De klant is niet thuis en jij bent een ochtend kwijt
Een afspraak die niet doorgaat kost reistijd, werktijd en een plek in je planning. Zo leg je hem vast zodat het minder vaak gebeurt.
- Mail wordt offerte in 1 klik, 10 per maand gratis
- Digitaal ondertekenen, eIDAS-conform
- Offertes in je eigen huisstijl
- Je voorwaarden in elke offerte
De duurste afspraak is de afspraak die niet doorgaat
Je rijdt een halfuur, je staat voor de deur, en er doet niemand open. Je belt, je krijgt de voicemail, je wacht tien minuten en je rijdt terug. Je bent anderhalf uur kwijt, je hebt een gat in je ochtend dat je niet meer vult, en je hebt nog steeds geen maten om een prijs mee te maken.
Voor de klant is het een vergeten afspraak. Voor jou is het een dagdeel. Dat verschil is de kern van dit onderwerp: het bezoek waarin je meet is geen vrijblijvend kennismakingsmoment maar een stuk werk dat je doet voordat er een opdracht is. Iedereen die eerst langsgaat voordat hij een prijs geeft, kent dit.
Er valt iets aan te doen, en het zit vooral in wat je vooraf vastlegt. Deze pagina beschrijft wat je in de bevestiging zet zodat het minder vaak misgaat, wat je afspreekt over de keer dat het toch gebeurt, en het geval dat er tussenin zit: de klant is er wel, maar je kunt niet meten omdat de ruimte vol staat.
Wat je vooraf vastlegt, en waarom juist dat
Vijf regels in een bevestigingsmail. Ze kosten je een minuut per afspraak en ze halen het grootste deel van de mislukte bezoeken eruit.
| Wat je vastlegt | Wat het voorkomt |
|---|---|
| Een dag en een tijdvak, geen dagdeel | Ergens in de ochtend is geen afspraak. Een tijdvak van een uur wordt in de agenda gezet, een ochtend niet. |
| Een telefoonnummer waarop iemand die dag bereikbaar is | Een vast nummer op kantoor helpt je niets als je voor de deur staat. Vraag het nummer dat die ochtend meegaat. |
| Wie er opendoet als de klant er zelf niet is | Een buurvrouw, een huurder of een sleutel bij de makelaar: dan gaat de afspraak door zonder de klant. Zie toegang en sleutelafspraken. |
| Wat er in de ruimte moet gebeuren voor je komt | Meten kan niet als er een kast voor de muur staat. Zeg vooraf wat er vrij moet zijn, dan is het geen verrassing. |
| Wat er gebeurt als de afspraak niet doorgaat | Een afspraak hierover kost een zin en voorkomt een gesprek achteraf waarin je allebei iets anders had begrepen. |
Vier keuzes die je hierin maakt
Bevestig schriftelijk, ook bij een telefonische afspraak
Een afspraak die alleen in een telefoongesprek is gemaakt, bestaat voor de klant vaak niet meer op de dag zelf. Stuur een korte mail met de dag, het tijdvak en het adres. Je hebt de gegevens toch al; ze komen meestal rechtstreeks uit de aanvraag die de klant je stuurde, zie van klantmail naar offerte.
Vraag de dag ervoor even na
Een kort bericht met de tijd erin op de dag ervoor haalt de meeste no-shows eruit. Dat is geen wantrouwen maar een gewoonte die je jezelf aanleert, en hij verdient zichzelf terug op de eerste keer dat iemand antwoordt dat het niet uitkomt.
Spreek af wat het bezoek is
Is het gratis, hoort het bij je offertetraject, of is het een betaald bezoek als er geen opdracht uit komt. Dat hoort in de bevestiging te staan en niet in je hoofd. Wat je over het inmeten zelf afspreekt staat op het inmeten afspreken.
Praat met degene die beslist
Een afspraak die met de ene bewoner is gemaakt en waar de andere niets van weet, gaat vaker mis dan een afspraak met de persoon die er ook over gaat. Wie dat is en hoe je dat uitvraagt staat op wie er beslist op de klus.
Het lastigste geval: de klant is er wel, maar je kunt niet meten
- Zeg vooraf wat er vrij moet zijn en hoeveel ruimte je nodig hebt om te kunnen meten.
- Kom je toch voor een volle ruimte te staan, meet dan wat je wel kunt meten en schrijf op wat je mist.
- Maak foto's van de situatie zoals je hem aantreft; die zijn later meer waard dan je denkt.
- Zet in je offerte als aanname wat je niet hebt kunnen meten, in plaats van het gat met een schatting te vullen.
