De aanvraag kwam vanochtend binnen, je hebt de hele dag gewerkt en nu is het acht uur. De verleiding is groot om het tot zondag te laten liggen. Alleen: wie een vakman zoekt, vraagt meestal drie partijen. De eerste die reageert zit al in gesprek terwijl jij nog aan het typen bent, en dat gesprek gaat dan vaak niet meer over prijs maar over wanneer je kunt.
De tijd zit niet in het rekenen
Vraag een zzp’er hoe lang hij over een offerte doet en hij noemt het rekenwerk. Kijk je mee, dan gaat de meeste tijd naar opzoeken. Waar was die mail ook alweer, hoe heet dat bedrijf precies, welk adres, en wat rekende ik vorige keer voor iets vergelijkbaars. Dat zijn vier keer twee minuten en drie keer afgeleid raken.
Zet die dingen bij elkaar voordat je een letter typt. Naam, adres en de vraag zelf staan meestal al in de aanvraagmail en kun je er letterlijk uit overnemen. Wat je zelf toevoegt is de prijs, de planning en de voorwaarden. Als je dat scheidt, merk je dat het schrijven zelf nog geen tien minuten kost.
Drie of vier regels zijn genoeg
Een offerte van twee kantjes leest niemand. Een klant kijkt naar wat hij krijgt, wat het kost en wanneer je kunt. Drie of vier regels met een duidelijke omschrijving doen meer dan een lap tekst waarin je alles probeert af te dekken. Bovendien helpt het jezelf: per regel een prijs betekent dat je per onderdeel kunt schuiven als de klant iets wil weglaten.
- Wat je doet, in de woorden van de klant en niet in vaktermen.
- Wat het kost, met de btw apart zodat een particulier meteen het eindbedrag ziet.
- Wanneer je kunt beginnen en hoeveel dagen je nodig hebt.
- Hoelang de prijs geldig is.
- Wat er niet bij zit, bijvoorbeeld afvoer of materiaal dat hij zelf levert.
Verstuur hem voordat je hem mooi maakt
Perfectioneren kost opdrachten. Een nette offerte die vanavond binnenkomt wint het van een prachtige die dinsdag komt. Twijfel je over een onderdeel, zet er dan een stelpost in met een duidelijke uitleg erbij: “hier ga ik uit van dit aantal, als het ter plekke anders ligt hoor je dat van mij voordat ik doorwerk”. Dat is eerlijker dan een bedrag dat je uit voorzichtigheid te hoog inschat.
Een tweede reden om niet te blijven schaven: je herinnering aan het gesprek is vanavond op zijn scherpst. Morgen weet je niet meer precies wat hij zei over die aansluiting, en dan gok je alsnog.
Wat software hier voor je doet
Als je aanvraag automatisch wordt omgezet in een concept, begin je niet bij een leeg document maar bij een offerte waar klant en vraag al in staan. Jij controleert de regels, zet de prijzen erin en drukt op versturen. Het typewerk is dan al gedaan en de kans dat je een adres verkeerd overneemt is weg.
Zzp’ers die dit vaste rondje aanhouden zijn per offerte vaak een half uur kwijt in plaats van een avond. Dat scheelt niet alleen tijd, het scheelt vooral de drempel om er meteen aan te beginnen. En die drempel is de echte reden dat offertes blijven liggen.
