Een prijs noemen is zo gebeurd. Een prijs noemen waar je later nog achter staat, is iets anders. Tussen die twee zit een gesprek van een paar vragen, en dat gesprek hoort voor het rekenen te komen en niet erna.
De zes vragen hieronder gaan geen van alle over je uurtarief en ook niet over je marge. Ze gaan over de omstandigheden waarin je moet werken. Die omstandigheden zitten in je uren, ook als de aanvraag er niets over zegt. Wie ze niet uitvraagt, rekent op papier aan een klus die op de locatie een andere klus blijkt te zijn.
Bij elke vraag staat wat je ermee opschrijft, en dat laatste is het punt. Een antwoord dat alleen in je hoofd zit, helpt je later niet. Pas als het uitgangspunt in de offerte staat, is afwijken een gesprek en geen verrassing.
Kan ik er eigenlijk bij
De klus begint bij de bus en niet bij de voordeur. Waar kan je staan, hoe kom je van de bus naar de werkplek, en is er een lift die je mag gebruiken. Een tweede verdieping zonder lift betekent dat alles met de hand naar boven gaat, in porties. Een smalle gang of een krappe deur betekent dat lang materiaal gekanteld of op maat gezaagd moet worden.
Dit is een post die je bij het uitbrengen van de offerte moeilijk kunt zien, want je bent er dan misschien nog niet geweest. Vraag daarom om een foto van de route naar binnen en zet je uitgangspunt in de offerte: waar je van uitgaat qua laad- en losplek, en wat je doet als die er niet is. Moet er materiaal naar boven dat je niet kunt dragen, dan is hijswerk een eigen regel en geen aanname.
Het adres alvast bekijken op Google Maps
Ben je er nog niet geweest, dan kun je toch al veel zien. Zoek het adres op in Google Maps en kijk met Street View naar de straat. Je ziet of er een stoep is, hoe breed de straat is en of er een parkeervak voor de deur ligt.
Een complex met een galerij herken je ook. Net als een smal steegje naar de achterkant. Dat zijn precies de dingen die je route naar binnen bepalen.
Het beeld kan wel oud zijn. Een steiger of een nieuw hek staat er misschien niet op. Gebruik het dus als eerste indruk, en vraag de klant daarna toch om die foto van de route.
Is de ruimte leeg als ik kom
Om acht uur sta je binnen en er is niets verplaatst. Meubels, een volle kast en de plinten zitten nog vast. Voor je iets kunt doen, ben je aan het sjouwen, en dat zijn uren die in je calculatie niet voorkomen. Rekenen achteraf voelt dan ongemakkelijk, want vooraf viel er geen woord over.
Het woord leeg helpt je hier niet, want het betekent voor jou iets anders dan voor je klant. Schrijf op in welke staat je de ruimte wilt aantreffen: leeg, bezemschoon, vrij van meubels, vloerbedekking en gordijnen. Noem de dingen die je zelf niet wilt verplaatsen. Zet erbij wat er gebeurt als het niet is gedaan, en dan de twee mogelijkheden die je echt hebt: je ruimt zelf op en rekent die tijd door, of je verzet de dag. Wie dat vooraf leest, kan er nog iets aan doen. Hoort hij het pas als jij al binnenstaat, dan schrikt hij.
Bied het opruimen gerust aan als aparte regel, per uur of per dagdeel.
Waar rust mijn prijs op
Komt een aanvraag binnen met een paar foto's en de vraag wat het ongeveer kost, dan is dat een prima begin. Maar wat je dan noemt, is een richtprijs. Schrijf dat woord er ook echt bij. Pas als je hebt ingemeten, ken je de meters, de ondergrond, de hoogte en de doorgang. Dan noem je een bedrag dat je wilt vasthouden.
Zet dus in iedere offerte waarop je bedrag gebaseerd is. Op foto's, op maten die de klant doorgaf, of op je eigen meting. Dat ene regeltje voorkomt het gesprek achteraf over waar je prijs vandaan kwam. Meet je zelf, dan sta je voor de maten. Komen de maten van de klant, noteer dan dat jouw prijs daarvan uitgaat. Zet erbij hoe je een verschil verrekent.
Ben je een halve dag kwijt aan inmeten, dan mag je daar iets voor vragen. Dat bedrag trek je af als de klant de opdracht geeft. Dat is werk: rijden, meten, uitwerken. Noem die aftrek dan ook in je offerte.
