Maandagavond maakt Sanne, zelfstandig hovenier in Ede, een account aan. Ze heeft drie aanvragen in haar mailbox en geen zin om ze weer in een tekstverwerker uit te werken. Vrijdag wil ze weten of het bevalt. Hoe pak je die eerste week aan, zodat je aan het eind echt een getekende offerte hebt?
Offerte software gratis proberen is makkelijk. Er is geen proefperiode die afloopt en je hoeft geen creditcard in te vullen. Maar zonder plan blijft een nieuw account vaak leeg. Hieronder de week van Sanne, dag voor dag, met de vijf stappen die de site bij gratis proberen ook noemt.
Maandag: account en bedrijfsgegevens
Aanmelden duurt een paar minuten: voornaam, achternaam, e-mailadres, een wachtwoord en een toegangscode van zes cijfers voor een extra slot op je dashboard. Een bedrijfsnaam is niet verplicht, maar vul hem toch in. Na de bevestigingsmail kun je direct verder.
Sanne vult daarna haar bedrijfsgegevens in: haar handelsnaam, adres en KvK-nummer. Die staan voortaan bovenaan elke offerte. Ze uploadt haar logo en kiest haar groene huisstijlkleur. Dat doet ze een keer; daarna ziet elke offerte van haar hoveniersbedrijf er hetzelfde uit, ook op een mobiel.
Meer hoeft er op maandag niet. Een kwartier, en de basis staat.
Dinsdag: je catalogus
Dit is de belangrijkste dag van de week. In je catalogus zet je wat je vaak aanbiedt, met de prijs en de btw per regel. Voor Sanne zijn dat: tuin ontwerpen per uur, bestrating per m2, gazon aanleggen per m2, beplanting per stuk, afvoer van groenafval en voorrijkosten.
Begin klein. Tien regels is genoeg voor je eerste offertes. Wat je vaker aanbiedt, zet je er later bij; de volgende keer staat het dan al klaar. Tik niet alles in een keer in. Neem je drie laatste offertes uit Word erbij en haal daar de regels uit die steeds terugkomen.
Woensdag: je eigen inbox-adres
Elk bedrijf in OfferteKlik krijgt een eigen forward-adres. Sanne zet dat adres in haar mailprogramma als doorstuuradres. Een tuinvraag in haar mailbox stuurt ze voortaan zo door. Klanten kunnen ook direct naar dat adres mailen, als ze het op haar website zet.
Ze probeert het meteen met een van de drie aanvragen in haar mailbox: een stel in Bennekom dat een terras van 25 m2 wil, met een border langs de schutting. Ze stuurt de mail door. Gratis kan Sanne 10 van zulke mails per maand omzetten in een verstuurde offerte, en voor haar eerste week is dat meer dan genoeg.
Donderdag: de concept-offerte nakijken
De aanvraag van het stel staat als concept klaar. De regels komen uit haar eigen catalogus, herkend aan woorden in de mail zoals terras en border. Er rekent geen computer prijzen voor haar uit; het zijn haar eigen bedragen. Het stel heeft meteen een klantkaart met naam en mailadres.
Sanne vult de maten in: 25 m2 bestrating, 8 meter border. De lantaarnpaal bij het terras zet ze er los onder, als keuze die niet in het eindbedrag zit. Ze kijkt de btw per regel na en leest de introductie nog een keer. Het is altijd een concept: er gaat niets weg zonder dat zij op verzenden drukt.
Dan drukt ze op verzenden. De offerte gaat uit met haar logo en kleuren. Het stel in Bennekom krijgt hem in het groen van Sanne, met haar logo bovenaan. Van uren naar een paar minuten.
Vrijdag: zien wat de klant doet
Vrijdagochtend ziet Sanne in haar overzicht dat de offerte de status Bekeken heeft. Het stel heeft hem gisteravond geopend. Ze krijgt ook een mail als de klant opent, afwijst of tekent.
's Middags tekent de vrouw van het stel online, op haar telefoon. Sanne ziet bij het terras de naam van de klant, haar mailadres en het uur van tekenen terug. Sanne zet de betaallink van haar eigen betaaldienst op haar volgende offerte; OfferteKlik zelf maakt geen facturen. De getekende offerte zet ze als PDF opzij, en de rekening maakt ze later in het boekhoudprogramma dat ze al had.
Na de eerste week
Na vijf dagen heeft Sanne een catalogus, een inbox-adres en een getekende offerte. De andere twee aanvragen maakt ze de week erna in minuten. Wil ze meer dan 10 offertes per maand uit haar mail halen, dan stapt ze over naar Starter, maandelijks opzegbaar. Wat dat kost, staat op de prijzenpagina. Blijft het bij een paar per maand, dan blijft gratis gewoon gratis.
Wil jij je eerste week ook zo doen? Begin gratis met je eerste offerte.
