Hulp & uitleg

Je maakt een account aan op offerteklik.nl en logt in. Er is niets te installeren en je hebt geen eigen server nodig: je werkt in je eigen account op onze site.

Klik in je OfferteKlik-dashboard op de knop + Nieuwe offerte. Kies een klant uit je contactenlijst (of voeg er direct een toe) en vul de offerteregels in met je producten of diensten. Je kunt handmatig regels toevoegen of producten uit je catalogus selecteren. Stel een verloopdatum in, voeg eventueel een persoonlijke inleidingstekst toe en klik op Versturen. Je klant ontvangt de offerte per e-mail met een link om deze online te bekijken en digitaal te ondertekenen. In je dashboard kun je vervolgens zien of de offerte is bekeken of ondertekend.

In je bedrijfsprofiel vul je je bedrijfsnaam, KvK-nummer, BTW-nummer en vestigingsadres in. Upload je bedrijfslogo (aanbevolen formaat: PNG of SVG, minimaal 200x200px) en kies een accentkleur die past bij je huisstijl. Deze gegevens verschijnen automatisch op al je offertes. Als je meerdere bedrijven hebt, kun je via de multi-bedrijf functie meerdere profielen aanmaken en eenvoudig wisselen tussen bedrijven.

Met Inbound Mail kun je offerteaanvragen automatisch laten binnenkomen in OfferteKlik. Kopieer het unieke doorstuuradres dat OfferteKlik voor je aanmaakt. Stel in je e-mailclient (Gmail, Outlook, etc.) een automatische doorstuurregelzodat aanvragen naar dit adres worden gestuurd. Zodra een e-mail binnenkomt, leest OfferteKlik de inhoud en zet automatisch een offerte-concept klaar. Je hoeft het concept alleen nog te controleren en te versturen. Dit scheelt je het overtypen van elke aanvraag en voorkomt dat aanvragen verloren gaan in je inbox.

Vul de productnaam, beschrijving, eenheidsprijs en BTW-tarief in. Je kunt kiezen uit eenheden zoals "uur", "stuk", "project" of een eigen eenheid invoeren. Producten in je catalogus kun je later met een klik toevoegen aan nieuwe offertes, wat het aanmaakproces enorm versnelt. De 1-klik offerte gebruikt je catalogus ook om automatisch de juiste producten en prijzen voor te stellen bij nieuwe aanvragen.

Vul de bedrijfsnaam, contactpersoon, e-mailadres en eventueel het KvK-nummer en adres in. Zodra een klant is opgeslagen, kun je deze selecteren bij het aanmaken van nieuwe offertes. Al je offertegeschiedenis per klant is overzichtelijk terug te vinden op de klantpagina.

De 1-klik offerte werkt zo: een binnenkomende klantmail (via je forward-adres) wordt direct omgezet naar een concept-offerte. We halen de klantgegevens uit de mail-header, nemen het onderwerp over uit de subject, en plaatsen producten uit jouw catalogus alvast als regels op basis van keywords in de mail-body, bijvoorbeeld "8 uur" of "tegelvloer". Het resultaat is een concept-offerte die je nog moet controleren en bewerken voor je verstuurt. Geen LLM, geen "leren van stijl", gewoon een snelle pipeline.

De kwaliteit van 1-klik offertes hangt af van twee dingen: je productcatalogus en de mail die binnenkomt. Zorg dat je producten een duidelijke naam hebben (bv. "Tegelwerk badkamer per m²", niet "Werk 1") en actuele prijzen. Hoe specifieker de naam, hoe beter we 'm matchen op keywords uit de klant-mail. Heeft de klant een vaag mailtje gestuurd? Bewerk gerust het concept voor je verstuurt, dat is sneller dan vanaf nul beginnen.

Nadat OfferteKlik een offerte-concept heeft gegenereerd, opent OfferteKlik automatisch de offerte-editor. Hier kun je alle onderdelen aanpassen: de inleidingstekst, offerteregels, prijzen, aantallen, BTW-tarieven en de verloopdatum. Nieuwe regels toevoegen of bestaande verwijderen kan ook. We raden aan om het concept altijd even door te lezen voordat je het verstuurt, met name de prijzen en projectomschrijving. OfferteKlik levert een sterk startpunt, maar jij kent je klant het beste. Controleer ook of de juiste klantgegevens zijn ingevuld.

Wanneer een aanvraag binnenkomt, vergelijkt OfferteKlik de gevraagde diensten met de producten in je catalogus. Als er een match is, worden de catalogusprijs, omschrijving en BTW-tarief automatisch overgenomen. Dit zorgt voor consistente prijzen over al je offertes heen. Als OfferteKlik geen passend product vindt, maakt het een suggestie op basis van vergelijkbare items. Je kunt na afloop de niet-herkende diensten eenvoudig als nieuw product opslaan in je catalogus. Hoe uitgebreider je catalogus, hoe sneller en nauwkeuriger de 1-klik offertes worden.

Met het gratis pakket verstuur je onbeperkt offertes. De automatische aanmaakacties horen bij de mail-naar-offerte inbox en staan in het gratis pakket uit. Met Starter (vanaf 10 euro per maand) of Pro krijg je onbeperkte automatische aanmaakacties, zodat je elke aanvraag automatisch kunt laten verwerken.

Vul minimaal de bedrijfsnaam en het e-mailadres in. Optioneel kun je ook de contactpersoon, het telefoonnummer, KvK-nummer, BTW-nummer en het volledige adres invullen. Hoe meer je invult, hoe completer je offertes automatisch worden gegenereerd. Je kunt ook direct vanuit het offerte-aanmaakscherm een nieuwe klant toevoegen zonder het formulier te verlaten. Alle klantgegevens worden versleuteld opgeslagen.

