Je prijzen in hun eigen formulier en jouw offerte blijft de bron
Een zakelijke klant wil je prijzen niet als pdf maar in zijn eigen portaal of formulier. Zo doe je dat zonder je eigen administratie kwijt te raken.
- Vaste regels uit je eigen lijst
- Mail wordt offerte in 1 klik, 10 per maand gratis
- Offertes in je eigen huisstijl
- Digitaal ondertekenen, eIDAS-conform
Je aanbod moet in een format dat niet van jou is
Je maakt een nette offerte, je stuurt hem, en je krijgt terug dat het zo niet kan. Er is een portaal waar je op moet inloggen, of een spreadsheet dat je moet invullen, of een formulier met velden waar jouw regels niet in passen. De inkoper bedoelt het niet vervelend: hij moet jouw prijzen kunnen vergelijken met die van drie anderen en dat lukt alleen als iedereen hetzelfde formulier gebruikt.
Voor jou is dat een uur werk dat er niet in zat, en het is bovendien een uur waarin er iets fout kan gaan. Je typt getallen over, je knipt je regels op om ze in hun velden te krijgen, en aan het eind bestaat er een versie van je aanbod die jij niet hebt gemaakt en waar jij wel aan gehouden wordt.
De oplossing is niet om het te weigeren, want dan gaat de opdracht naar iemand anders. De oplossing is dat je eigen offerte de bron blijft en hun formulier een afgeleide is. Dat kost een kwartier extra en het scheelt je de situatie waarin je later niet meer kunt nagaan wat je nou precies hebt aangeboden.
Vier dingen die je regelt voor je begint met invullen
Maak eerst je eigen offerte, ook als hij niet verstuurd wordt
Dit is de belangrijkste regel op deze pagina. Bouw je aanbod eerst op de manier waarop jij het altijd doet, met je eigen regels en je eigen omschrijvingen. Pas daarna vul je hun formulier in. Zo heb je altijd een document waarin staat wat je bedoelde, ook als hun velden je dwingen tot iets anders.
Kijk eerst naar het hele formulier voor je een getal invult
Veel portalen vragen halverwege om iets wat je aan het begin anders had ingevuld: een prijs per eenheid terwijl jij een totaal had, of een uitsplitsing die jij in een regel had staan. Loop het dus een keer helemaal door zonder iets in te vullen.
Zet je aannames in het opmerkingenveld, en anders in een mail
Bijna elk formulier heeft een veld voor toelichting en bijna niemand gebruikt het. Dat is de plek waar je zet waar je prijs van uitgaat. Is er geen veld, stuur dan een korte mail met dezelfde tekst en verwijs daarnaar. Hoe je zulke vaste stukken tekst klaarzet staat op vaste tekstblokken hergebruiken.
Vraag naar het nummer dat zij eraan hangen
Zakelijke klanten werken met een eigen nummer per aanvraag of per opdracht, en dat nummer wil je hebben voordat je factureert. Wat je daarmee doet staat op het inkoopnummer van je klant.
Van hun formulier naar jouw administratie in 3 stappen
Bouw je aanbod in je eigen opzet
Met je eigen regels, je eigen eenheden en je eigen omschrijvingen. Of je die regels fijn uitsplitst of grof samenvat is een keuze die je bewust maakt; zie per regel of een totaalprijs.
Vul hun formulier in en houd je eigen document ernaast
Neem de getallen over en controleer ze regel voor regel terug. Loopt er iets niet gelijk, dan pas je je eigen document aan en niet alleen hun formulier, want anders bestaan er twee verschillende aanbiedingen.
Leg vast wat je hebt ingediend en op welke datum
Sla een kopie of een schermafbeelding van het ingevulde formulier op bij je eigen offerte. Zorg er ook voor dat de tenaamstelling klopt met wat er later op de factuur moet staan; zie tenaamstelling en factuuradres.
Je offerte invullen in het portaal zonder twee versies
Het portaal van de klant is niet jouw offerte. Vijf punten om je eigen versie en hun formulier gelijk te houden.
- Maak eerst je eigen offerte, en vul daarna het portaal in. Dan heb je een versie om op terug te vallen.
- Neem de bedragen letterlijk over uit je eigen offerte, zodat de twee niet uit elkaar lopen.
- Past je opbouw niet in hun velden, voeg dan je eigen offerte als PDF toe als dat mag.
- Noteer welke versie je in het portaal invulde, en op welke datum.
- Vraagt het portaal om materiaal per regel, lees dan een materiaallijst bij je offerte.
Ondernemersplein raadt aan je offerte als PDF te sturen, zodat anderen niets aanpassen zonder dat je het weet. Bewaar dus je eigen PDF naast wat je in het portaal invult.
Bron: Ondernemersplein, stappenplan offerte maken (geraadpleegd op 2026-10-19)
Veelgestelde vragen
Moet ik mijn eigen offerte dan ook nog sturen?
Stuur hem mee als het kan, en zeg erbij dat het portaal leidend is voor de prijzen. Kan het niet, houd hem dan in elk geval voor jezelf. Het gaat er niet om dat de klant hem leest maar dat jij over drie maanden weet wat je hebt aangeboden.
Hun formulier heeft geen veld voor mijn aannames. Wat nu?
Zet ze in een mail bij je inzending en verwijs in het formulier naar die mail, bijvoorbeeld in het veld voor je bedrijfsnaam of in de omschrijving van de eerste regel. Een aanname die nergens staat, bestaat niet.
Ze vragen een prijs per eenheid en ik werk met een totaalprijs.
Reken hem terug en schrijf erbij dat de prijs geldt bij de genoemde hoeveelheid. Zonder die zin kan de opdrachtgever jouw eenheidsprijs later op een andere hoeveelheid loslaten, en dan klopt je calculatie niet meer.
Kan ik weigeren om in hun systeem te werken?
Dat kan, en het kost je meestal de opdracht. De vraag is eerder of het werk het uur invullen waard is. Bij een grote of terugkerende klant wel, bij een eenmalige kleine klus vaak niet, en dat is een gewone zakelijke afweging.
Hoe voorkom ik dat ik hier elke keer een uur aan kwijt ben?
Door je eigen offerte zo op te bouwen dat hij makkelijk over te nemen is: vaste regels, vaste eenheden en vaste omschrijvingen. Wat er in je programma allemaal klaar kan staan zie je op alle functies op een rij.
Hoe werkt OfferteKlik?
Met de mail-naar-offerte inbox (gratis 10 per maand, meer met Starter of Pro) leest OfferteKlik je aanvraag of klantmail en zet die in 1 klik om in een verzendklare offerte in je eigen huisstijl. De klant tekent direct digitaal, eIDAS-conform.
Houd je eigen offerte als bron, ook bij hun formulier
Vaste regels, vaste eenheden en een document waarin staat wat je bedoelde. Start gratis en bouw je aanbod een keer goed op.
Gratis starten