Jarenlang ging een offerte als bijlage de deur uit. Je maakte hem op, zette hem om naar een pdf, hing hem aan een mail en drukte op verzenden. Daarna was het wachten. Of de klant hem had geopend, wist je niet. Of hij hem doorstuurde naar zijn partner, of hij hem uitprintte en op het aanrecht legde, ook niet. Een digitale offerte werkt anders. De klant krijgt een link, opent die in zijn browser en leest daar wat je hem aanbiedt. Dat klinkt als een kleine verschuiving, maar het verandert hoe je schrijft en wat je na het versturen weet.
Wat er gebeurt als de klant op de link tikt
Bij een pdf bepaal jij hoe het document eruitziet en de klant bepaalt waar hij het opent. Op een laptop is dat prima. Op een telefoon moet hij inzoomen, heen en weer schuiven en zoeken naar het bedrag onderaan een pagina die voor papier is gemaakt.
Een offerte achter een link kan zich aan het scherm aanpassen. De regels lopen onder elkaar, de tekst blijft leesbaar en de klant hoeft niets te downloaden. Hij leest op de plek waar hij de mail of het appje opent: in de trein, op de bank of in de pauze op zijn eigen werk. Je kunt de link ook in een appje plakken als je klant daar liever berichten krijgt. De link is uniek en niet te raden, dus alleen wie hem van jou krijgt, kan de offerte zien.
Daar zit ook het tweede verschil. De klant kan op dezelfde pagina akkoord geven en tekenen. Een printer of scanner komt er niet aan te pas. Wat bij een pdf drie handelingen waren, is nu een knop onderaan het stuk dat hij net heeft gelezen.
Wat jij te zien krijgt na het versturen
Met een bijlage verdwijnt je offerte in een map die je niet kunt zien. Met een link zie je de stand. Je ziet of de offerte verstuurd is, of de klant hem heeft bekeken, en of hij hem heeft geaccepteerd of afgewezen. Opent of tekent de klant, dan krijg je daar een mail over.
Dat helpt bij het opvolgen. Bel je een klant die de offerte nog niet heeft geopend, dan is je vraag een andere dan bij een klant die hem gisteren bekeek. In het eerste geval vraag je of hij hem goed heeft ontvangen. In het tweede geval vraag je of er nog iets onduidelijk is. Je hoeft niet te raden welk gesprek je gaat voeren.
Een digitale offerte kan ook een geldigheidsdatum hebben die echt iets doet. Na die datum kan de klant niet meer tekenen, en je klant kan vlak voor het verlopen een herinnering krijgen. Zo blijft een prijs van een paar maanden geleden niet zomaar openstaan.
Schrijven voor een klein scherm
Wie weet dat zijn klant op een telefoon leest, schrijft anders. Dat begint bij de volgorde. Op papier lees je van boven naar beneden en blader je terug als je iets zoekt. Op een telefoon scrolt de klant door en stopt hij waar het hem interesseert. Help hem daarbij:
- Zet de kern bovenaan: wat je gaat doen, voor wie en wanneer.
- Houd elke regel kort. Een korte omschrijving met een toelichting eronder leest prettiger dan een volle zin die over twee schermbreedtes loopt.
- Gebruik een toelichting per regel als iets uitleg nodig heeft, in plaats van een lange alinea onderaan.
- Maak de volgende stap duidelijk. De klant moet zonder zoeken zien wat hij doet als hij akkoord is.
Laat ook weg wat alleen op papier zin had. Een voorblad met je logo groot in het midden, een inhoudsopgave of een pagina met algemene tekst over je bedrijf: op een telefoon is dat allemaal scrollen voordat de klant bij zijn eigen klus is. Je voorwaarden horen er wel bij, maar ze hoeven niet bovenaan.
De pdf verdwijnt niet helemaal
Een digitale offerte betekent niet dat de pdf verdwijnt. Sommige klanten willen een document dat ze kunnen bewaren, doorsturen naar een boekhouder of uitprinten voor een gesprek aan de keukentafel. Een zakelijke klant heeft soms een inkoopafdeling die een bestand wil archiveren.
Dat kan naast elkaar bestaan. De link is de plek waar de klant leest en tekent. De pdf is het document dat erbij hoort voor wie het op papier of in een map wil hebben. Na het tekenen heb je allebei: een getekende offerte die je kunt downloaden, en een pagina waar de klant kan teruglezen wat hij heeft goedgekeurd. Of je een pdf ook als hoofdroute wilt houden, en wat daar de voor- en nadelen van zijn, is een eigen afweging.
Tekenen op afstand, en wat dat waard is
De vraag die dan opkomt: is een handtekening op een scherm net zo geldig als een handtekening op papier? Een digitale handtekening legt vast wie er tekende, wanneer en vanaf welk apparaat. Juridisch heet dat een gewone elektronische handtekening. Wat dat juridisch betekent en waar de grenzen liggen, is een onderwerp op zich. Voor nu is het genoeg om te weten dat je klant niet meer naar een printer hoeft om ja te zeggen.
Waar je mee begint
Je hoeft niet in een keer alles om te gooien. Neem de volgende offerte die je gaat maken en lees hem eens op je eigen telefoon voordat je hem verstuurt. Zie je meteen wat de klant krijgt en wat het kost? Moet je ver scrollen voordat het over zijn klus gaat? Staat er tekst in die alleen op papier nut had?
Die ene controle laat al zien wat er anders kan. Een offerte die op een klein scherm goed leest, doet het op een groot scherm ook. Andersom hoeft dat niet zo te zijn.
Twijfel je nog of je de pdf als bijlage wilt houden, achter de knop hieronder staat waar je dan op let.
