Bram heeft een installatiebedrijf met drie monteurs in Amersfoort. Hij stuurt een offerte voor het vervangen van de luchtbehandeling in een kantoorpand. De facilitair manager mailt terug: "Akkoord, de inkooporder volgt." Een week later komt die inkooporder, met een nummer, een bedrag en de voorwaarden van het bedrijf. Getekend is de offerte niet. Heeft Bram nu een opdracht?
Bij grotere bedrijven gaat het vaak zo. Ze tekenen niet onder jouw offerte, maar sturen hun eigen inkooporder. Hieronder lees je wat Bram vastlegt bij een akkoord via inkooporder, waar hij op let en hoe hij achteraf niet hoeft te zoeken naar wat er is afgesproken. Want bij een kantoorpand met een eigen inkoopafdeling komt die vraag altijd terug, meestal pas bij de eerste factuur.
Waarom bedrijven met een inkooporder werken
Een bedrijf met een inkoopafdeling wil dat elke uitgave door hetzelfde systeem gaat. De inkooporder koppelt jouw werk aan een budget en een kostenplaats. Zonder dat nummer kan de crediteurenadministratie je factuur straks niet verwerken.
Voor de facilitair manager is de inkooporder dus het akkoord. Voor Bram is het een tweede document naast zijn offerte. Dat kan goed gaan, maar alleen als de twee hetzelfde zeggen.
Leg de inkooporder naast je offerte
Lees een inkooporder altijd regel voor regel tegen je offerte. Drie dingen gaan vaak mis.
- Het bedrag. Staat er het totaal van je offerte, of het totaal zonder de optionele regels? Bram had het extra filter als optie gezet. De inkooporder noemde het bedrag zonder filter.
- De omschrijving. Soms staat er alleen "onderhoud installatie". Dan is later niet meer te zien welk werk erbij hoort.
- De voorwaarden. Een inkooporder komt vaak met de inkoopvoorwaarden van het bedrijf. Die kunnen andere betaaltermijnen hebben dan jouw voorwaarden.
Klopt er iets niet, mail het dan meteen terug. Een correctie voor de start kost een mail; na de oplevering kost hij een discussie.
Wat je zelf vastlegt bij een akkoord via inkooporder
Bij een akkoord via inkooporder ligt de bevestiging bij de klant, niet bij jou. Zorg daarom dat je zelf alles bij elkaar hebt. Bewaar de mail met "akkoord", de inkooporder en de versie van je offerte waar die order over gaat. Het ordernummer van het kantoorpand noteert Bram in zijn eigen map, want dat moet straks op zijn rekening staan.
Nog beter: vraag of de facilitair manager de offerte ook online wil tekenen. Voor hem is dat een klik, op zijn telefoon of laptop. Wie er tekende, vanaf welk mailadres en IP-adres en op welk moment, staat dan bij de offerte van Bram. Daarna verandert die versie niet meer. Zo heb je twee bewijzen die naar elkaar wijzen: zijn inkooporder en zijn handtekening onder precies jouw offerte.
Wil het bedrijf echt alleen met een inkooporder werken, dan is dat ook goed. Je weet dan wel welk document de afspraak is.
Het inkoopnummer in je offerte
Veel inkoopafdelingen sturen het nummer al voor de offerte, bijvoorbeeld bij een raamcontract. Zet het dan in de omschrijving of de introductie van je offerte. Zo staat het op elke versie die de klant opent.
In OfferteKlik heeft je offerte een vaste introductie bovenaan en een vaste afsluiting onderaan. Bram zet in de afsluiting nu een zin: "Werk je met een inkooporder, vermeld dan dit offertenummer en het totaal met of zonder opties." Zijn eigen offertenummer loopt automatisch op, per jaar en per bedrijf, dus de klant kan er altijd naar verwijzen.
Na het akkoord: factureren in je eigen pakket
OfferteKlik maakt geen facturen en heeft geen koppeling met een boekhoudprogramma. De getekende luchtbehandeling gaat als PDF of CSV naar de map van zijn boekhouder, die er de rekening voor het kantoorpand van maakt. Het inkoopnummer neemt hij daar over. Zo komt zijn factuur op de goede plek bij de crediteurenadministratie, en wordt hij op tijd betaald.
Kort samengevat
Een akkoord via inkooporder is een gewoon akkoord, maar het ligt in een document van de klant. Leg de order regel voor regel naast je offerte, let op het bedrag met of zonder opties en op de voorwaarden, en bewaar alles bij elkaar. Laat de offerte als het kan ook online tekenen, dan heb je de afspraak zelf in handen.
Wil je weten hoe online tekenen werkt, ook voor een zakelijke klant? Lees meer over digitaal ondertekenen.
