Vraag een vakman hoe lang hij over een offerte doet, en je krijgt een schatting. Even een prijsje maken, zegt de een. Een avond, zegt de ander. Wat je er zelden bij hoort, is waar die tijd dan in zit. Dat weet je pas als je het een keer bijhoudt.
Dat is het voorstel van dit stuk. Neem de volgende aanvraag die binnenkomt, en schrijf op wat je doet vanaf het moment dat je hem opent tot het moment dat de klant ja of nee zegt. Het doel is geen controle op jezelf. Je wilt zien bij welke stappen je iets doet wat je eerder ook al deed, met een uitkomst die je toen al had.
Hieronder lopen we die stappen een voor een langs. Bij elke stap staat waar het werk zit, en welk deel je kunt vastleggen.
Bijhouden zonder er een project van te maken
Je hoeft geen urenregistratie op te zetten. Een briefje naast je laptop is genoeg, of een notitie op je telefoon. Schrijf bij elke stap op wanneer je begint en wanneer je stopt, en wat je onderweg moest opzoeken of navragen.
Let vooral op de onderbrekingen. Het moment waarop je de klant terugbelt omdat de maat ontbreekt. Het moment waarop je in een oude mail zoekt naar de prijs die je vorige keer rekende. Die momenten voelen klein, maar ze breken je werk in stukken en elke keer moet je opnieuw zoeken waar je was gebleven.
Doe dit bij een paar offertes, niet bij een. Een enkele offerte kan een uitzondering zijn. Bij een paar zie je wat er steeds terugkomt.
De aanvraag lezen en begrijpen wat er gevraagd wordt
De eerste stap is lezen. Een aanvraag per mail of via een formulier is niet altijd compleet. De klant schrijft wat hij wil, maar niet altijd waar, hoe groot of wanneer.
Hier gaat tijd heen aan heen en weer. Je mailt een vraag, wacht op antwoord, leest het antwoord en ziet dat er nog iets ontbreekt. Die tijd zit niet in het lezen zelf, maar in het wachten en opnieuw beginnen.
Wat je kunt vastleggen, is je eigen lijst met vragen. Welke gegevens heb je bij jouw soort werk elke keer nodig? Zet die in een vaste mail of een vast formulier. Dan stel je ze in een keer, in plaats van verspreid over drie berichten.
Prijzen opzoeken die je eigenlijk al kent
De tweede stap is de prijs per onderdeel. Wat rekende je voor dit materiaal, voor dit soort werk, voor voorrijden? Het antwoord ligt ergens: in een vorige offerte, in een factuur van de leverancier, in je hoofd.
In deze stap kan veel zoekwerk zitten, al verschilt dat per vak. Je opent oude offertes om te kijken wat je toen deed. Je zoekt in je mail naar een prijslijst. Je twijfelt of het bedrag van vorig jaar nog klopt.
Dit stuk leent zich goed om vast te leggen. Een eigen prijsboek met de posten die je steeds gebruikt, elk met een omschrijving en een prijs, maakt van zoeken een kwestie van kiezen. Je past de prijs aan als je leverancier zijn prijs aanpast, en niet elke keer dat je een offerte maakt.
Rekenen, typen en opmaken
Dan komt het rekenen. Hoeveel meter, hoeveel uur, hoeveel stuks. Dit deel is echt werk en dat hoort het ook te zijn: hier zit je vakkennis.
Maar let op wat er daarna gebeurt. Je typt de omschrijving van elke post uit. Je zet je bedrijfsgegevens erboven, je voorwaarden eronder, je betaaltermijn erbij. Je kijkt of de kolommen recht staan en of het logo goed staat.
Dat typen en opmaken is werk dat elke keer bijna hetzelfde is. De omschrijving van een post verandert niet als de klant anders heet. Je voorwaarden ook niet. Leg vast wat vast is: vaste regels met een vaste omschrijving, een vaste opzet met je gegevens en voorwaarden. Dan blijft er alleen over wat bij deze klant hoort.
Versturen en daarna
Versturen lijkt een seconde. Toch zit er tijd in: het document opslaan, een mail schrijven, het juiste adres zoeken, de bijlage controleren. En daarna onthouden dat je hem hebt gestuurd.
Het stuk na het versturen blijft bij een schatting makkelijk buiten beeld. Je vraagt je na een week af of de klant hem heeft gelezen. Je belt na, of je stuurt een herinnering. Je zoekt de offerte weer op om te weten wat je ook alweer had aangeboden.
Ook hier helpt vastleggen. Een vaste tekst voor je begeleidende mail. Een vast moment waarop je nabelt, dat je meteen in je agenda zet bij het versturen. En een plek waar je kunt zien welke offertes openstaan, zodat je niet in je verzonden mail hoeft te bladeren.
Wat je meting je laat zien
Leg na een paar offertes je briefjes naast elkaar. Kijk of je een patroon ziet. Er zijn stappen waarin je nadenkt, en stappen waarin je zoekt of overtypt.
Het nadenken is waar je voor betaald wordt. De klant wil dat je goed kijkt naar zijn klus, dat je de juiste hoeveelheid inschat en dat je niets vergeet. Daar mag tijd in gaan.
Het zoeken en overtypen is de tijd die je terug kunt halen. Niet door sneller te typen, maar door het een keer goed vast te leggen. Een vraagformulier voor de aanvraag, een prijsboek voor je posten, een vaste opzet voor de rest.
Begin klein. Kies de stap waar je bij het bijhouden het vaakst stilstond, en leg daar het eerste stuk vast. Bij de volgende offerte merk je of het scheelt. Dat meet je dan weer zelf, op hetzelfde briefje.
Een eerste stap die je vandaag kunt zetten
Open de laatste drie offertes die je hebt verstuurd. Zoek de posten die in alle drie terugkomen. Schrijf ze op met de omschrijving die je gebruikte en de prijs die je rekende.
Dat lijstje is het begin van je prijsboek. Hoe je dat opzet zodat je het bij de volgende aanvraag kunt gebruiken, staat uitgewerkt achter de knop onder dit stuk.
