Je vroegste startdatum in je offerte
Een offerte zonder startmoment levert een klant op die na twee weken belt waar je blijft. Zo zet je een vroegste week neer zonder jezelf vast te leggen.
- Mail wordt offerte in 1 klik
- Digitaal ondertekenen, eIDAS-conform
- Offertes in je eigen huisstijl
- Gratis starten met Starter
Wanneer kun je beginnen is de tweede vraag die iedereen stelt
De eerste vraag van een klant gaat over de prijs en de tweede over de datum. Als je het druk hebt, is dat een lastige vraag, want je weet niet precies wanneer de klus ervoor klaar is en je wilt niet iets beloven wat je niet waarmaakt. Dus schrijf je er niets over, of je zet er in overleg te bepalen bij. Dat lijkt veilig en het is het niet.
Wat er dan gebeurt is voorspelbaar. De klant tekent, hoort een week niets en gaat ervan uit dat het snel gaat, want je hebt niets anders gezegd. Na twee weken belt hij, licht geirriteerd, en dan blijkt dat hij op maart rekende terwijl jij op mei zat. Op dat moment ben je een gesprek verder waarin je gelijk hebt en toch verliest, want hij had niets om zijn verwachting op te baseren.
De oplossing is een vroegste startmoment in plaats van een datum. Dat is eerlijk over je agenda, het geeft de klant iets om mee te rekenen, en het laat ruimte voor wat er nog kan schuiven. Deze pagina gaat over jouw agenda; de tijd die het werk zelf kost is een andere vraag en de levertijd van materiaal weer een derde.
Vier manieren om het op te schrijven
De derde en de vijfde regel dekken samen bijna alles. Zet in je vaste opzet de vijfde neer en pas hem per offerte aan, dan hoef je er per klus niet meer over na te denken.
| Wat je opschrijft | Wat de klant eruit haalt | Wanneer dit past |
|---|---|---|
| Niets over de startdatum | Dat het snel gaat, want er staat niets dat het tegenspreekt. | Nooit. Dit is de enige variant waar altijd gedoe uit komt. |
| In overleg te bepalen | Ongeveer hetzelfde als niets, plus het idee dat er nog iets te kiezen valt. | Alleen als de klant zelf nog niet weet wanneer het hem uitkomt, en dan met een reden erbij. |
| Een vroegste week | Dat het niet eerder kan en waarschijnlijk kort daarna wel. Dat is precies wat je bedoelt. | In verreweg de meeste gevallen. Dit is de vorm die je standaard zou moeten gebruiken. |
| Een harde datum | Dat je die dag begint en dat hij daarop kan plannen. | Alleen als het werk in je agenda staat en er niets tussen kan komen. |
| Een vroegste week met een voorwaarde | Dat de week geldt als hij op tijd tekent, en dat later tekenen betekent dat het opschuift. | Bij klussen waar de klant lang over nadenkt, en dat zijn er meer dan je denkt. |
| Een richtmoment zonder toezegging | Dat je het pas kunt inplannen als er iets duidelijk wordt, en wat dat iets is. | Als de klant wil wachten tot een moment dat hij zelf niet in de hand heeft. |
Vier dingen die je erbij zet
Een week en geen datum
Schrijf vanaf week 14 in plaats van 1 april. Een week klinkt als een planning en een datum klinkt als een belofte, en dat verschil is precies wat je bedoelt.
De voorwaarde dat de klant op tijd tekent
Koppel de week aan het akkoord binnen je geldigheidstermijn. Dan is het geen dreigement maar een logisch verband. Hoe lang je offerte staat, staat op hoe lang je offerte geldig is.
Wat er gebeurt als hij later tekent
Een zin: bij akkoord na die termijn plannen we opnieuw in en kan de startweek opschuiven. Zonder die zin wordt jouw volle agenda zijn teleurstelling. Meer daarover staat op de startdatum verzetten.
Het verschil tussen starten en klaar zijn
De klant hoort een startweek en denkt aan een opleverdatum. Zet er dus bij hoeveel werkdagen het werk kost; zie de doorlooptijd uitleggen.
Zo houd je je wachtlijst werkbaar
- Zet in je vaste opzet een startregel met een lege week, dan vul je alleen het nummer in en vergeet je hem nooit.
- Noem bij een lange wachttijd de reden niet uitgebreid; een zin dat je agenda tot die week vol zit is genoeg en werkt beter.
- Bel de klant die op de wachtlijst staat een keer tussentijds; dat is het goedkoopste dat je kunt doen om hem niet kwijt te raken.
- Bewaar de weekplanning die je met de klant deelt op een vaste plek; hoe je dat aanpakt staat op je weekplanning delen.
- Houd de levertijd van materiaal apart van je eigen agenda; zie wachttijd op materiaal.
Veelgestelde vragen
Schrikt een lange wachttijd klanten niet af?
Sommigen wel, en die had je toch niet gekregen op de datum die ze wilden. De meeste mensen vinden een volle agenda juist een goed teken, mits je eerlijk bent over de week en niet vaag doet over de reden.
Wat zet ik neer als ik het echt niet weet?
Een vroegste week met de voorwaarde dat je twee weken van tevoren de exacte dagen bevestigt. Dan geef je de klant iets om mee te rekenen zonder jezelf op een dag vast te leggen die je nog niet kunt overzien.
Moet ik de opleverdatum ook in mijn offerte zetten?
Dat hoeft niet, en het is verstandiger om de startweek en het aantal werkdagen te noemen. Wil de klant toch een einddatum, dan is dat een aparte afspraak; zie de opleverdatum vastleggen.
De klant tekent pas na twee maanden. Geldt mijn startweek dan nog?
Alleen als je dat hebt opgeschreven, en het antwoord hoort nee te zijn. Zet in je offerte dat de startweek geldt bij akkoord binnen de geldigheidstermijn en dat je daarna opnieuw inplant.
Kan ik klanten laten wachten zonder ze kwijt te raken?
Vaak wel, als je ze in beeld houdt en de wachttijd concreet maakt. Stuur je offerte snel, spreek een terugkoppelmoment af en houd je aan die afspraak. Meer over die opbouw staat bij een offerte maken als zzp'er. Je vaste startregel bewaar je in je offerte sjablonen.
Hoe werkt OfferteKlik?
OfferteKlik leest je aanvraag of klantmail uit de inbox en zet die in 1 klik om in een verzendklare offerte in je eigen huisstijl. De klant tekent direct digitaal, eIDAS-conform.
Zet je startregel een keer goed in je vaste opzet
Een vroegste week, de voorwaarde en het aantal werkdagen. Je vult alleen het weeknummer in en de rest staat er al. Start gratis.
Gratis starten