Offerte of opdrachtbevestiging wie stuurt wat, en wanneer
De klant heeft getekend en vraagt of je nog een opdrachtbevestiging stuurt. Hier staat wat de twee documenten zijn en op welk moment ze langskomen.
- Mail wordt offerte in 1 klik
- Digitaal ondertekenen, eIDAS-conform
- Offertes in je eigen huisstijl
- Gratis starten met Starter
Twee papieren die vaak door elkaar lopen
Je hebt een offerte gestuurd, de klant is akkoord, en dan komt de vraag: stuur je de opdrachtbevestiging nog even. Bij een particulier hoor je die vraag zelden, bij een zakelijke klant regelmatig, en dan weet je vaak niet of je nou iets moet maken of dat je het al hebt gedaan.
Het verschil zit in twee dingen: wie het document stuurt en op welk moment. Een offerte is jouw aanbod vooraf, gemaakt voordat er iets vaststaat. Een opdrachtbevestiging is de bevestiging dat de opdracht er is, gemaakt nadat er ja is gezegd. Dat is de hele scheiding, en zodra je die vasthoudt lopen de twee niet meer door elkaar.
Deze pagina beschrijft wat de twee documenten ZIJN en niet wat ze juridisch betekenen. Er staat dus nergens of een opdrachtbevestiging nodig is, wat er gebeurt als je er geen stuurt, of welke van de twee sterker is. Dat is werk voor een jurist. Wat er wel staat is wat er in welk document hoort en op welk moment je het maakt.
De twee naast elkaar
De twee kolommen beschrijven twee losse documenten op twee momenten. Ze zeggen niets over welk document zwaarder weegt; daar doet deze pagina geen uitspraak over.
| Wat je vergelijkt | Offerte | Opdrachtbevestiging |
|---|---|---|
| Wie stuurt hem | Jij, naar de klant. | Meestal jij, soms de klant naar jou. |
| Op welk moment | Voordat er iets is afgesproken. | Nadat er ja is gezegd. |
| Wat het beschrijft | Wat je aanbiedt, voor welke prijs en tot wanneer. | Wat er is afgesproken, en per wanneer. |
| Wat er nieuw in staat | Alles; dit is het eerste stuk op papier. | De datum van akkoord en de keuzes die zijn gemaakt. |
| Hoe lang hij meegaat | Tot de geldigheidsdatum die je erop zet. | Zolang de klus loopt. |
Wat er in een opdrachtbevestiging staat dat niet in de offerte stond
De datum waarop is toegezegd
Je offerte draagt de datum waarop je hem maakte. De bevestiging draagt de datum waarop de klant ja zei, en dat scheelt bij een aanbod dat een paar weken heeft liggen soms een maand. Dat ene verschil is meestal de hele reden dat een zakelijke klant erom vraagt.
Wat er is gekozen als er opties waren
Stuurde je een aanbod met varianten, dan staat in je offerte nog alles naast elkaar en in de bevestiging alleen wat het is geworden. Hoe je zo een aanbod opbouwt staat op een offerte met opties.
Wanneer het werk begint
In je offerte staat vaak een indicatie, want je wist nog niet of het doorging. In de bevestiging kun je een echte startdatum of een week neerzetten, omdat je nu weet dat je die ruimte moet vrijhouden.
Een getekende offerte vervult die rol vaak al
Heeft de klant je offerte digitaal getekend, dan ligt er een document met een datum, een handtekening en de gekozen variant erin. Dan is er niets nieuws meer om vast te leggen. Hoe dat tekenen werkt staat op digitaal ondertekenen.
Praktische punten
- Gebruik hetzelfde nummer op beide documenten, dan zoek je later maar een keer.
- Zet in je bevestiging de datum van akkoord en niet de datum waarop je hem typt.
- Verwijs naar je offerte in plaats van de hele inhoud over te typen; dat scheelt tikwerk en verschillen.
- Hoe lang je aanbod openstaat regel je vooraf; zie hoe lang je offerte geldig is.
- Je voorwaarden horen bij het aanbod en niet pas bij de bevestiging; zie je voorwaarden meesturen.
- Loop je offerte na voor je hem verstuurt, dan hoef je later minder recht te zetten; zie de laatste controle voor je verstuurt.
- Bewaar de bevestiging bij de offerte en niet los in je mailbox.
- Het document dat na de klus komt is weer iets anders; zie van offerte naar factuur.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een offerte en een opdrachtbevestiging?
Het moment en de richting. Een offerte is jouw aanbod voordat er iets vaststaat; een opdrachtbevestiging legt vast dat de opdracht er is, nadat de klant ja heeft gezegd. Deze pagina beschrijft wat de twee documenten zijn en doet geen uitspraak over wat ze betekenen.
Moet ik nog een opdrachtbevestiging sturen als de klant heeft getekend?
Dat hangt af van wat je met je klant afspreekt en het is geen vraag die deze pagina beantwoordt. Wat je wel kunt vaststellen: in een getekende offerte staat de datum van akkoord en de gekozen variant al, dus er is dan meestal geen nieuwe informatie meer om vast te leggen.
Wat zet ik in een opdrachtbevestiging?
Het nummer van je offerte, de datum waarop de klant akkoord ging, wat er is gekozen als er varianten waren en wanneer het werk begint. De rest hoeft niet opnieuw, want daarvoor verwijs je naar de offerte.
Kan de klant mij een opdrachtbevestiging sturen in plaats van andersom?
Dat komt voor, vooral bij grotere organisaties die met inkoopnummers werken. Lees hem dan na op de punten die jij hebt aangeboden, want het is hun tekst en niet die van jou.
Weet ik hiermee zeker hoe het bij mij zit?
Dit is algemene uitleg en geen juridisch advies over jouw situatie. Wil je zeker weten of je voorwaarden goed staan, leg ze dan voor aan een jurist.
Hoe werkt OfferteKlik?
OfferteKlik leest je aanvraag of klantmail uit de inbox en zet die in 1 klik om in een verzendklare offerte in je eigen huisstijl. De klant tekent direct digitaal, eIDAS-conform.
Laat de offerte zelf het bewijs zijn
Een aanbod dat de klant online tekent, draagt de datum en de gekozen variant al in zich. Start gratis en bekijk hoe dat eruitziet.
Gratis starten