Tekenbevoegdheid controleren voor je klant tekent
Offreer je aan een bedrijf, stichting of vereniging? Zo kijk je vooraf na wie er mag tekenen en leg je dat vast in je offerte.
- Je eigen regels en voorwaarden in elke offerte
- Mail wordt offerte in 1 klik, 10 per maand gratis
- Digitaal ondertekenen, eIDAS-conform
- Offertes in je eigen huisstijl
Wie tekent er namens je klant?
Je offreert aan een bedrijf. De offerte komt terug met een handtekening van iemand die je nooit sprak. Is dat de eigenaar, een bestuurder of een medewerker die het even deed? Deze pagina gaat over wat je vooraf kunt nakijken en vastleggen. Wat er achteraf gebeurt als het misgaat, is een juridische vraag en die beantwoorden we hier niet.
Tekenbevoegdheid controleren is een handeling van een paar minuten. Het Handelsregister van KVK is openbaar, en op een uittreksel staat wie eigenaar, vennoot of bestuurder is. Soms staan er ook gevolmachtigden op. Het register laat zien wat er is ingeschreven; het beslist geen zaak.
Tekenen er twee mensen, dan is dat een eigen opzet. Hoe je dat regelt lees je bij twee ondertekenaars op een offerte.
Wat je nakijkt en waar je het vindt
Een uittreksel vraag je op bij KVK. Het laat zien wat er is ingeschreven op de dag dat je kijkt.
| Wat je wilt weten | Waar je het nakijkt | Wat je in je offerte zet |
|---|---|---|
| Bestaat het bedrijf? | Handelsregister van KVK, op naam of KVK-nummer | De naam en het KVK-nummer zoals ingeschreven |
| Wie leidt het bedrijf? | Uittreksel: eigenaar, vennoot of bestuurder | De naam van wie namens het bedrijf tekent |
| Is er een gevolmachtigde? | Uittreksel, als die erop staat | Dat deze persoon tekent als gevolmachtigde |
| Is de bevoegdheid beperkt? | Uittreksel, bijvoorbeeld tot een bedrag | Vraag wie er boven die grens tekent |
| Tekent een stichting of vereniging? | Handelsregister, bestuurders van de rechtspersoon | Welke bestuurder tekent |
Ondernemersplein schrijft dat iemand volledig tekenbevoegd kan zijn of alleen voor bepaalde zaken, bijvoorbeeld tot een bepaald bedrag. KVK raadt aan dit vooraf op te zoeken in het Handelsregister.
Bron: Ondernemersplein, contracten en overeenkomsten (geraadpleegd op 2026-10-13)
Zo vraag je het zonder wantrouwend te klinken
Vraag het bij de aanvraag
Vraag in je eerste mail wie de offerte straks tekent. Dat is een praktische vraag, geen vraag naar vertrouwen.
Zet de naam in je offerte
Noem in je offerte de persoon die tekent. Komt de handtekening van iemand anders, dan zie je het meteen.
Leg uit waarom
Zeg erbij dat je het vraagt zodat de opdracht in een keer goed staat. De meeste klanten vinden dat juist netjes.
Weet wie er beslist
Wie tekent is niet altijd wie beslist. Lees ook wie er beslist.
Tekenbevoegdheid controleren: zo doe je het in de praktijk
- Zoek het bedrijf op in het Handelsregister op naam of KVK-nummer, en kijk of de gegevens kloppen met wat de klant je gaf.
- Staat er een beperking bij, bijvoorbeeld tot een bepaald bedrag, vraag dan wie er tekent als je offerte daarboven komt.
- Offreer je aan een maatschap of een vof, vraag dan of een vennoot alleen mag tekenen of samen met een ander.
- Wie je contactpersoon is en wie de beslisser, zijn twee rollen; zie contactpersoon en beslisser op de klus.
- Zet de naam van het bedrijf in je offerte zoals in het register, met het KVK-nummer. Meer daarover bij de tenaamstelling van je offerte.
- Laat je klant digitaal ondertekenen. Dan worden tijdstip, IP-adres en user-agent bij het akkoord vastgelegd.
Tekenbevoegdheid per soort klant
Een bv, een stichting of een vve: bij elk tekent iemand anders. Vijf punten om de tekenbevoegdheid te controleren.
- Bij een bv tekent een bestuurder, of iemand met een volmacht. Je ziet het in het handelsregister van KVK.
- Bij een stichting of vereniging tekent het bestuur. Vraag of er een of twee handtekeningen nodig zijn.
- Bij een vve beslist vaak de vergadering. Lees een offerte voor een vve.
- Bij een gemeente of corporatie loopt het via inkoop. Vraag naar het inkoopnummer.
- Twijfel je, vraag dan per mail wie er tekent en zet die naam in je offerte.
KVK schrijft dat afspraken op papier handiger zijn: als er iets misgaat, kun je nagaan wat er is afgesproken. Zet dus op papier wie er namens je klant tekent.
Bron: KVK, hoe een overeenkomst werkt (geraadpleegd op 2026-10-19)
Veelgestelde vragen
Hoe kan ik tekenbevoegdheid controleren?
Zoek het bedrijf op in het Handelsregister van KVK. Op een uittreksel staat wie eigenaar, vennoot of bestuurder is, en soms ook wie gevolmachtigde is.
Zoekt OfferteKlik de tekenbevoegdheid voor mij op?
Nee. Dat kijk je zelf na in het Handelsregister. In je offerte zet je daarna de naam van wie er tekent.
Wat als de handtekening van iemand anders komt?
Vraag het dan na voordat je begint. Deze pagina gaat over wat je vooraf kunt nakijken; wat er juridisch gebeurt als iemand tekent die het niet mocht, beantwoorden we hier niet.
Moet ik dit bij elke klant doen?
Bij een particulier tekent de klant zelf. Bij een bedrijf, stichting of vereniging is het verstandig, zeker bij een grotere opdracht.
Kunnen er twee mensen tekenen op een offerte?
Ja, als dat zo is afgesproken. Hoe je dat regelt, lees je op de pagina over twee ondertekenaars op een offerte.
Hoe werkt OfferteKlik?
OfferteKlik leest je aanvraag of klantmail uit de inbox en zet die in 1 klik om in een verzendklare offerte in je eigen huisstijl. De klant tekent direct digitaal, eIDAS-conform.
Zet de naam van wie tekent in elke offerte
Je offerte in je eigen huisstijl, met de naam van de ondertekenaar erin en een akkoord dat digitaal getekend wordt. Start gratis.
Gratis starten