Je klant vraagt een inkoopnummer zet hem op je offerte
Bij een bedrijf loopt je factuur langs een administratie die hem alleen aan een eigen nummer herkent. Zo vraag je dat nummer uit voordat je begint.
- Mail wordt offerte in 1 klik, 10 per maand gratis
- Digitaal ondertekenen, eIDAS-conform
- Offertes in je eigen huisstijl
- Je voorwaarden in elke offerte
Bij een particulier stuur je een factuur, bij een bedrijf lever je hem in
Werk je voor particulieren, dan is de weg kort. Je stuurt een factuur naar de persoon met wie je de klus hebt besproken, hij herkent hem, hij betaalt hem. Bij een bedrijf, een instelling of een vereniging van eigenaars gaat je factuur naar een administratie die jou niet kent, de klus niet kent en de persoon met wie jij hebt gebeld ook niet kent.
Die administratie werkt met een nummer dat zij zelf hebben afgegeven toen de opdracht bij hen intern werd goedgekeurd. Staat dat nummer op jouw factuur, dan valt hij op zijn plek en gaat hij door. Staat het er niet op, dan is je factuur niet afgekeurd maar onvindbaar: hij ligt ergens, niemand weet bij welke opdracht hij hoort, en er is geen mens die er alarm van slaat.
Het is dus geen formaliteit maar het verschil tussen twee weken en twee maanden. En het is met een vraag opgelost, mits je die vraag stelt voordat je begint. Deze pagina gaat over dat uitvragen, over waar je het nummer neerzet en over de persoon aan de andere kant die het je kan geven.
Wat je uitvraagt en waar het terechtkomt
Alle vijf de vragen passen in een gesprek van twee minuten. Ze niet stellen kost geen twee minuten maar weken, en die weken zie je pas als je erop wacht.
| Wat je vraagt | Wanneer je het vraagt | Waar het terechtkomt |
|---|---|---|
| Of er een inkoopnummer nodig is | Bij de eerste aanvraag, nog voor je een prijs maakt. | In je klantgegevens, zodat je het bij een volgende opdracht meteen weet. |
| Het nummer zelf | Zodra de opdracht bij hen intern is goedgekeurd. | Bovenaan je offerte, bij je eigen offertenummer. |
| Wie het nummer afgeeft | In hetzelfde gesprek, want dat is zelden je contactpersoon. | Bij de contactgegevens, als tweede naam naast je opdrachtgever. |
| Naar welk adres de factuur moet | Voor je de eerste factuur stuurt. | Op de factuur zelf, dat is vaak niet het adres van de klus. |
| Of er een eigen portaal of format is | Voor je begint, want dit kost tijd die je moet inplannen. | In je afspraken over facturatie, bij je betaalvoorwaarden. |
Vier dingen die hier anders zijn dan je gewend bent
Je contactpersoon is niet degene die betaalt
De persoon die jou belt, wil dat het werk gedaan wordt. De persoon die betaalt, wil dat het papier klopt. Dat zijn zelden dezelfde mensen en ze spreken elkaar minder dan je denkt. Wie wat beslist staat uitgewerkt op wie er beslist op de klus.
Hun nummer is iets anders dan jouw nummer
Jij hebt je eigen offertenummer en factuurnummer, en dat blijft ook zo. Het inkoopnummer komt daarnaast te staan en vervangt het niet.
Het nummer hoort al op je offerte en niet pas op de factuur
Zet je het pas op de factuur, dan is het een los gegeven dat iemand moet controleren. Staat het al op de offerte waar zij ja op hebben gezegd, dan hoort het bij het stuk en loopt de controle vanzelf. Een vast veld daarvoor zet je in je offerte sjablonen.
Er zit meer tijd tussen dan bij een particulier
Goedkeuren, boeken en betalen zijn bij een bedrijf drie aparte stappen met drie aparte momenten. Reken daarop in je planning.
Zo krijg je dit in een keer goed
- Vraag bij de eerste aanvraag of je met een particulier of met een organisatie te maken hebt, want daar hangt de rest aan.
- Zet een vast veld voor het inkoopnummer in je offertesjabloon, dan valt het op als het leeg is.
