Een schilder stuurt een offerte. Een webbouwer stuurt een voorstel. Een adviesbureau stuurt een plan van aanpak. Alle drie willen ze hetzelfde: dat de klant ja zegt en dat er werk komt. Waarom heet het dan bij de een zo en bij de ander anders?
Het antwoord zit minder in regels dan in wat je verkoopt. Je woordkeus verraadt hoe concreet de klus al is wanneer je je prijs noemt. En als je dat weet, kun je het woord ook bewust kiezen in plaats van het over te nemen van wie je toevallig kent in je vak.
Over de juridische kant gaat dit stuk niet. Of een woord meer of minder bindt, is een vraag voor een jurist en niet voor een blog. Hier gaat het om wat de klant leest, en wat hij verwacht als hij het ene of het andere woord ziet staan.
Een offerte: een omschreven klus met een prijs
Een offerte gaat uit van een klus die je kunt omschrijven. De klant weet wat hij wil, of jij hebt het samen met hem vastgesteld. Een woonkamer schilderen, een badkamer betegelen, een dakgoot vervangen.
Omdat de klus vastligt, kun je hem in posten verdelen en elke post een prijs geven. De klant leest wat je gaat doen, wat het kost en wanneer je het doet. Als hij akkoord geeft, weet iedereen wat er gaat gebeuren.
Een klant die het woord offerte ziet, verwacht dus vooral een prijs. Daarbij gaat hij ervan uit dat de omschrijving past bij zijn vraag, en dat hij het bedrag kan herleiden tot de posten.
Een voorstel: een aanpak met een prijs erbij
Een voorstel gaat een stap eerder in. De klant heeft een vraag of een probleem, maar de oplossing ligt nog niet vast. Hij wil een website, maar weet nog niet welke pagina's. Hij wil zijn kantoor anders inrichten, maar weet nog niet hoe.
In een voorstel beschrijf je eerst hoe jij het zou aanpakken. Welke stappen je zet, wat je oplevert, en wat je van de klant nodig hebt. Pas daarna komt de prijs, soms als totaal, soms per fase.
Een klant die het woord voorstel leest, verwacht dus meer dan een prijs. Hij verwacht dat je zijn vraag hebt begrepen en dat je laat zien hoe je hem gaat helpen. Een voorstel dat alleen een lijst met posten bevat, kan voor hem lezen als een offerte met een ander etiket.
En een plan van aanpak?
Een plan van aanpak gaat nog verder in op de werkwijze. Het komt voor bij advieswerk en bij grotere projecten, waar de klant eerst wil weten hoe het werk verloopt voordat hij over geld praat. De prijs is dan een onderdeel van het plan, en niet het begin ervan.
Of jij het ooit nodig hebt, hangt af van je werk. Het is wel goed om te weten dat het bestaat, omdat een klant die gewend is aan plannen van aanpak ook meer uitleg verwacht als hij jouw stuk leest.
Welk woord past bij jouw werk?
Kijk naar hoe je werk eruitziet op het moment dat je je prijs noemt.
Ligt de klus vast en kun je hem in posten omschrijven? Dan is offerte het woord dat de klant verwacht. Hij leest een prijs, ziet wat erin zit en kan kiezen.
Moet je eerst uitleggen hoe je het aanpakt, omdat de klant dat nog niet weet? Dan past voorstel beter. Hij leest je aanpak en ziet waarom jouw prijs is wat hij is.
Er zijn ook mengvormen. Een interieurbouwer kan een voorstel sturen met een ontwerp en een aanpak, en daarna een offerte met de posten als het ontwerp vastligt. Een webbouwer kan een voorstel met een vaste prijs per fase sturen, wat in de praktijk dicht bij een offerte komt.
Het woord en de inhoud moeten kloppen
Verwarrend wordt het bij een stuk waarvan het woord en de inhoud niet bij elkaar passen. Een voorstel dat alleen uit regels met bedragen bestaat. Of een offerte die drie pagina's uitleg geeft en de prijs pas aan het eind noemt.
De klant leest het woord bovenaan en verwacht iets. Als de inhoud iets anders geeft, moet hij zelf uitzoeken wat je bedoelt. Kies daarom eerst wat je wilt laten zien, een prijs voor een omschreven klus of een aanpak met een prijs, en noem het stuk daarna.
Wat er na het ja komt
Welk woord je ook kiest, op een gegeven moment zegt de klant ja. Dan wil je dat vastleggen: wat er is afgesproken, voor welke prijs en wanneer je begint. Daarvoor bestaat een eigen document, en hoe je bepaalt wanneer je een offerte stuurt en wanneer een bevestiging van de opdracht, staat uitgewerkt achter de knop.
