De werkbon die je klant aftekent op de dag zelf
De offerte is de afspraak vooraf, de werkbon is het bewijs van die dag. Zo zet je erop wat er is gebeurd en welke afspraak erbij kwam.
- Mail wordt offerte in 1 klik, 10 per maand gratis
- Digitaal ondertekenen, eIDAS-conform
- Offertes in je eigen huisstijl
- Je voorwaarden in elke offerte
Het enige papier dat je klant op de dag zelf in handen heeft
Een offerte lees je een keer, aan het begin. Een factuur lees je een keer, aan het eind. Daartussenin zitten de dagen waarop het werk echt gebeurt, en het enige stuk papier dat je klant op zo'n dag ziet is de werkbon. Juist daarom is dat het document waar de discussie later over gaat: niet over wat er in de offerte stond, maar over wat er op die woensdag precies is afgesproken bij de meterkast.
Veel vakmensen zien de bon als een formaliteit voor de administratie. Dat is hij ook, maar hij is meer: het is de plek waar meerwerk wordt geboren. De klant vraagt of je dat ene stopcontact ook even kunt doen, jij zegt ja, en of dat later een factuurregel wordt of een gratis gunst hangt af van of het die middag op de bon is gekomen.
Deze pagina gaat over wat er op zo'n bon hoort, waarom een handtekening eronder helpt en hoe je hem naast je offerte gebruikt in plaats van in plaats daarvan. Over hoe je uren verantwoordt of in welke eenheid je rekent gaat hij niet; daar bestaan eigen pagina's voor.
Wat er op een werkbon hoort en waarom
De op een na laatste rij is de belangrijkste van de zes. Een bon die alleen zegt wat je hebt gedaan is een urenbriefje; een bon die ook zegt wat er is bijgekomen, is het stuk waarmee je je factuur later kunt uitleggen.
| Onderdeel | Wat je opschrijft | Waarom het erop moet |
|---|---|---|
| Datum en tijden | De dag, de tijd dat je begon en de tijd dat je klaar was. | Zonder tijden is de bon geen verslag maar een aantekening. |
| Wie er was | De namen van de mensen die die dag hebben gewerkt. | Werk je met twee man, dan is dat op de bon zichtbaar en achteraf niet meer. |
| Wat er is gedaan | Kort en in gewone taal, in de volgorde waarin het is gebeurd. | Je klant moet het over een maand nog kunnen lezen zonder je te bellen. |
| Welk materiaal is gebruikt | Wat je hebt verwerkt en wat je hebt meegenomen en weer meegenomen. | Dit is het deel dat het vaakst achteraf niet meer te reconstrueren is. |
| Wat er die dag is afgesproken | Elke wijziging of toevoeging die de klant heeft gevraagd, in zijn eigen woorden. | Dit is de reden dat de bon bestaat en het is de regel die het vaakst leeg blijft. |
| De handtekening | Van degene die er namens de klant bij was, met zijn naam eronder. | Een bon zonder handtekening is jouw verslag; met handtekening is het een gedeeld verslag. |
Vier keuzes die je hierin maakt
De offerte is vooraf, de bon is van die dag
Houd dat verschil scherp en zeg het ook zo tegen je klant. De offerte beschrijft wat jullie hebben afgesproken dat er zou gebeuren, de bon beschrijft wat er is gebeurd. Loopt dat uiteen, dan zie je precies waar en wanneer.
Meerwerk noteer je op het moment zelf
Niet aan het eind van de week en niet bij het maken van de factuur, want dan is het jouw herinnering tegen die van hem. Op de dag zelf staat het er en tekent hij ervoor. Hoe je het daarna verwerkt staat op meerwerk en minderwerk verrekenen.
Uren op de bon zijn niet je urenverantwoording
Bij regiewerk heb je een aparte verantwoording nodig die verder gaat dan een dagbon. Die kant staat op urenverantwoording bij regiewerk.
Reken je in dagdelen, zet dat er dan zo op
Een bon met begin- en eindtijd naast een offerte in dagdelen levert vanzelf vragen op. Kies een eenheid en houd hem vast; zie het dagdeel als eenheid.
