Het is een stel dat samen de keuken wil laten vervangen. Zij heeft de aanvraag gedaan, zij heeft je rondgeleid en zij krijgt de offerte in haar mailbox. Hij was er die middag niet.
Een week later is het stil. Je belt, en zij zegt dat ze er nog naar moeten kijken. Wat ze eigenlijk bedoelt: hij heeft hem nog niet gezien.
Je komt dit tegen bij particulieren die samen verbouwen, en ook bij een bedrijf waar je contact hebt met een office manager terwijl de eigenaar de knoop doorhakt. Hieronder lees je hoe je dat al bij de aanvraag opmerkt, wie de offerte krijgt en hoe je opvolgt zonder over iemands hoofd heen te stappen. Wie er formeel mag tekenen, laat ik hier bewust buiten; dat is een ander onderwerp.
Vraag het bij de aanvraag al
De eenvoudigste plek om dit te regelen is het eerste contact. Dan is het een gewone praktische vraag en nog geen ongemakkelijke.
Vraag wie er meebeslist. Niet op een manier die klinkt alsof je de persoon tegenover je niet serieus neemt, maar tussen je andere vragen door. "Wie kijkt er verder mee naar de offerte?" Of: "Is er nog iemand die er iets van moet vinden voordat jullie kiezen?"
Het antwoord zegt iets over het tempo. Eén persoon die beslist, kan dezelfde avond ja zeggen. Twee mensen hebben een moment nodig waarop ze het samen bekijken, en dat moment moet ergens in hun week passen.
Vraag ook of die tweede persoon bij de opname kan zijn. Lukt dat niet, dan weet je dat de offerte straks het werk moet doen dat jij aan de keukentafel had kunnen doen.
Schrijf de offerte voor wie er niet bij was
Dat laatste verandert hoe je de offerte schrijft.
De persoon die je heeft rondgeleid, weet waarom de afvoer verplaatst moet worden en waarom je dat ene materiaal voorstelt. Je hebt het haar ter plekke uitgelegd. De ander heeft alleen het papier.
Zet dus op papier wat je mondeling hebt toegelicht. Een korte zin bij de posten die zonder uitleg een vraag oproepen. Wat er in de prijs zit en wat niet. Welke keuzes je hebt gemaakt en om welke reden, zeker als er een alternatief was dat goedkoper leek.
Begin met een paar zinnen in gewone taal over wat de klus is. Iemand die het huis kent maar het gesprek heeft gemist, moet daarna weten waar de rest van de offerte over gaat.
Naar wie je de offerte stuurt
Stuur hem naar degene met wie je contact hebt. Dat is je aanspreekpunt, en die persoon heeft de aanvraag gedaan. Wie de offerte ineens naar iemand anders stuurt, zet zijn contactpersoon buitenspel.
Vraag wel of de ander hem ook kan krijgen. "Zal ik hem naar jullie allebei sturen, dan kunnen jullie hem allebei rustig lezen?" Bij een stel is dat een kleine vraag. Bij een bedrijf vraag je of je de eigenaar in kopie mag zetten, of dat je contactpersoon hem liever zelf doorstuurt.
Doe wat er wordt afgesproken. Wil je contactpersoon hem zelf doorsturen, dan is dat haar keuze. Je weet dan wel dat dat doorsturen een stap is die tijd kan kosten, en daar stem je je opvolging op af.
Opvolgen zonder over iemands hoofd heen te stappen
Als het stil blijft, is het verleidelijk om de ander zelf te bellen. Doe dat niet zonder dat je contactpersoon het weet. Contact zoeken buiten je aanspreekpunt om kan haar positie kleiner maken, en zij is degene met wie je straks de klus uitvoert.
Bel dus je contactpersoon, en stel de vraag die bij twee beslissers past. Niet "hebben jullie al besloten", maar "hebben jullie hem samen al kunnen bekijken?" Het antwoord vertelt je waar het staat.
Is het antwoord nee, bied dan iets aan wat het makkelijker maakt. Een moment waarop je de offerte met hen samen doorloopt, aan de telefoon of bij hen thuis. Of een korte opsomming van de keuzes die ze moeten maken, zodat ze die samen kunnen bespreken zonder het hele stuk opnieuw te lezen.
Komen ze er samen over een onderdeel niet uit, dan hoor je dat liever nu dan halverwege de klus. Vraag welk onderdeel het is. Soms is er een tweede uitvoering te bedenken waar ze allebei mee uit de voeten kunnen.
Leg vast wie waarover beslist
Is de offerte getekend, dan is het verhaal nog niet klaar. Tijdens het werk komen er vragen. Welke tegel, welke hoogte, dat extra stopcontact. Beslissen er twee mensen, dan kun je twee antwoorden krijgen.
Spreek daarom af wie je aanspreekpunt is tijdens de uitvoering, en zet dat in de offerte of in je bevestiging. Een naam, en waarover die persoon beslist. Hoe je dat opschrijft, wie er over extra werk gaat en wat je doet als je twee verschillende opdrachten krijgt, staat op de pagina onder dit stuk.
Wat je uit dit soort stiltes leert
Een offerte die blijft liggen, heeft niet altijd met je prijs te maken. Soms is er gewoon iemand die hem nog niet heeft gezien.
Vraag je bij elke aanvraag wie er meebeslist, dan weet je bij het versturen al of er nog een tweede lezer is. Je belt dan niet met een vraag waar het stel nog geen antwoord op kan hebben, en je schrijft je offerte meteen zo dat hij ook te lezen is door wie er niet bij was. Het is een vraag van een paar seconden bij het eerste contact, en hij kan je later een ongemakkelijk telefoontje besparen.
