De klus is af, de klant is tevreden en jij gaat zitten voor de eindafrekening. Dan zie je het lijstje dat je in je hoofd had weggezet: drie rollen isolatie die over zijn, een emmer voorstrijk die nog halfvol is, een stapel plinten die je ruim had besteld. Wat doe je daarmee op de rekening? Haal je het eraf, laat je het staan, of neem je het mee en zeg je er niets over?
Die vraag komt pas aan het eind, en dat is precies het probleem. Op dat moment heb je geen afspraak om op terug te vallen, alleen een gevoel van wat redelijk is. En jouw gevoel en dat van de klant liggen zelden op dezelfde plek.
Waarom de eindafrekening het verkeerde moment is
Bij het afrekenen wil iedereen klaar zijn. De klant heeft al een totaalbedrag in zijn hoofd en verwacht geen nieuwe regels meer. Jij wilt geen gedoe over een paar pakken laminaat na weken goed werk. Dus wordt het restmateriaal soms in stilte opgelost: jij neemt het mee, of je laat het staan, en geen van beiden zegt er iets over.
Dat werkt zolang niemand er later op terugkomt. Maar de klant die een half jaar later een kapotte tegel heeft, vraagt zich af waar de rest is gebleven. En de klant die een factuur ziet met materiaal dat nog in zijn schuur staat, vraagt zich af waarom hij dat betaalt en jij het niet terugneemt.
Op de eindafrekening kun je dat niet meer goed oplossen. Je kunt alleen nog uitleggen, en uitleggen achteraf klinkt al snel als verdedigen.
Wat je vooraf al weet
Het goede nieuws is dat je veel restanten al ziet aankomen als je de offerte maakt. Je weet welk materiaal je per verpakking moet kopen. Je weet dat je bij tegels en vloeren een marge neemt voor snijwerk en breuk. Je weet dat een rol kabel of een pak schroeven niet precies opgaat.
Dat betekent dat je op het moment van calculeren al een keuze kunt maken over wat er met het overschot gebeurt. Niet per stuk, maar als lijn. Een paar vragen helpen daarbij:
- Reken je de hele verpakking door aan de klant, of alleen wat je verwacht te verbruiken?
- Wil de klant iets achterhouden voor reparaties later, zoals een paar tegels uit dezelfde partij?
- Neem je ongebruikt materiaal mee naar je volgende klus, en zo ja, verlaag je dan de rekening?
- Kan een ongeopende verpakking terug naar de leverancier, en wie krijgt dan het verschil?
Op elk van die vragen is meer dan een goed antwoord mogelijk. Het gaat er niet om welk antwoord je kiest, maar dat je het kiest voordat de klant tekent.
Drie manieren om het op de eindafrekening te verwerken
Als de afspraak in je offerte staat, is de eindafrekening ineens een rekensom en geen gesprek meer. Grofweg zijn er drie lijnen die vakmensen kiezen.
De eerste is dat de klant de hele verpakking betaalt en het restant bij hem blijft. Op de eindafrekening verandert dan niets. Je laat het restant netjes achter, liefst met een label erop, en de klant weet waar hij het kan vinden als hij het nodig heeft.
De tweede is dat jij het restant meeneemt en de klant alleen betaalt voor wat erin zit. Dan hoort er op de eindafrekening een correctieregel bij, of je hebt in de offerte al gerekend met verbruik in plaats van verpakking. Dat vraagt meer werk bij het tellen, maar de klant ziet wel dat hij niet betaalt voor wat jij meeneemt.
De derde is een mengvorm: je laat bewust een hoeveelheid achter voor later, en wat daarboven over is gaat mee. In de offerte staat dan een aparte regel voor reservemateriaal, zodat de klant weet dat hij daarvoor betaalt en waarom.
Wat bij jou past, verschilt per vak en per soort klant. Een schilder met een paar liter verf over denkt er anders over dan een vloerenlegger met een pallet ondervloer. Zolang je de lijn in je offerte zet, maakt het weinig uit welke het is.
Wat je op de eindafrekening zelf opschrijft
Ook met een afspraak vooraf is het verstandig om op de eindafrekening iets te zeggen over het restmateriaal. Niet als nieuwe post, maar als bevestiging van wat er al was afgesproken. Een zin volstaat: welk materiaal er is achtergelaten en waar het staat, of dat het overschot conform de offerte is meegenomen.
Heb je een correctie, zet die dan als eigen regel met een korte omschrijving. Een minbedrag zonder uitleg roept vragen op. Een regel die zegt welk materiaal ongebruikt is teruggenomen, laat zien dat je eerlijk rekent.
Heb je een retour bij de leverancier gedaan, noem dat dan ook. De klant hoeft de bon niet te zien, maar hij wil wel weten dat het geld ergens terecht is gekomen.
Waar het toch nog misgaat
De lastigste situatie is meerwerk. Tijdens de klus komt er iets bij, je bestelt extra materiaal, en daarvan blijft weer iets over. Dat restant valt buiten je oorspronkelijke afspraak, tenzij je die afspraak zo hebt geschreven dat hij ook voor meerwerk geldt. Kijk dus bij het vastleggen van meerwerk of je dezelfde lijn aanhoudt.
Een tweede valkuil is materiaal dat de klant zelf heeft aangeschaft. Dat is van hem, ook als jij het hebt verwerkt en er iets over is. Neem dat nooit mee zonder te vragen, hoe klein het restje ook lijkt.
En een derde is het verschil tussen restmateriaal en afval. Snijresten, lege verpakkingen en kapotte stukken zijn geen restant waar de klant iets mee kan. Die vallen onder het afvoeren van afval, en dat spreek je los van het restmateriaal af.
Een zin die veel discussie scheelt
Het hoeft geen hoofdstuk te worden in je voorwaarden. Een enkele regel in je offerte over wat er met overgebleven materiaal gebeurt, is genoeg om de eindafrekening rustig te houden. De klant leest hem bij het tekenen, jij verwijst ernaar bij het afrekenen, en niemand hoeft na afloop te raden.
Wil je zien hoe je zo'n regel opschrijft voor de situaties die je het vaakst tegenkomt? Op de pagina achter de knop staan ze naast elkaar.