- Noteer naast je contactpersoon ook de naam van degene die het nummer afgeeft.
- Begin niet met werken zolang het nummer er niet is, tenzij je afspreekt dat het later komt en je dat vastlegt.
- Zet hetzelfde nummer op elke factuur die uit die opdracht voortkomt, ook op een deelfactuur.
- Laat je werk aftekenen op locatie, dan heb je een tweede bewijsstuk dat bij dezelfde opdracht hoort; zie de werkbon laten aftekenen.
- Werk je vaker voor dezelfde organisatie, vraag dan of er een vaste werkwijze is die je kunt volgen; zie offreren aan een woningcorporatie.
Het inkoopnummer op je offerte: wie het geeft en wanneer
Zonder inkoopnummer blijft je factuur liggen. Vijf punten zodat het nummer er vanaf het begin staat.
- Vraag het inkoopnummer bij de aanvraag, niet pas na het akkoord. Bij veel bedrijven komt het nummer pas als de offerte is goedgekeurd; zeg dan dat je het daarna nog nodig hebt.
- Zet het nummer op je offerte en op je factuur, op dezelfde plek.
- Krijg je per deel van de klus een ander nummer, zet dan elk nummer bij het juiste onderdeel.
- Controleer of degene die het nummer geeft ook mag tekenen; lees wie er mag tekenen.
- Je stelt logo, kleuren en voorwaarden een keer in; daarna staat elke offerte er verzorgd op, ook op de telefoon. Een vaste plek voor het inkoopnummer hoort bij die huisstijl.
Ondernemersplein noemt het inkoopnummer als een punt dat je kunt opnemen in je offerte, naast een contactpersoon. Bij een zakelijke klant is het meestal geen keuze.
Bron: Ondernemersplein, stappenplan offerte maken (geraadpleegd op 2026-10-17)
Veelgestelde vragen
Wat is een inkoopnummer eigenlijk?
Het is een verwijzing die je klant zelf aanmaakt op het moment dat de opdracht bij hen intern wordt goedgekeurd. Voor jou is het simpelweg de code waaraan hun administratie jouw factuur herkent. Wat er intern mee gebeurt hoef je niet te weten; je hoeft hem alleen te hebben en op te schrijven.
Mijn contactpersoon weet het nummer niet. Wat nu?
Vraag wie het wel weet, en vraag dat aan diezelfde persoon. Meestal is dat iemand van de administratie of van inkoop, en meestal is die naam binnen een dag boven water. Zoek er zelf niet naar buiten je contactpersoon om; dat kost tijd en het is niet jouw organisatie.
Kan ik ook gewoon factureren zonder dat nummer?
Je kunt het versturen, maar het is niet hetzelfde als factureren. Je factuur komt binnen en blijft liggen zonder dat iemand hem afkeurt, en dat is de vervelendste vorm: je hoort niets en je kunt nergens op reageren. Bel dan niet de administratie maar je contactpersoon.
De opdracht is mondeling gegeven en het nummer komt later. Begin ik dan?
Dat is jouw afweging en die maak je bewust. Wil je beginnen, leg dan schriftelijk vast dat de opdracht is gegeven, wie hem gaf en dat het nummer nog komt. Dan heb je iets, ook als de persoon die belde er over drie maanden niet meer werkt.
Moet ik hun nummer ook op mijn offerte zetten of alleen op de factuur?
Op allebei, en op de offerte als eerste. Dan hoort het bij het document waar zij akkoord op geven en hoeft niemand het er later bij te zoeken. Zet het bovenaan, bij je eigen gegevens, en niet ergens in de tekst.
Hoe werkt OfferteKlik?
Met de mail-naar-offerte inbox (gratis 10 per maand, meer met Starter of Pro) leest OfferteKlik je aanvraag of klantmail en zet die in 1 klik om in een verzendklare offerte in je eigen huisstijl. De klant tekent direct digitaal, eIDAS-conform.
Zet een vast veld voor het inkoopnummer in je sjabloon
Een regel bovenaan je offerte, hetzelfde nummer op elke factuur, en je stuk is vindbaar bij je klant. Start gratis en richt je sjabloon een keer goed in.
Gratis starten