Je stuurt een offerte voor een dakgoot. De klant belt een dag later: klopt dit wel? Het totaal is lager dan de losse regels bij elkaar. Je kijkt in je Excel-bestand en ziet het meteen. Er staat een cel buiten de som.
Iedereen die zijn offertes in Excel maakt, kent dit moment. Een rekenfout in je Excel-offerte is snel gemaakt en lastig te zien. Dit blog laat zien waar die fouten meestal zitten, en hoe je ze voorkomt.
Waar een rekenfout in een Excel-offerte meestal zit
De fouten zijn bijna altijd dezelfde. Ze ontstaan niet omdat je slecht rekent, maar omdat een spreadsheet niet weet wat een offerte is.
De vijf die het vaakst voorkomen:
- een nieuwe regel valt buiten de som, omdat je hem onder de laatste rij toevoegde;
- de btw staat er twee keer in, of juist niet, na het kopiëren van een oude offerte;
- een regel met 9 procent btw wordt meegeteld als 21 procent;
- een aantal staat als tekst in plaats van als getal, en telt dus niet mee;
- een korting staat in een cel die je in een vorige offerte gebruikte en vergat te legen.
Geen van deze fouten zie je als je snel kijkt. Het totaal ziet er gewoon uit als een totaal.
Waarom kopiëren het risico groter maakt
De meeste vakmensen beginnen niet met een leeg bestand. Ze openen de offerte van vorige week, slaan hem op onder een nieuwe naam en passen hem aan.
Dat scheelt tijd. Maar elke oude offerte draagt zijn eigen aanpassingen mee. Een extra kolom, een formule die je ooit handmatig overschreef, een regel die je verborg. Na tien keer kopiëren weet je niet meer precies wat er in het bestand gebeurt.
En je klant ziet alleen het resultaat. Een eindbedrag dat niet klopt, blijft bij de klant hangen, hoe netjes je werk ook is.
Een voorbeeld met een loodgieter
Stel, je bent loodgieter. Je hebt een Excel-bestand met al je vaste posten: een kraan vervangen, een afvoer ontstoppen, een cv-ketel plaatsen. Bij elke nieuwe klant plak je daar de posten uit die je nodig hebt.
Op een dag offreer je een badkamer. Je voegt onderaan een regel toe voor een extra radiator. Het totaal past zich niet aan, want je som stopt een rij hoger. De klant tekent, jij voert het werk uit en bij de factuur zie je het verschil.
Nu moet je kiezen. Of je bespreekt het met de klant, of je slikt het verschil. Beide zijn vervelend, en beide kwamen door een cel.
Zo voorkom je de fout in Excel
Werk je graag in Excel, dan helpt een paar vaste gewoontes:
- zet je totaal altijd boven een vaste lege rij, zodat nieuwe regels erin vallen;
- reken de btw per regel uit, met een kolom voor het tarief;
- begin elke offerte vanuit een schoon sjabloon, niet vanuit de vorige offerte;
- tel het totaal een keer met de hand na voor je hem verstuurt.
Dat werkt, maar het blijft opletten. Bij vijf offertes per week is dat elke keer weer een risico.
Offertes zonder losse formules
Een offerteprogramma rekent anders dan een spreadsheet. Het weet wat een regel is, wat btw is en wat een totaal is. Je hoeft geen formules te bouwen of te controleren.
Per post kies je in OfferteKlik het aantal en de prijs, plus het juiste btw-percentage van 21, 9 of 0. Onderaan zie je dan drie bedragen onder elkaar: zonder btw, de btw zelf en wat de klant betaalt. Een regel die je toevoegt, telt altijd mee. Een regel die je als optioneel markeert, telt niet mee in het totaal; de klant ziet dan twee bedragen, met en zonder opties.
Een kraan vervangen of een afvoer ontstoppen leg je eenmalig vast in je catalogus. Bij de volgende offerte kies je ze uit de lijst, in plaats van ze uit een oud bestand te kopiëren. En kom je van Excel, dan begin je gratis, zonder creditcard.
Wat Excel wel goed doet
Excel is niet slecht. Voor een eigen overzicht of een berekening van je uurtarief is het prima. Ook voor een nacalculatie na de klus werkt het goed.
Alleen als offerte, die de deur uitgaat naar een klant, is het kwetsbaar. Daar wil je een totaal dat altijd klopt, zonder dat je erover na hoeft te denken.
Kort gezegd
Een rekenfout in een Excel-offerte zit meestal in een regel buiten de som, een verkeerd btw-tarief of een oude cel uit een gekopieerd bestand. Werk vanuit een schoon sjabloon en tel na, of laat het rekenwerk over aan een programma dat weet wat een offerte is.