- Spreek een tweede korte afspraak af voor het ontbrekende deel, en niet een heel nieuw bezoek.
- Vraag of de klant zelf een maat kan doorgeven; voor een enkele afstand werkt dat prima.
- De kostenkant van het langsgaan staat apart uitgewerkt op voorrijkosten in je offerte.
- Wat de klant moet vrijmaken voor het echte werk begint is een eigen afspraak; zie de werkplek vrijmaken.
Klant niet thuis bij de afspraak: wat je vooraf vastlegt
Je staat voor een dichte deur en je ochtend is weg. Vijf punten die je in je bevestiging zet, zodat het de volgende keer niet gebeurt.
- Stuur de dag ervoor een korte herinnering met de tijd en je telefoonnummer.
- Spreek af hoe lang je wacht voordat je weer gaat. Een kwartier is voor de meeste klanten duidelijk.
- Noem in je bevestiging wat een gemiste afspraak kost, als je die kosten rekent.
- Plan de nieuwe afspraak meteen op een tijd die de klant zelf kiest. Lees ook werktijden afspreken.
- Van eerste aanvraag tot ondertekende opdracht, zonder overtypen. Wat je bij de afspraak opmeet, staat daarna direct in je concept.
KVK schrijft dat een mondelinge afspraak net zo geldig is, maar dat afspraken op papier handiger zijn. Een bevestiging per mail is dus je bewijs dat de afspraak er was.
Bron: KVK, hoe een overeenkomst werkt (geraadpleegd op 2026-10-18)
De klant niet thuis: wat in je offerte staat en in de app
Je staat om acht uur voor een dichte deur. Wat je in de offerte afsprak, bepaalt wat je rekent.
- Zet een regel voor een gemiste afspraak in je voorwaarden, met wat je dan rekent.
- Je klant leest je offerte vaak op zijn telefoon. Je hebt geen offerte app uit een winkel nodig: het werkt in de browser.
- Plan je afspraken per week? Lees over offertes per week inplannen.
- Zet het telefoonnummer van de klant op de offerte. Dan bel je voor je vertrekt.
- Je ziet wanneer de klant de offerte opent. Opent hij niet, dan stuur je een herinnering voor de afspraak.
De ACM schrijft dat bijkomende kosten vooraf bekend moeten zijn. Een tarief voor een gemiste afspraak reken je dus alleen als het in je offerte of voorwaarden stond.
Bron: ACM ConsuWijzer, prijzen en bijkomende kosten (geraadpleegd op 2026-11-09)
Veelgestelde vragen
Mag ik iets in rekening brengen voor een afspraak die niet doorgaat?
Dat is een afspraak tussen jou en je klant en hij moet dus vooraf staan, niet achteraf. Wat er precies mogelijk is en hoe je dat opschrijft valt buiten deze pagina; de kostenkant van langsgaan staat op de pagina over voorrijkosten.
Hoe voorkom ik dat het uberhaupt gebeurt?
Met een bevestiging op papier, een tijdvak in plaats van een dagdeel, en een kort bericht de dag ervoor. Die drie samen halen er het meeste uit. De rest is pech en die houd je.
De klant zegt op het laatste moment af. Is dat hetzelfde?
Nee, en dat is goed nieuws. Afzeggen is beleefd en je kunt het gat in je dag nog vullen als het op tijd komt. Spreek daarom af tot welk moment afzeggen kan zonder dat het je een halve dag kost.
Ik meet vaak in leegstaande panden. Speelt dit dan ook?
Ja, en dan gaat het vooral over wie er opendoet en of er licht en stroom is. Leg dat vooraf vast, dan sta je niet voor een dichte deur of in een donker pand.
Moet ik het bezoek in mijn offerte terug laten komen?
Alleen als je het in rekening brengt of als je erop hebt gerekend. Is het bezoek gratis, dan hoort het niet als regel in je aanbod. Wat je wel opneemt zijn de aannames die uit dat bezoek volgen.
Hoe werkt OfferteKlik?
Met de mail-naar-offerte inbox (gratis 10 per maand, meer met Starter of Pro) leest OfferteKlik je aanvraag of klantmail en zet die in 1 klik om in een verzendklare offerte in je eigen huisstijl. De klant tekent direct digitaal, eIDAS-conform.
Zet je bevestigingsmail een keer goed neer
Dag, tijdvak, telefoonnummer, wie er opendoet en wat er vrij moet zijn. Start gratis en maak er een vaste tekst van die je bij elke afspraak stuurt.
Gratis starten