Je kunt alle velden aanpassen: bedrijfsnaam, contactpersoon, e-mail, telefoon, KvK-nummer, BTW-nummer en adresgegevens. Wijzigingen worden doorgevoerd in alle toekomstige offertes voor deze klant. Bestaande, reeds verstuurde offertes blijven ongewijzigd. Op de klantpagina zie je ook een overzicht van alle offertes die je eerder aan deze klant hebt verstuurd, inclusief hun status.

Geef het product een duidelijke naam, een omschrijving en stel de standaardprijs in. Kies het BTW-tarief (21%, 9% of 0%) en de eenheid waarmee je het product aanbiedt (uur, stuk, dag, project, maand, etc.). Je kunt ook een eigen eenheid typen. Opgeslagen producten verschijnen in de productcatalogus en zijn met een klik toe te voegen aan elke offerte. De 1-klik offerte gebruikt deze catalogus ook om automatisch de juiste producten te selecteren bij nieuwe aanvragen.

In de offerte-editor zie je naast de knop "+ Regel toevoegen" ook de knop Uit catalogus. Klik hierop om je productcatalogus te openen. Zoek het gewenste product op naam of blader door de lijst en klik op het product om het direct als offerteregel toe te voegen. De naam, omschrijving, prijs, eenheid en BTW-tarief worden automatisch ingevuld vanuit je catalogus. Je hoeft alleen nog het aantal aan te passen. Dit bespaart tijd en zorgt voor consistente prijzen over al je offertes heen.

OfferteKlik heeft dertien PDF-layouts. Na het kiezen van een template kun je de accentkleur aanpassen aan je huisstijl, een inleidingstekst instellen die standaard op elke offerte verschijnt, en een afsluitende tekst met betalingsvoorwaarden toevoegen. Wijzigingen worden direct toegepast op alle nieuwe offertes. Bestaande verstuurde offertes behouden hun originele opmaak.

Ondersteunde formaten zijn PNG, JPG en SVG. Voor het beste resultaat gebruik je een transparant PNG-bestand van minimaal 400x400 pixels. Je logo verschijnt automatisch linksboven op elke offerte. Je kunt je accentkleur instellen. Deze kleur wordt gebruikt voor koppen, knoppen en de statusbalk in je offertes. Kies een kleur die past bij je huisstijl. De voorbeeldweergave toont direct hoe je offerte eruitziet. Je kunt ook je naam en functie toevoegen die onderaan elke offerte verschijnen.

Er zijn twee tekstvelden: Introductie en Afsluiting. De introductietekst verschijnt bovenaan elke nieuwe offerte, vlak onder de klantgegevens. Gebruik dit voor een persoonlijke begroeting of een samenvatting van je werkwijze. De afsluittekst verschijnt onderaan de offerte, na de regels en het totaalbedrag. Hier kun je betalingsvoorwaarden, geldigheidstermijnen of je contactgegevens plaatsen. Beide teksten worden standaard ingevuld bij nieuwe offertes, maar je kunt ze per offerte aanpassen.

Klik in de offerte-editor op de knop Preview om te zien hoe je offerte er voor je klant uitziet. De preview opent in een nieuw venster en toont de volledige offerte inclusief je logo, huisstijlkleuren, inleidingstekst, offerteregels met prijzen en de ondertekeningsknop. Controleer hier of alles correct is opgemaakt voordat je de offerte verstuurt. Je kunt de preview ook gebruiken om te checken of je bedrijfsgegevens correct weergegeven worden. Eventuele aanpassingen maak je terug in de editor en je kunt direct opnieuw een preview openen.

Elke offerte die je aanmaakt in OfferteKlik kan ook als PDF worden gedownload. Open de offerte en klik op het menu-icoon (drie puntjes) rechtsboven en kies PDF downloaden. Het PDF-document bevat je volledige bedrijfslogo, klantgegevens, alle offerteregels met prijzen en BTW, en je standaardteksten, allemaal opgemaakt in je gekozen template en huisstijlkleuren. De PDF is geschikt voor afdrukken op A4-formaat. Je klant kan vanuit de online offerteweergave ook zelf de PDF downloaden. PDF-export is beschikbaar op alle abonnementen.

Wil je je klant meerdere opties aanbieden? In de offerte-editor kun je regels markeren als optioneel door het vinkje Optioneel aan te zetten bij een offerteregel. Optionele regels staan apart op de offerte, en je kunt het totaal met en zonder die opties laten zien. Dit is ideaal als je een basispakket en een uitgebreid pakket wilt aanbieden, of wanneer bepaalde werkzaamheden afhankelijk zijn van de keuze van de klant.

Bij elke offerteregel kun je een kortingspercentage instellen. Klik op het kortingsicoon naast de regel en vul het gewenste percentage in (bijvoorbeeld 10%). De korting wordt automatisch berekend en het totaalbedrag wordt direct bijgewerkt. De klant ziet op de offerte het originele bedrag, het kortingspercentage en het bedrag na korting. Dit maakt de korting transparant en professioneel. Je kunt per regel een ander kortingspercentage instellen. Korting is een krachtig middel om klanten over de streep te trekken zonder je standaardtarieven aan te passen.

OfferteKlik heeft een REST-API waarmee een ontwikkelaar eigen koppelingen kan bouwen. Een kant-en-klare Zapier-app is er nog niet.

Alles wat in het dashboard kan, gaat via onze eigen API en werkt vanuit een ingelogde sessie. Een aparte ontwikkelaarssleutel en uitgaande webhooks zijn er nog niet.