfferteKlik invoert, zoals uw klanten en uw offertes, is OfferteKlik verwerker en bent u verwerkingsverantwoordelijke; hoe dat is geregeld staat in de verwerkersovereenkomst. Voor uw eigen accountgegevens, voor het verbeteren van de software en voor onze nieuwsbrief is OfferteKlik zelf verwerkingsverantwoordelijke.

2. Welke gegevens verwerken wij?

2.1 Accountgegevens

Bij het aanmaken van een account verwerken wij:

  • Naam en e-mailadres
  • Bedrijfsnaam en KvK-nummer (optioneel)
  • Wachtwoord (gehasht opgeslagen, nooit in leesbare vorm)

2.2 Klantgegevens (van uw klanten)

Wanneer u offertes aanmaakt, verwerken wij gegevens van uw klanten:

  • Naam, e-mailadres, adres, telefoonnummer
  • KvK-nummer en BTW-nummer (indien ingevoerd)

Belangrijk: klantgegevens, mailinhoud en handtekeningen staan versleuteld opgeslagen met AES-256, en de sleutel wordt apart van de database beheerd.

2.3 Inbound e-mails

Wanneer u de inbound mail-functie gebruikt, worden e-mails doorgestuurd naar uw persoonlijke OfferteKlik-adres. Wij verwerken:

  • Afzender e-mailadres (versleuteld)
  • Onderwerp (versleuteld)
  • E-mailinhoud (versleuteld)
  • SHA-256 hash voor deduplicatie

2.4 Digitale handtekeningen

Bij het ondertekenen van offertes registreren wij:

  • Naam van de ondertekenaar (versleuteld)
  • SVG-data van de handtekening (versleuteld)
  • IP-adres van de ondertekenaar
  • User-agent informatie (versleuteld)
  • Tijdstempel van ondertekening

Deze gegevens zijn noodzakelijk voor de juridische geldigheid van de digitale handtekening.

2.5 Gebruiksgegevens

Wij verzamelen geanonimiseerde gebruiksstatistieken om onze software te verbeteren:

  • Aantal aangemaakte offertes
  • Gebruikte functies
  • Foutmeldingen en prestatiemetingen

Deze gegevens zijn niet herleidbaar tot individuele personen.

3. Waarom verwerken wij deze gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • Uitvoering van de overeenkomst: om de offerte software aan u te leveren (Art. 6(1)(b) AVG)
  • Gerechtvaardigd belang: om onze software te verbeteren en bugs op te lossen (Art. 6(1)(f) AVG)
  • Wettelijke verplichting: om aan belasting- en boekhoudverplichtingen te voldoen (Art. 6(1)(c) AVG)
  • Toestemming: voor het verzenden van marketing e-mails (Art. 6(1)(a) AVG)

4. Waar worden gegevens opgeslagen?

OfferteKlik draait op onze eigen servers. Dit betekent:

  • Uw klantgegevens, offertes en e-mails staan in de database van OfferteKlik, op servers in Nederland
  • Alleen de mensen bij OfferteKlik die het voor het uitvoeren, onderhouden of ondersteunen van de dienst nodig hebben, kunnen bij uw gegevens; zij zijn tot geheimhouding verplicht
  • Wij zijn verantwoordelijk voor de beveiliging van die servers

5. Beveiliging

Wij nemen de beveiliging van uw gegevens zeer serieus:

  • AES-256 encryptie voor alle gevoelige klantgegevens, e-mailinhoud en handtekeningen
  • SHA-256 hashing voor deduplicatie van e-mails
  • Unieke encryptiesleutel per account (32 bytes, 256-bit)
  • API-key authenticatie voor de inbound webhook (64-karakter hex)
  • Beveiligde koppelingen: verzoeken worden gecontroleerd op herkomst en op rechten, en databasevragen zijn voorbereid tegen injectie.

6. Bewaartermijnen

Zegt u een betaald plan op, dan gaat uw account terug naar het gratis pakket en blijven uw offertes en klanten gewoon staan. Beëindigt u uw account helemaal, dan houdt u 60 dagen leestoegang om uw gegevens te exporteren (zie de verwerkersovereenkomst) en verwijderen wij daarna uw gegevens, met een uitloop van 30 dagen voor onze back-ups. Los daarvan gelden per soort gegeven de termijnen hieronder.

  • Accountgegevens: zolang uw account actief is, plus 30 dagen na verwijdering
  • Offertes en klantgegevens: zolang u deze niet verwijdert (u bepaalt zelf)
  • Inbound e-mails: automatisch verwijderd na 90 dagen, of eerder door u
  • Digitale handtekeningen: zolang de offerte in uw account staat. Wilt u ze langer bewaren voor uw eigen administratie, exporteer ze dan als PDF.

7. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

  • Recht op inzage: vraag een overzicht op van uw gegevens
  • Recht op rectificatie: corrigeer onjuiste gegevens
  • Recht op verwijdering: verzoek om verwijdering van uw gegevens
  • Recht op beperking: beperk de verwerking van uw gegevens
  • Recht op dataportabiliteit: ontvang uw gegevens in een gestructureerd formaat
  • Recht van bezwaar: maak bezwaar tegen de verwerking

Voor het uitoefenen van uw rechten kunt u contact met ons opnemen via privacy@offerteklik.nl. Wij reageren binnen 30 dagen.

8. Cookies

OfferteKlik gebruikt uitsluitend functionele cookies die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de software:

  • Sessie-cookie: voor inloggen en authenticatie
  • Theme-voorkeur: donker/licht modus (localStorage, geen cookie)

Wij gebruiken geen tracking cookies, geen analytics van derden en geen advertentie-cookies.

9. Derden

Wij delen uw persoonsgegevens niet met derden, tenzij:

  • U hier expliciet toestemming voor geeft
  • Dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst
  • Wij hiertoe wettelijk verplicht zijn

Voor het draaien van de dienst schakelen wij een klein aantal subverwerkers in, zoals onze hostingpartij en onze betaaldienst. Zij mogen uw gegevens alleen voor ons gebruiken. De actuele lijst staat in Bijlage 2 van de verwerkersovereenkomst.

10. Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor dit privacybeleid te wijzigen. Materiële wijzigingen worden minimaal 30 dagen vooraf gecommuniceerd via e-mail aan alle gebruikers met een actief account.

11. Contact

Heeft u vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem contact met ons op:

E-mail: privacy@offerteklik.nl
Of via ons contactformulier

12. Klachten

Indien u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u deze indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).