Wie beslist er op de klus zet het in je offerte
De persoon die tekent is lang niet altijd de persoon die op de klus je vraag beantwoordt. Zo wijs je vooraf een contactpersoon aan.
- Je voorwaarden in elke offerte
- Mail wordt offerte in 1 klik
- Digitaal ondertekenen, eIDAS-conform
- Gratis starten met Starter
Twee mensen, twee antwoorden, en jij staat met de boor in je hand
Je hangt keukenkasten op en je vraagt of de stopcontacten links of rechts moeten. Mevrouw zegt links, meneer zegt rechts, en ze zijn het duidelijk niet voor het eerst oneens. Je boort niets en je wacht. Een half uur later boor je alsnog, en drie dagen later blijkt de ander gelijk te hebben gehad in de zin dat hij het niet zo bedoeld had.
Bij bedrijven is het net zo, alleen anders. De inkoper tekent je offerte, de bedrijfsleider staat op de vloer en de beheerder van het pand zegt weer iets anders. Alle drie menen ze het goed en alle drie kunnen ze de dag stilleggen. Je hebt niet meer duidelijkheid nodig over het werk, je hebt duidelijkheid nodig over wie er beslist.
Dat is een regel in je offerte: wie je contactpersoon op locatie is, wie er over extra werk mag beslissen en wat je doet als twee mensen iets anders zeggen. Het akkoord op de offerte zelf is een aparte stap; die staat op akkoord op je offerte. En over extra werk onderweg gaat meerwerk vastleggen.
Vier dingen die je in de offerte aanwijst
Een contactpersoon op locatie
Een naam en een nummer, in het document. Dat is degene die je belt als er iets is en degene die vragen beantwoordt tijdens de werkdag. Bij een stel of een gezin is dat er dus een van de twee.
Wie er over extra werk beslist
Niet iedereen die op de klus staat, mag jou geld laten uitgeven. Zet erbij dat extra werk pas begint na akkoord van de persoon die de offerte heeft getekend, tenzij je iets anders afspreekt.
Wat er geldt bij tegenstrijdige opdrachten
Schrijf op dat je bij verschil van mening niets doet tot er een besluit ligt. Dat klinkt hard, maar het is precies wat elke klant zelf ook zou willen als hij erover nadenkt.
Hoe besluiten worden vastgelegd
Mondeling op de gang is geen besluit. Spreek af dat wijzigingen via je contactpersoon lopen en schriftelijk worden bevestigd, ook als het maar om een appje gaat.
Zo regel je het in drie stappen
Vraag ernaar bij de aanvraag
Wie is er tijdens het werk aanwezig en wie beslist er. Bij een beheerder of een bestuur speelt er meer; zie offreren aan een VvE.
Zet de naam in het document
In een eigen regel bij de projectgegevens, niet in de begeleidende mail. Bij grotere opdrachtgevers werkt dat net zo; zie offreren aan een woningcorporatie.
Houd besluiten bij het opleveren erbij
Wie tussentijds iets besluit, hoort bij de oplevering ook mee te kijken. Leg de punten vast zoals bij opleverpunten en restpunten.
Veelgestelde vragen
Waarom zou ik een contactpersoon in mijn offerte zetten?
Omdat het de goedkoopste manier is om een halve dag te besparen. Zonder aangewezen persoon vraag je bij elke keuze aan wie er toevallig in de buurt is, en dat is precies hoe fouten ontstaan.
Wat doe ik als twee mensen iets anders zeggen?
Stoppen met dat onderdeel en het besluit bij je contactpersoon neerleggen. Ga geen partij kiezen tussen twee mensen die samen wonen of samen werken; dat kost je altijd meer dan het wachten.
Mag iedereen op de klus mij meerwerk opdragen?
Alleen als je dat hebt afgesproken. Zet in je offerte dat extra werk pas start na akkoord van degene die tekent. Anders bouw je in opdracht van iemand die de rekening niet betaalt.
Hoe leg ik een besluit tijdens de klus vast?
Kort en meteen: een bericht met wat er is afgesproken en de datum. Bij grotere wijzigingen maak je er een aparte regel van die je apart laat bevestigen, net als je oorspronkelijke offerte.
Kan ik dit standaard in mijn offertes zetten?
Ja. Maak een vast blok met contactpersoon, beslisser en de regel over tegenstrijdige opdrachten. Bij een aanvraag per mail staat het er meteen in; zie van klantmail naar offerte.
Hoe werkt OfferteKlik?
OfferteKlik leest je aanvraag of klantmail uit de inbox en zet die in 1 klik om in een verzendklare offerte in je eigen huisstijl. De klant tekent direct digitaal, eIDAS-conform.
Wijs je contactpersoon aan in de offerte
Een vast blok met contactpersoon, beslisser en je regel bij verschil van mening. Digitaal ondertekend. Start gratis.
Gratis starten