Het is oktober. De bladeren vallen, de dagen worden korter en je kijkt in je agenda naar december en januari. Daar staat nog niet veel. De zomer was druk, je hebt doorgewerkt en offertes gestuurd waar je kon, maar wat er na de feestdagen gebeurt, is nog open.
Hoe zorg je dat je voor de winter nog genoeg werk in de planning hebt? Niet met een reclamecampagne of een korting die je later spijt. Het antwoord ligt voor een groot deel in werk dat je al gedaan hebt: de offertes van afgelopen maanden, de klanten die je al kent en de manier waarop je nieuwe offertes nu opschrijft. Dit stuk is een lijstje voor deze weken, voor elk vak.
Loop de offertes van de zomer nog een keer langs
In de drukke maanden gaat er veel de deur uit. Een deel krijgt een ja, een deel een nee, en een deel krijgt helemaal geen antwoord. Die laatste groep is interessant. De klant heeft niet gezegd dat hij het niet wil. Hij heeft gewoon niets gezegd.
Daar zijn allerlei redenen voor. Misschien had hij zelf geen tijd in de zomer. Misschien wilde hij eerst de vakantie afwachten, of wachtte hij op een andere uitgave. Misschien is je mail ondergesneeuwd. Je weet het niet, en daarom is het de moeite waard om het te vragen.
Pak elke offerte erbij die je sinds het voorjaar hebt gestuurd en waarop de klant nooit heeft gereageerd. Haal eruit wat duidelijk niet meer speelt. Wat overblijft, krijgt een kort bericht of een telefoontje. Geen herinnering die klinkt als een aanmaning, maar een vraag: speelt dit nog, en zou de winter voor jou een goed moment zijn?
Is je offerte inmiddels verlopen, zeg dat er dan eerlijk bij. Je kunt hem opnieuw bekijken en met een nieuwe geldigheid sturen. Prijzen van materiaal kunnen intussen veranderd zijn, dus kijk elke regel na voor je iets toezegt.
Bied vaste klanten werk aan dat binnen kan
Je vaste klanten kennen je al. Ze weten hoe je werkt en ze hoeven niet meer te vergelijken. Dat maakt het makkelijker om hen iets voor te stellen, zeker als het werk is dat in de winter goed uit te voeren is.
Denk aan wat er bij jouw vak binnen gebeurt. Een plafond, een trap, een badkamer, de binnenkozijnen, een kast op maat, een meterkast die al lang op de lijst staat. Misschien heeft een klant zelf al eens iets genoemd dat hij nog wilde laten doen. Kijk in je eigen notities of eerdere offertes wat dat was.
Stuur geen algemene nieuwsbrief maar een persoonlijk bericht. Noem de klus waar het om ging en zeg dat je in de wintermaanden ruimte hebt. Een klant die toch al twijfelde over het moment, krijgt zo een reden om nu te beslissen.
- Noem een concreet stuk werk, geen vage uitnodiging.
- Zeg wanneer je kunt, in weken of in een maand.
- Bied aan om even te komen kijken, zodat de klant niet meteen een offerte hoeft aan te vragen.
Kies een startdatum en geldigheid die in de stille weken vallen
Bij nieuwe aanvragen kun je de planning ook sturen via de offerte zelf. Een offerte zonder startmoment laat de klant in het ongewisse. Een offerte met een startweek in januari laat zien dat je die periode al voor hem vrijhoudt.
Kijk welke weken bij jou het rustigst zijn en noem die als mogelijke start. Je hoeft geen harde datum te beloven; een startweek met de voorwaarde erbij is genoeg. De klant ziet dat er ruimte is, en jij vult de gaten die je zelf het beste kent.
Ook de geldigheid helpt. Stuur je in oktober een offerte met een geldigheid tot halverwege november, dan geef je de klant een moment om te beslissen. Dat is geen druk, het is duidelijkheid. Als het ja wordt, weet jij op tijd wat er in januari op je lijst staat.
Houd overzicht over wat er nog loopt
Al deze stappen werken alleen als je weet wat er openstaat. Wie offertes in losse mails en mapjes bewaart, mist er een paar. Dat is geen slordigheid, het is wat er gebeurt als je druk bent met het werk zelf.
Maak daarom een lijst van alle offertes die nog geen antwoord hebben, met de datum waarop je ze stuurde en wanneer ze verlopen. Zet bij elke regel wat je gaat doen: bellen, mailen of laten liggen tot een vaste datum. Kijk er elke week op dezelfde dag naar, juist ook als het druk is. Zo ligt er in oktober geen stapel die je eerst moet uitzoeken.
Wat dit stuk niet is
Dit is geen plan om in de winter net zoveel werk te hebben als in de zomer. Hoe stil het bij jou wordt, hangt af van je vak, je regio en je klanten. Voor de vraag hoe je je hele jaar indeelt, met de drukke en de rustige weken naast elkaar, is er een eigen stuk. Ook hoeveel offertes je per week moet versturen om genoeg werk te houden, is een andere vraag.
Dit stuk gaat over nu, over de weken waarin je nog iets kunt doen voor de agenda van december en januari. De offertes van de zomer nalopen, je vaste klanten iets aanbieden en je nieuwe offertes een startweek in de rustige periode meegeven. Dat zijn drie dingen die je deze week kunt beginnen.
Een vast ritme voor elk najaar
Wie dit een keer doet, merkt dat het werkt als gewoonte. Zet in je agenda voor elk jaar een moment in het vroege najaar waarop je je openstaande offertes en je vaste klanten langsloopt. Dan is de winter niet iets wat je overkomt, maar iets wat je voorbereidt.
Wil je zien hoe je je openstaande offertes ordent tot een werklijst waar je elke week mee verder kunt? Via de knop hieronder lees je welke vier dingen je erin wilt zien.