Zo maak je van de bon een stuk dat je later helpt
- Vul hem in voordat je opruimt, niet in de bus en niet thuis; wat je onthoudt is altijd minder dan wat er stond.
- Schrijf de gevraagde wijziging op in de woorden van de klant en niet in vaktaal, dan herkent hij hem terug.
- Laat de bon tekenen door iemand die er namens de klant echt bij was en niet door wie toevallig thuis is.
- Geef altijd een kopie mee of stuur hem dezelfde dag door, want een bon die alleen jij hebt bewijst weinig.
- Verwijs op de bon naar het offertenummer, dan hangen de twee stukken aan elkaar.
- Sluit je een dag af met een punt dat nog open staat, zet dat er dan bij; zie opleverpunten en restpunten.
- Laat de klant digitaal tekenen als dat kan, dan staan naam en tijdstip er meteen bij; zie digitaal ondertekenen.
Na het akkoord de werkbon aanmaken
Een werkbon begint niet op de eerste werkdag maar op de dag dat de klant tekent. Vijf punten.
- Maak de werkbon aan zodra de klant de offerte heeft getekend. Neem de regels van de offerte over als lijst van wat er gaat gebeuren; op de dag zelf vul je dan alleen in wat er anders ging.
- Zet op de bon het nummer van de offerte en de datum van het akkoord. Dan is later te zien dat het werk bij die getekende versie hoort en niet bij een eerdere.
- Bij installatiewerk komt er vaak meer op de bon, zoals wat er is aangesloten en getest. Hoe dat eruitziet lees je bij de werkbon bij de installateur.
- Is de klant er niet als je klaar bent, vraag zijn akkoord dan op afstand en bewaar het bij de bon. Hoe dat gaat staat bij laten ondertekenen op afstand.
- Ondernemersplein noemt werkbonnen niet met name, maar schrijft dat je de basisgegevens van je administratie zeven jaar bewaart. Bewaar een getekende bon daarom bij de offerte waar hij bij hoort.
Bron: Ondernemersplein, administratie bijhouden en bewaren (geraadpleegd op 2026-10-10)
Veelgestelde vragen
Is een werkbon hetzelfde als een urenbriefje?
Nee. Een urenbriefje zegt hoe lang je hebt gewerkt, een werkbon zegt wat er is gebeurd en wat er die dag is afgesproken. Het eerste is voor je factuur, het tweede is voor het gesprek erover.
Moet de klant elke dag tekenen?
Bij werk in regie of bij losse bezoeken is dat het verstandigst. Werk je een aaneengesloten periode met een vaste prijs, dan kan een bon per week volstaan, zolang wijzigingen op de dag zelf worden genoteerd.
Wat als er niemand thuis is om te tekenen?
Stuur de bon dezelfde dag door met de vraag of het klopt, en bewaar het antwoord. Een bevestiging per bericht op de dag zelf is sterker dan een handtekening die je een week later alsnog ophaalt.
Telt een getekende bon als akkoord op meerwerk?
Dat hangt af van wat erop staat. Staat er alleen dat je er was, dan niet. Staat er wat er is gevraagd en wat het inhoudt, dan is het een afspraak. Hoe je een akkoord vastlegt staat op akkoord op je offerte.
Hoe houd ik bon en offerte bij elkaar?
Door op allebei hetzelfde nummer te zetten en ze in dezelfde map te bewaren. De opleverdatum die je hebt afgesproken hoort in datzelfde dossier; zie de opleverdatum vastleggen. Voorbeelden van de opbouw staan bij offerte sjablonen.
Hoe werkt OfferteKlik?
Met de mail-naar-offerte inbox (gratis 10 per maand, meer met Starter of Pro) leest OfferteKlik je aanvraag of klantmail en zet die in 1 klik om in een verzendklare offerte in je eigen huisstijl. De klant tekent direct digitaal, eIDAS-conform.
Je getekende offerte als startpunt voor je werkbon
Een offerte met een nummer waar je bon naar verwijst, en een akkoord dat digitaal getekend is. Je offerte stel je een keer in en daarna gebruik je hem bij elke klus. Start gratis.
Gratis starten