De laatste blik voor verzenden vier dingen en klaar
Er staat een checklist voor wat er op een offerte hoort. Deze pagina gaat over het moment erna: de controle vlak voordat je op verzenden drukt.
- Vaste regels uit je eigen lijst
- Mail wordt offerte in 1 klik
- Offertes in je eigen huisstijl
- Gratis starten met Starter
Dit is niet de checklist, dit is het moment erna
Er staat op deze site een lijst met wat er in een offerte hoort te staan, en die is nuttig als je een offerte OPBOUWT. Deze pagina gaat over iets anders: de offerte is af, hij staat op je scherm, en je hand hangt boven de knop. Dat is een ander moment en het vraagt een andere blik.
Op dat moment wil je namelijk niet meer weten of alles erin staat. Je wilt weten of wat erin staat ook klopt. Dat is een kleinere vraag en hij is in twee minuten te beantwoorden, mits je weet waar je naar kijkt. De verleiding is om de hele offerte nog een keer door te lezen, en dat werkt juist niet: je leest wat je bedoelde te schrijven.
Kijk daarom naar vier dingen, en alleen naar die vier. Ze zijn gekozen omdat ze allemaal dezelfde eigenschap hebben: een fout erin is stil, valt niet op bij het lezen, en kost geld of gedoe. De rest van je offerte kun je herstellen met een telefoontje; deze vier niet zonder dat er een nieuwe versie moet.
De vier dingen die je nakijkt
Vier regels, in deze volgorde. Lees ze los van de rest van je offerte: dek de omschrijvingen af en kijk alleen naar de getallen, de eenheden en de gegevens. Dan lees je wat er staat in plaats van wat je bedoelde.
| Wat je nakijkt | Waarom juist dit |
|---|---|
| Het aantal en de eenheid van elke regel | Meter tegen strekkende meter, stuks tegen sets, uren tegen dagdelen. Een verkeerde eenheid ziet er precies zo uit als een goede en verandert je hele regel. |
| Het btw-tarief per regel | Niet elke regel hoeft hetzelfde tarief te hebben, en juist daarom sluipt er een verkeerde in. Zie btw op je offerte. |
| De geldigheidsdatum | Deze staat er meestal automatisch in en wordt daarom nooit gelezen. Kijk of hij past bij wat je met deze klant hebt besproken. |
| De naam en het adres van de klant | Een offerte aan de verkeerde tenaamstelling is niet fout te lezen maar wel fout, en hij komt terug op de factuur. |
Hoe je die controle in twee minuten doet
Lees je regels van onder naar boven
Dat klinkt als een truc en het is de enige manier om je eigen tekst niet op de automatische piloot te lezen. Van onder naar boven verliest de tekst zijn verhaal en houd je alleen de losse regels over, en dat is precies wat je wilt controleren.
Kijk apart naar de kolom met aantallen
Niet regel voor regel maar de hele kolom in een keer. Een aantal dat er niet bij past valt zo meteen op, omdat je de getallen naast elkaar ziet in plaats van elk bij zijn eigen omschrijving.
Sla hem eerst op als concept en verstuur hem daarna
Een offerte die je maakt op de avond dat je hem bedenkt, is niet dezelfde offerte die je de volgende ochtend leest. Werk je met een tussenstap, dan is dat precies waar hij voor is; zie een offerte als concept opslaan.
Controleer of je er zelf iets aan overhoudt
De laatste blik is ook het laatste moment om te zien of je prijs klopt met wat de klus je kost. Hoe je dat in de gaten houdt staat op je marge bewaken.
En als het toch is misgegaan
- Bel eerst en stuur daarna pas een nieuwe versie; een gecorrigeerde offerte zonder uitleg leest als een prijsverhoging.
- Zeg met zoveel woorden dat de vorige versie vervalt, en noem het nummer van die versie.
- Geef de nieuwe versie een eigen nummer of een duidelijke versieaanduiding, zodat er nooit twee papieren met dezelfde naam rondgaan.
- Herstel alleen wat fout was en gebruik de correctie niet om er stilletjes iets anders bij te veranderen.
- Is de klant al akkoord gegaan op de foute versie, behandel het dan als een gesprek en niet als een correctie.
- Hoe je een verstuurde offerte netjes aanpast staat op een offerte aanpassen.
- De lijst met wat er OP een offerte hoort staat op de checklist voor je offerte.
- Meer uitleg over de losse onderdelen vind je in de kennisbank.
Veelgestelde vragen
Waarom juist deze vier en niet meer?
Omdat een controlelijst die te lang is niet wordt gedaan. Deze vier hebben gemeen dat een fout erin niet opvalt bij het lezen en dat hij niet met een telefoontje op te lossen is. Alles wat wel opvalt bij het lezen, vangt je gewone doorlezen al.
Moet ik dit ook doen bij een kleine offerte?
Juist bij een kleine offerte, want die maak je snel en tussendoor. De grote offerte lees je toch wel drie keer door. De rekenfouten zitten in het werk dat je routine is geworden.
Ik gebruik vaste regels uit een lijst. Kan er dan nog iets fout?
Ja, en dan zit de fout in het aantal en niet in de omschrijving. Een vaste regel neemt de tekst en de eenheid voor je mee, maar het aantal vul je zelf in. Dat is precies de kolom waar je apart naar kijkt.
Hoe voorkom ik dat ik de verkeerde klant kies?
Door de eerste pagina als laatste te lezen. De gegevens van de klant staan bovenaan en dat is de plek waar je overheen leest omdat je er meteen voorbij scrollt naar je regels.
Helpt het om er een nacht overheen te laten gaan?
Ja, en dat is de goedkoopste maatregel die er is. Een offerte die je s avonds afmaakt en de volgende ochtend nog een keer bekijkt, lees je met andere ogen. Dat is precies waarom een conceptstap bestaat.
Hoe werkt OfferteKlik?
OfferteKlik leest je aanvraag of klantmail uit de inbox en zet die in 1 klik om in een verzendklare offerte in je eigen huisstijl. De klant tekent direct digitaal, eIDAS-conform.
Bouw je laatste controle in je werkwijze in
Aantallen, eenheden, btw per regel en de gegevens van de klant. Start gratis en maak van die vier een vaste stap voor je verstuurt.
Gratis starten