De monteur schrijft de bon, het kantoor typt de factuur, en ergens daartussen verdwijnt een deel van het materiaal en een half uur werk. Bij elke klus een beetje, en aan het eind van het jaar een flink bedrag.
Laat de bon op locatie tekenen
Een bon die de klant ter plekke ziet en aftekent, is later geen discussie. Digitaal tekenen op een telefoon of tablet werkt daarvoor beter dan papier, want het papier raakt kwijt en de handtekening is niet te herleiden naar een moment.
Materiaal uit een vaste lijst
Als de monteur materiaal uit een catalogus kiest in plaats van het op te schrijven, klopt de omschrijving en de prijs meteen. Dat scheelt het kantoor het uitzoekwerk en voorkomt dat iets wordt vergeten.
- Uren per monteur, met begin- en eindtijd.
- Materiaal uit de catalogus, met aantal.
- Meerwerk als aparte regel, apart afgetekend.
- Foto’s van de situatie voor en na.
Factureer binnen een week
Hoe langer je wacht, hoe vager de herinnering van de klant en hoe groter de kans op vragen. Een factuur die binnen een week komt met dezelfde regels als de getekende bon, wordt vrijwel altijd zonder gedoe betaald.
Houd de koppeling met de offerte
Zet het offertenummer op de bon en op de factuur. Dan kan iedereen zien wat er is afgesproken, wat er is gedaan en wat er extra bij kwam. Dat is ook wat je boekhouder nodig heeft.
Wat je eraan overhoudt
Bedrijven die deze keten sluiten, halen de uren terug die eerder in de administratie zaten en missen minder materiaal op de factuur. Het is geen grote verandering in je werk, alleen in de volgorde: eerst vastleggen waar het gebeurt, dan pas factureren.
