Je merkt het niet op een dag. Je merkt het aan een week waarin alles klopte en er aan het eind toch minder overbleef dan je had gedacht. De groothandel rekent anders dan vorig jaar, je bus staat vaker stil, de verzekering ging omhoog, en jouw uur staat nog op wat je erop zette toen je begon.
Dan weet je wat er moet gebeuren. En dan komt het stuk waar je tegenop ziet: het vertellen aan de mensen die je al jaren bellen, die je nooit hebben laten wachten op hun geld, en bij wie je zonder aanbellen naar binnen loopt.
Dit stuk gaat over die volgorde. Eerst zelf weten wat er verandert, dan een datum kiezen, dan het vertellen, en pas daarna een offerte sturen waar het nieuwe bedrag in staat.
Eerst uitrekenen, dan pas praten
Een prijsverhoging die je niet kunt uitleggen, wordt een onderhandeling. Een die je wel kunt uitleggen, wordt een mededeling. Het verschil zit in het werk dat je ervoor doet, en dat werk doe je voor jezelf en niet voor de klant.
Ga langs de kosten die per klus terugkomen. Materiaal is het duidelijkst, want dat zie je op je eigen inkoopfacturen staan. Daarna komt alles wat niet op een klus staat maar er wel bij hoort: de bus, het gereedschap dat op is, de verzekeringen, de uren die je thuis aan offertes en administratie zit. Die uren staan op geen enkele klus en vallen daardoor buiten je rekensom, terwijl ze wel jouw tijd zijn.
Als je dit eenmaal op een rij hebt, weet je ook waar de verhoging zit. Soms zit ze in je uur. Soms zit ze helemaal niet in je uur maar in materiaal dat je tot nu toe doorgaf zonder er iets voor te rekenen, terwijl het halen, tillen en ruilen ervan wel jouw tijd is.
Dat onderscheid helpt je later in het gesprek. Je vertelt niet dat alles duurder wordt. Je vertelt welk deel van je werk anders geprijsd wordt en waarom.
Kies een datum en houd hem aan
Een verhoging zonder ingangsdatum verandert elk gesprek in een apart gesprek. De ene klant hoort het eerder dan de andere, iemand die vorige maand een offerte kreeg vraagt of hij nog onder het oude tarief valt, en jij bent het na een tijdje zelf kwijt.
Kies daarom een dag waarop het ingaat en laat die voor iedereen gelden. Een nieuw kwartaal of een nieuw jaar werkt het makkelijkst, omdat het een moment is dat de klant zelf ook herkent.
Spreek meteen met jezelf af wat er met lopende dingen gebeurt. Een offerte die je hebt verstuurd en die nog geldig is, blijft staan zoals hij staat. Dat is precies waarom er een geldigheidstermijn in hoort: hij zegt tot wanneer jouw prijs jouw prijs is, en daarna niet meer. Een klus die al is getekend, verandert niet. Werk dat pas na de ingangsdatum wordt aangevraagd, valt onder het nieuwe tarief.
Als je dat voor jezelf op papier hebt, hoef je het in geen enkel gesprek ter plekke te bedenken.
Vertel het voordat je het opstuurt
Hier zit een stille fout. Je stuurt de vaste klant gewoon je volgende offerte, met het nieuwe bedrag erin, en je wacht af.
Wat er dan gebeurt is niet dat hij het te duur vindt. Wat er gebeurt is dat hij zich afvraagt sinds wanneer dat zo is, of hij het eerder ook al betaalde zonder het te weten, en of hij het nog wel goed had ingeschat. Dat is een ander soort twijfel dan een twijfel over geld, en die krijg je moeilijker weg.
Vertel het dus apart en vooraf. Bij een klant die je regelmatig spreekt, hoort dat gewoon in een gesprek thuis, niet in een bericht. Bij een klant die je vooral per mail spreekt, is een kort bericht prima. In beide gevallen zeg je hetzelfde: dat je tarief per die datum verandert, in welke richting, en dat je het even wilde zeggen voordat het in een offerte staat.
Verontschuldig je niet en verdedig je niet. Je vraagt geen toestemming. Je vertelt hoe het per die datum is, zoals je leverancier dat bij jou ook doet.
Wat er in je offerte verandert
Na de ingangsdatum verandert er iets meer dan alleen een getal.
Zet in je offertes het uur en het materiaal uit elkaar, als je dat nog niet deed. Een klant die een verhoging heeft gehoord, kan de eerste keer daarna nauwkeuriger kijken naar wat er staat. Als hij dan alleen een totaal ziet, heeft hij niets om zijn blik op te laten rusten en wordt dat totaal het hele gesprek.
Zet er ook de geldigheidstermijn in, elke keer. Dat is geen truc om haast te maken, het is wat je in staat stelt om volgend jaar opnieuw iets aan te passen zonder dat er discussie ontstaat over een prijs die ergens in een oude mail staat.
En houd de omschrijving van je werk gelijk aan wat je vorig jaar opschreef. Als het bedrag verandert en de tekst ook, lijkt het alsof je iets anders bent gaan doen.
Wat je aan het eind overhoudt
Wat jouw klanten hierna doen, kan niemand je vooraf vertellen. Jouw klanten zijn niet die van iemand anders.
Wat je wel in de hand hebt, is de volgorde. Eerst weten wat er verandert en waarom. Dan een datum. Dan het vertellen. Dan pas de offerte. In die volgorde is het een mededeling, en in elke andere volgorde is het een onderhandeling die je zelf bent begonnen.
