Het mailtje komt op maandag binnen. Een klant vraagt drie partijen om een offerte, en wil ze allemaal voor vrijdag om twaalf uur hebben. Jij zit die week al vol met werk. Je wilt meedoen, want de klus past bij je, maar je wilt ook geen halve offerte sturen die je later moet verdedigen.
Als zzp'er een offerte deadline halen is meestal geen kwestie van harder werken. Het is een kwestie van de juiste dingen op het juiste moment doen. Dit stuk loopt de week door, van het eerste mailtje tot het moment dat je op verzenden drukt.
Meteen laten weten dat je meedoet
Het eerste wat je doet, nog voor je iets uitrekent, is antwoorden. Kort: je hebt de aanvraag ontvangen, je doet mee en je stuurt je offerte voor de genoemde dag. Dat kost je een paar minuten en het doet twee dingen.
De klant weet dat hij op je kan rekenen. Wie een aanvraag bij meerdere partijen uitzet, houdt bij wie reageert. Een vakman die meteen iets laat horen, staat al op de lijst voordat er een bedrag is.
En jij hebt het voor jezelf vastgelegd. De vrijdag staat nu in je agenda, en niet alleen in een mail die tussen de rest wegzakt.
Vragen wat je mist, op dag een
Lees de aanvraag direct helemaal door en kijk wat er ontbreekt. Maten, foto's, de bereikbaarheid van de plek, of de klant zelf materiaal heeft, wanneer het werk moet gebeuren. Stuur je vragen in dezelfde mail of meteen daarna.
Hoe eerder je vraagt, hoe meer tijd de klant heeft om te antwoorden. Stel je je vragen pas op donderdagavond, dan krijg je het antwoord misschien pas na de deadline. Dan moet je kiezen tussen gokken en te laat zijn.
Moet je ter plekke kijken, plan dat dan zo vroeg mogelijk in de week. Een kort bezoek op dinsdag na je werk geeft je meer zekerheid dan een uur rekenen op donderdag op basis van een paar onscherpe foto's.
Hergebruiken wat je al hebt
Je hebt dit soort werk eerder gedaan. Er ligt ergens een offerte voor een vergelijkbare klus, met regels die je toen zorgvuldig hebt opgezet. Begin daar, en niet met een leeg document.
- Neem de opbouw over: de volgorde van werkzaamheden, je vaste voorwaarden, je manier van materiaal noemen.
- Loop elke prijs na. Wat vorig jaar klopte, kan nu anders zijn, zeker bij materiaal.
- Pas de omschrijving aan op deze klant. Een offerte waarin nog de naam of het adres van een vorige klant staat, kost je meer dan de tijd die je wilde besparen.
Wie zijn vaste regels en teksten op een plek bewaart, hoeft in een drukke week alleen te doen wat echt per klus verschilt. Zo blijft het maken van deze offerte klein, ook als de rest van je week vol zit.
Een vast moment in je week
Spreek met jezelf een moment af waarop je de offerte maakt. Niet tussendoor, niet op je telefoon tussen twee klussen, maar een blok waarin je er even voor gaat zitten. Bij veel zzp'ers is dat een avond of een vroege ochtend. Het maakt niet uit welke, als het maar vaststaat.
Plan dat moment een dag voor de deadline, en niet op de laatste ochtend. Dan heb je ruimte als er toch nog een vraag blijkt te zijn, of als je de offerte na een nacht slapen nog een keer wilt doorlezen.
Wat je doet als het echt niet lukt
Soms gaat het mis. Een klus loopt uit, je wordt ziek of de klant antwoordt niet op je vragen. Dan heb je drie mogelijkheden, en ze zijn alle drie beter dan een offerte die op het laatste moment in elkaar is gezet.
Je kunt om uitstel vragen. Doe dat ruim voor de deadline, met een reden en een nieuwe datum. Een klant die drie offertes wil vergelijken, wacht soms liever een dag op de derde dan dat hij er maar twee heeft.
Je kunt een offerte sturen met een duidelijk voorbehoud. Noem precies wat je nog niet weet en hoe dat de prijs kan veranderen. Dat is iets anders dan een halve offerte: het is een volledige offerte met een eerlijke grens.
En je kunt afzeggen. Ook dat doe je op tijd en vriendelijk. Een klant die weet dat je het nu niet redt, belt je misschien bij de volgende klus wel. Een klant die vrijdagmiddag nog niets heeft gehoord, doet dat waarschijnlijk niet.
Na het versturen
Is de offerte weg, laat dat dan ook even weten in een korte mail. De klant weet dat hij compleet is, en jij kunt de klus uit je hoofd zetten tot je antwoord krijgt. Noteer voor jezelf wanneer je iets van je laat horen als het stil blijft. Zo is de deadline niet het einde van je werk aan deze offerte, maar een tussenstap.
Benieuwd hoe een zzp'er een aanvraag in een vast blok omzet in een offerte die de deur uit kan? De knop hieronder laat de stappen zien.
