De offerte is akkoord en dan begint het overtypen: een werkbon voor de ploeg, een inkooplijst voor de leverancier, straks een factuur voor de boekhouding. Vier documenten die uit hetzelfde stuk komen en toch alle vier handmatig worden gemaakt.
De ploeg werkt met wat er getekend is
Als de offerte de bron is, weet iedereen op de bouw wat er is afgesproken. Staat er honderdtwintig vierkante meter in, dan is dat wat er ligt te wachten. Discussies over wat er wel en niet bij hoort, ontstaan vaak doordat de mannen een andere versie hebben dan de klant.
Meerwerk hoort in dezelfde stroom
Elke extra regel die op de bouw wordt afgesproken, moet twee kanten op: naar de klant voor akkoord en naar de factuur. Doe je dat via een appje en een briefje, dan lekt er altijd iets weg. In de praktijk is dat bij bouwbedrijven de grootste stille kostenpost.
- Meerwerk als regel toevoegen aan de bestaande offerte.
- Laten tekenen, ook digitaal en ter plekke.
- Automatisch mee in de eindfactuur.
Termijnfacturen uit dezelfde regels
Bij termijnen factureer je een percentage van iets dat al vastligt. Als dat uit de getekende offerte komt, klopt het altijd en hoef je niet te rekenen. Klopt het niet, dan zie je precies welke regel is gewijzigd en wanneer.
Je boekhouder wil maar één ding
Dat de factuur te herleiden is. Een offertenummer op elke factuur en dezelfde regelindeling is genoeg. Dat scheelt hem vragen en jou de uren om die vragen te beantwoorden, zeker bij projecten die over een jaargrens lopen.
