Werktijden afspreken met je klant en ze vastleggen
Hoe laat je begint en hoe laat je stopt, is voor veel klanten belangrijker dan de prijs. Zo zet je het tijdvak per werkdag in je offerte.
- Je voorwaarden in elke offerte
- Mail wordt offerte in 1 klik
- Digitaal ondertekenen, eIDAS-conform
- Gratis starten met Starter
De prijs is akkoord, en dan komt de vraag hoe laat je er bent
Je hebt een keuken te plaatsen bij mensen die allebei werken. De prijs is snel akkoord, maar dan blijkt dat er iemand thuis moet zijn, dat er om half negen kinderen naar school gaan en dat de bovenbuurman om zes uur slaapt omdat hij nachtdienst draait. Niets daarvan staat in je offerte, en toch bepaalt het je hele week.
Werktijden zijn bij particulier werk bijna altijd het onderwerp waar het misgaat, en bij bedrijfspanden net zo goed: een winkel wil geen boormachine tijdens openingstijd en een kantoor wil geen stof bij de vergaderzaal. Als je daar niets over opschrijft, wordt het per dag opnieuw onderhandeld en verlies je elke keer een half uur.
Je hoeft er geen contract van te maken. Drie regels in je offerte zijn genoeg: welk tijdvak je aanhoudt, wat er gebeurt als de klant andere tijden wil, en hoe je het meldt als je later bent. Werk je buiten de gewone uren, dan is dat een tariefvraag; die staat op avond- en weekendtarief.
Vier dingen die je over werktijden opschrijft
Het tijdvak per werkdag
Noem een begintijd en een eindtijd, en zet erbij dat het om aanwezigheid op locatie gaat en niet om reistijd. Een tijdvak is duidelijker dan een aantal uren, want de klant plant zijn dag om jou heen.
Wie er open moet doen
Ben je afhankelijk van iemand die thuis is, dan is dat een risico voor je planning. Spreek af of je een sleutel of code krijgt; hoe je dat vastlegt staat bij toegang en sleutelafspraken.
Wat er gebeurt als de klant andere tijden wil
Later beginnen omdat het beter uitkomt, betekent meestal ook later klaar. Zet erbij dat een afwijkend tijdvak de doorlooptijd verschuift, zodat niemand denkt dat het gratis is.
Hoe je meldt dat je later bent
Een bericht voor de afgesproken begintijd is het verschil tussen een geergerde klant en een klant die het prima vindt. Spreek af via welk kanaal je dat doet, dan hoeft niemand te bellen.
Zo krijg je het in drie stappen op papier
Vraag het uit bij de aanvraag
Wie is er thuis, wanneer mag er lawaai zijn en zijn er dagen die niet kunnen. Die drie vragen kosten een minuut en schelen later een dag. Bij werk in een bewoond huis speelt er meer; zie werken in bewoonde staat.
Zet het tijdvak in de offerte
Niet in een begeleidende mail maar in het document zelf, als eigen regel onder de omschrijving van het werk. Wat in de mail staat, is een week later niet meer terug te vinden.
Koppel het aan je planning
Een tijdvak van zes uur per dag betekent bij een klus van dertig uur meer werkdagen dan een tijdvak van acht uur. Reken dat door en leg het uit; zie de doorlooptijd uitleggen.
Veelgestelde vragen
Moet ik werktijden echt in mijn offerte zetten?
Bij een uurtje storingswerk niet. Zodra je meer dan een dag op een adres bent, of er moet iemand thuis zijn, wel. Het is de afspraak die het vaakst mondeling blijft en daarom het vaakst misgaat.
Wat als de klant wil dat ik eerder begin of langer doorwerk?
Dat kan, en het is aan jou of je het doet. Zet in je offerte dat het tijdvak in overleg te verschuiven is en dat werk buiten dat tijdvak apart wordt afgesproken. Dan is het een keuze en geen verwachting.
Hoe ga ik om met pauzes op de werkplek?
Noem geen pauzetijden maar een tijdvak van aanwezigheid, dan hoef je je koffie niet te verantwoorden. Werk je op nacalculatie, dan schrijf je de gewerkte uren en niet het tijdvak.
Wat doe ik als ik door een eerdere klus later kom?
Meld het voor de afgesproken begintijd, met een nieuwe tijd erbij. Doe je dat consequent, dan is te laat komen een detail; doe je het niet, dan is het de reden dat je geen tweede opdracht krijgt.
Kan ik werktijden standaard in mijn offertes zetten?
Ja, als vaste regel in je catalogus, met een invulveld voor het tijdvak. Komt de aanvraag binnen via de mail, dan staat de regel er meteen in; zie van klantmail naar offerte.
Hoe werkt OfferteKlik?
OfferteKlik leest je aanvraag of klantmail uit de inbox en zet die in 1 klik om in een verzendklare offerte in je eigen huisstijl. De klant tekent direct digitaal, eIDAS-conform.
Zet je werktijden in elke offerte
Een vaste regel met je tijdvak, je meldafspraak en je voorwaarden. Digitaal ondertekend voor de eerste werkdag. Start gratis.
Gratis starten