Zaal De Hooiberg in Apeldoorn krijgt op maandagochtend een mail. Een installatiebedrijf wil in maart een jubileum vieren met 120 gasten: een middagprogramma, een diner en een feest tot middernacht. Er staat een vraag onder: "Kunnen jullie een prijs sturen?"
Voor de eigenaar van de locatie is dat een bekende mail. Maar achter die ene vraag zitten vijf onderdelen die elk een eigen prijs hebben. Wie dat in een regel zet, krijgt binnen een dag de vraag terug wat het diner los kost. Hieronder staat hoe De Hooiberg de zaal, het eten en de beamer als losse blokken zet, en wat offerte software voor een evenementenlocatie daaraan verandert.
Begin bij de zalen, niet bij het totaal
De meeste aanvragen voor een locatie gaan over meer dan een ruimte. De Hooiberg heeft een grote zaal voor het diner en een kleinere zaal waar het middagprogramma kan. Zet die twee zalen als eigen regels in je offerte, met het dagdeel erbij: middag, avond of de hele dag.
Zo ziet de organisator in een oogopslag wat de ruimte kost. En verschuift het programma, dan pas je een regel aan in plaats van de hele berekening.
Schrijf in de omschrijving ook wat bij de zaalhuur hoort. Zijn de tafels en stoelen inbegrepen? Staat er een garderobe? Mag de organisator zelf versieren? Een zin per regel voorkomt drie mails later in de week.
Catering per persoon, met het aantal erbij
Het diner is meestal het grootste deel van de rekening. Zet het per persoon in je offerte, met het aantal gasten in de regel. Komen er later tien mensen bij, dan verandert alleen dat getal.
Splits ook wat je los aanbiedt. Een ontvangst met koffie, een lunch voor de middag, het diner en een drankarrangement voor de avond zijn vier regels, geen een. De organisator van het jubileum wil weten wat het drankarrangement extra kost. Hij wil het niet uit een totaal hoeven terugrekenen.
Let op de btw. Eten en drinken kunnen een ander tarief hebben dan de zaalhuur of de techniek. Bij De Hooiberg krijgt het diner 9% en de beamer 21%, elk op zijn eigen regel. Het installatiebedrijf ziet onderaan het subtotaal, de btw apart en het eindbedrag voor zijn jubileum.
Techniek en extra's als optie
Een beamer en twee microfoons zijn voor het middagprogramma genoeg. Maar het installatiebedrijf wil 's avonds misschien een dj en een lichtshow. Dat weet de organisator nog niet als hij jouw offerte opent.
Zet zulke extra's met het vinkje Optioneel. Zo'n regel komt los onder de rest en de dj zit dan niet in het eindbedrag. De Hooiberg laat twee eindbedragen zien, met en zonder dj en lichtshow, zodat de organisator weet wat de hele avond kost. Hij klikt zelf niets aan; als hij kiest, maak je de definitieve versie met wat hij wil.
Denk ook aan wat je vaak vergeet: een technicus die de hele avond blijft, de schoonmaak na afloop, extra personeel aan de bar na elf uur. Elk is een eigen regel.
Wat offerte software voor een evenementenlocatie oplevert
De Hooiberg krijgt zulke mails elke week. Wie ze allemaal opnieuw in een tekstverwerker uitwerkt, zit 's avonds nog aan de keukentafel. Met offerte software voor een evenementenlocatie staan de grote zaal, het buffet en de microfoons van De Hooiberg vast in een lijst, elk met zijn prijs en btw.
De eigenaar zet de mail van het installatiebedrijf door naar het adres dat De Hooiberg in OfferteKlik heeft. Even later ligt er een concept met de zaal, het diner en de beamer uit jouw lijst. De regels komen uit jouw catalogus, niet uit een computer die prijzen verzint. Jij vult het aantal gasten in, zet de dj op optioneel en kijkt alles na. Er gaat niets naar de organisator voor jij op verzenden drukt.
De offerte gaat uit in je eigen huisstijl, met je logo en kleuren. De man van het installatiebedrijf leest hem tussen twee vergaderingen door, gewoon op zijn mobiel.
Tekenen en de datum vastleggen
Een locatie heeft maar een zaterdag in maart. Twijfelt de organisator twee weken, dan heb je die datum misschien al aan een bruiloft beloofd. Zet daarom een geldigheid op je offerte. Standaard verloopt een offerte in OfferteKlik na 30 dagen, maar je kiest zelf een kortere termijn als de datum gewild is.
Zie je in je overzicht dat de organisator de offerte heeft geopend, maar nog niet getekend, dan weet je wanneer bellen zin heeft. Staat het jubileum na 27 dagen nog open, dan stuurt OfferteKlik hem een keer een seintje dat de termijn bijna afloopt.
Gaat het installatiebedrijf akkoord, dan zet de organisator zijn handtekening online, vanaf zijn bureau of zijn mobiel. Wie tekende, met welk mailadres, op welk moment en vanaf welk IP-adres, dat legt de offerte van De Hooiberg vast. Daarna staat de offerte op slot. Belt de organisator in februari over de lichtshow, dan maakt De Hooiberg daarvoor een losse tweede offerte.
Kort samengevat
Een evenementenlocatie offreren is vijf vragen in een mail beantwoorden: welke zaal, welk dagdeel, hoeveel gasten, wat eten ze en welke techniek. Zet elk onderdeel als eigen regel, de extra's als optie en de btw per regel. Dan leest de organisator in een minuut wat zijn feest kost, en tekent hij voor de datum die jij nog vrij hebt.
Benieuwd hoe zo'n offerte er per zaal uitziet? Bekijk het voorbeeld voor een evenementencomplex met meerdere zalen.
