Wat staat er nog open? en wat is het samen waard
Je weet wat je hebt verstuurd, maar niet wat er nog loopt. Zo maak je van je openstaande offertes een werklijst in plaats van een stapel.
- Al je offertes in een overzicht
- Mail wordt offerte in 1 klik
- Digitaal ondertekenen, eIDAS-conform
- Gratis starten met Starter
Je weet wat je hebt verstuurd, niet wat er nog loopt
Er is een moment waarop het kantelt. Bij vijf offertes per maand weet je uit je hoofd wat er open staat en wie je nog moet spreken. Bij twintig weet je het niet meer, en het gekke is dat je dat zelf niet merkt. Je hebt niet het gevoel dat je iets kwijt bent; je denkt gewoon aan de offertes die je toevallig het laatst hebt gemaakt.
Wat er dan gebeurt is niet dat je klanten kwijtraakt, maar dat je de verkeerde aandacht geeft. De offerte van gisteren volg je op omdat hij bovenop ligt, en de offerte van drie weken geleden waar de klant nog steeds over nadenkt, ligt onderin. Terwijl dat vaak juist de offerte is waar een belletje het verschil maakt.
Een overzicht van je openstaande offertes is daarom geen boekhouding en geen rapportage. Het is een werklijst: het zegt je wat je vandaag moet doen. Deze pagina gaat over de vier dingen die je erin wilt zien en over wat je er vervolgens mee doet.
De vier dingen die je van je openstaande offertes wilt weten
Hoeveel het er zijn
Het kale aantal, want dat is het getal dat je gevoel bijstelt. Denk je aan zes en zijn het er negentien, dan weet je meteen dat je op je geheugen niet meer kunt bouwen. En het is het enige getal dat je in een oogopslag kunt onthouden.
Wat ze samen waard zijn
De optelsom van alles wat nog kan doorgaan. Dat is geen omzet en je moet er ook niet mee rekenen alsof het dat is, maar het zegt wel iets over hoe vol je komende maanden zouden kunnen zijn. Bij een lege lijst weet je dat je aan de slag moet met aanvragen.
Welke het langst stilliggen
Sorteer op de datum waarop je hem verstuurde en kijk naar de onderkant. Daar zitten de offertes waar je nooit meer aan denkt en waar de klant vaak nog wel over twijfelt. Of hij hem uberhaupt heeft geopend, zie je bij zien of de klant je offerte heeft geopend.
Welke er deze week verlopen
Een offerte met een geldigheidsdatum die verloopt, is een reden om te bellen die niet gemaakt hoeft te worden. Hoe je die datum kiest en opschrijft staat op de geldigheidsduur van je offerte.
Van stapel naar werklijst in 3 stappen
Zet ze een keer allemaal op een rij
Alles wat je hebt verstuurd en waar nog geen ja of nee op is gekomen. Waarschijnlijk zitten er een paar tussen waarvan je allang weet dat het niets wordt; die haal je er meteen af en dan is je lijst al eerlijker. Waar je zo'n overzicht vindt, staat bij alle functies op een rij.
Geef elke offerte een vervolgstap en een datum
Niet meer dan dat: wat ga je doen en wanneer. Bellen, mailen, of niets tot een afgesproken moment. Een offerte zonder vervolgstap is de reden dat lijsten vollopen. Hoe je dat opvolgen aanpakt staat op offertes opvolgen.
Loop de lijst een vast moment per week door
Een half uur op een vaste dag is genoeg en het werkt beter dan er elke dag even naar kijken. Wat er nee is geworden, gaat naar je archief; zie een offerte-archief opbouwen.
Veelgestelde vragen
Wanneer is een offerte niet meer openstaand?
Als er een ja of een nee is, of als hij is verlopen en je hem niet verlengt. Dat laatste is de categorie die lijsten laat vollopen: hij is niet afgewezen, hij is gewoon oud geworden. Behandel verlopen als een antwoord en haal hem van je lijst.
Moet ik de waarde van openstaande offertes meetellen in mijn planning?
Als richting wel, als bedrag niet. Het zegt of je de komende maanden werk kunt verwachten, niet hoeveel er binnenkomt. Ga je op die optelsom rekenen, dan plan je op werk dat nog niet is gegund en dat komt altijd een keer verkeerd uit.
Hoe vaak moet ik een openstaande offerte opvolgen?
Twee keer is voor de meeste klussen genoeg: een keer kort na het versturen en een keer voor de vervaldatum. Meer werkt zelden en het maakt het gesprek ongemakkelijk. Wat wel helpt, is dat de tweede keer een aanleiding heeft die niet van jou komt.
Kan ik zien of een klant mijn offerte heeft bekeken?
Dat is een handig signaal om te weten wanneer je belt, en het is iets anders dan een antwoord. Hoe je dat leest staat op de leesbevestiging.
Wat doe ik met een klant die al drie weken niets laat horen?
Bel in plaats van te mailen, en stel een vraag waar geen ja of nee op past. Vraag niet of hij er al uit is, maar wat er nog ontbreekt om een keuze te maken. Wat je verder kunt doen om je kansen te vergroten staat op de kans dat je offerte wordt getekend.
Hoe werkt OfferteKlik?
OfferteKlik leest je aanvraag of klantmail uit de inbox en zet die in 1 klik om in een verzendklare offerte in je eigen huisstijl. De klant tekent direct digitaal, eIDAS-conform.
Zet al je offertes in een overzicht dat je bijhoudt
Hoeveel er open staan, wat ze samen waard zijn, welke stilliggen en welke verlopen. Start gratis en werk vanaf vandaag met een lijst in plaats van een stapel.
Gratis starten