Je weekplanning delen met de klant en wat dat oplevert
Klanten bellen niet omdat ze ongeduldig zijn, maar omdat ze niet weten wanneer je komt. Zo zet je een planningsafspraak in je offerte.
- Mail wordt offerte in 1 klik
- Digitaal ondertekenen, eIDAS-conform
- Offertes in je eigen huisstijl
- Gratis starten met Starter
De helft van je telefoontjes gaat over wanneer je komt
Je hebt vier klussen lopen en bij elke klus zit iemand te wachten op nieuws. Ze bellen niet omdat ze boos zijn, maar omdat ze iets moeten plannen: een vrije dag, een levering, een schilder die na jou komt. Elke keer dat je die telefoon opneemt, sta je op een ladder of in een kruipruimte, en elke keer kost het je vijf minuten en je concentratie.
Dat probleem los je niet op met sneller werken maar met eerder vertellen. Een bericht op vrijdag over de week erna scheelt bij vier klussen al gauw acht telefoontjes. Het kost je een kwartier en je hoeft er niets voor te beloven wat je niet waar kunt maken, want je stuurt een planning en geen garantie. Waar een planning over gaat en waar een doorlooptijd over gaat, staat op de doorlooptijd uitleggen.
Het loont om die gewoonte in je offerte te zetten in plaats van hem stilzwijgend te doen. Dan is het een dienst waar de klant voor tekent, hij verwacht niet meer dan dat, en jij hebt een reden om niet tussendoor te reageren. Het tijdvak per dag is daarbij een aparte afspraak; die staat op werktijden afspreken.
Vier dingen die je hierover afspreekt
Wanneer je de planning stuurt
Kies een vast moment en houd je eraan: vrijdagmiddag voor de week erna werkt bij de meeste vakmensen het beste. Een vast moment is belangrijker dan een ver vooruitzicht, want de klant leert erop rekenen.
Hoe ver vooruit je kijkt
Een week is voor de meeste klussen genoeg en voor jou nog haalbaar. Ben je afhankelijk van een andere partij, kijk dan niet verder dan je zeker weet; hoe je die afhankelijkheid vastlegt staat op afstemmen met andere vakmensen.
Wat er in het bericht staat
Welke dagen je komt, wat je die dagen doet en wat de klant die dagen moet regelen. Drie regels is genoeg. Verwacht je materiaal dat nog niet binnen is, zeg dat er dan bij; zie wachttijd op materiaal.
Wat je doet als er iets schuift
Meld een verschuiving zodra je hem weet en niet op de ochtend zelf. Een klant vergeeft een dag uitstel bijna altijd, maar een lege ochtend waar hij vrij voor nam bijna nooit.
In 3 stappen ingericht
Zet het als regel in je offerte
Een zin volstaat: je ontvangt elke vrijdag de planning voor de komende week. De klant weet dan meteen dat hij niet hoeft te bellen om te vragen hoe het staat.
Plan een vast kwartier in je week
Doe het voor al je lopende klussen tegelijk en kopieer de opzet. Het is dezelfde handeling voor de eerste en de vierde klant, en dat is precies waarom het werkt.
Houd de startdatum apart
De planning gaat over de weken die volgen, de startdatum is een afspraak op zich. Wat je doet als die schuift, staat op de startdatum verzetten.
Veelgestelde vragen
Beloof ik te veel als ik een weekplanning deel?
Niet als je erbij zet dat het een planning is en geen garantie. Schrijf dat je de week vooruit deelt op basis van wat je op dat moment weet, en dat je een verschuiving meldt zodra je hem kent.
Wat doe ik als een klant om een planning per dag vraagt?
Geef dan een tijdvak in plaats van een tijdstip, en alleen voor de eerstvolgende dagen. Een planning per uur haalt geen enkele vakman en de klant onthoudt alleen dat je te laat was.
Hoe deel ik zo'n planning het handigst?
Op de manier waarop je toch al met die klant praat. Een kort bericht werkt beter dan een bijlage, want dat leest hij op zijn telefoon zonder iets te openen.
Werkt dit ook bij zakelijke opdrachtgevers?
Daar werkt het nog beter, want die moeten hun eigen mensen en huurders informeren. Een vaste planning maakt jou de partij die het overzicht heeft, en dat weegt mee bij een volgende opdracht.
Kan ik dat vanuit mijn offertepakket doen?
Je verstuurt de planning gewoon als bericht; je offerte en de status daarvan houd je in je overzicht bij. Wat er allemaal in dat overzicht staat, zie je op alle functies op een rij.
Hoe werkt OfferteKlik?
OfferteKlik leest je aanvraag of klantmail uit de inbox en zet die in 1 klik om in een verzendklare offerte in je eigen huisstijl. De klant tekent direct digitaal, eIDAS-conform.
Beloof geen data die je niet kunt halen
Zet je planningsafspraak als vaste regel in je offerte en houd de status van al je klussen in een overzicht. Start gratis.
Gratis starten