Wie levert het materiaal
Het komt voor dat de klant het materiaal al heeft gekocht, of dat hij het zelf wil uitzoeken. Voor jou verandert er dan meer dan een regel die wegvalt: je hebt geen invloed op de kwaliteit en je bent afhankelijk van iemand anders die op tijd de juiste hoeveelheid in huis heeft.
Dat is prima werk, zolang het maar op papier staat. Wat jij levert is arbeid, gereedschap en klein verbruiksmateriaal, en dat laatste noem je apart, want lijm, kit en schroeven vallen daar makkelijk buiten. Wat de klant levert is een lijst met soort, hoeveelheid en het moment waarop het er moet zijn. Vraag om een marge boven de kale maat voor snijverlies en breuk.
Zet deze zin erin: je begint pas als alles er is en gecontroleerd is. Spreek daarbij af wie er rijdt als er toch iets ontbreekt, want anders is dat op de dag zelf een gesprek dat niemand wil voeren.
In wiens dagen tel je
Jij rekent in werkdagen en je klant rekent in kalender. Allebei klopt het, maar ze staan niet in hetzelfde document. Zet je drie werkdagen in je offerte, dan leest je klant maandag, dinsdag, woensdag. Ondertussen moet er iets drogen en wacht je op iemand anders.
De oplossing is geen strakkere belofte maar een tweede getal. Zet naast het aantal werkdagen ook een doorlooptijd in weken, en zet erbij waardoor die twee van elkaar verschillen. Noem een startweek in plaats van een startdatum, met de voorwaarde erbij die vervuld moet zijn. Werk je standaard niet in het weekend, schrijf dat dan op, want anders telt je klant gewoon door.
Wie beslist er als jij er staat
Je hangt keukenkasten op en je vraagt of de stopcontacten links of rechts moeten. De een zegt links, de ander zegt rechts. Je boort niets en je wacht. Bij een bedrijf is het net zo, alleen met meer mensen: de inkoper tekent, de bedrijfsleider staat op de vloer en de beheerder van het pand zegt weer iets anders.
Wijs daarom vooraf iemand aan. Een contactpersoon op locatie met een naam en een nummer, in het document. Daarnaast iemand die over extra werk mag beslissen, en dat is niet automatisch iedereen die op de klus rondloopt. Schrijf erbij wat je doet bij tegenstrijdige opdrachten: je doet niets tot er een besluit ligt. Dat klinkt hard, maar het voorkomt dat jij een keuze maakt die niet aan jou is. Leg ook vast dat wijzigingen schriftelijk worden bevestigd, ook als het maar om een appje gaat.
Een voorbeeld: de tegelzetter met een badkamer
Een klant mailt dat hij zijn badkamer wil laten betegelen, met vier foto's en een schets met maten. De badkamer zit op de tweede verdieping en er is geen lift. De tegelzetter zet de mail door naar het adres van zijn bedrijf in OfferteKlik. Kort daarna ligt er een concept, met zijn vaste posten voor tegelwerk, lijm, voegen en het voorrijden erin.
Dan loop je de zes vragen langs. Je zet erbij dat alles met de hand naar boven gaat. Je schrijft dat je prijs op zijn maten rust en dat je een verschil per m2 verrekent. De tegels koopt hij zelf, dus je noemt de hoeveelheid en de dag dat ze er moeten zijn. Zolang hij het niet zelf verstuurt, ziet de klant er niets van.
Hij tekent op zijn telefoon. Daarna ligt de offerte vast. Wil hij later toch een nis in de douchewand, dan wordt dat een nieuwe offerte en geen discussie.
Wat offerte software je niet uit handen neemt
Deze zes vragen stel jij, niet een programma. Offerte software rekent niet voor je wat een klus kost en verzint geen prijzen.
OfferteKlik zoekt in de aanvraag naar woorden die passen bij producten die jij zelf hebt vastgelegd. Jij kijkt het concept na en past aan wat je bij het inmeten hoorde. Niemand krijgt iets te zien zolang jij de offerte niet zelf wegstuurt.
De antwoorden op je zes vragen bepalen dus nog steeds je prijs. Het programma scheelt je alleen het typen.
De zes op een rij
- Waar kan de bus staan en hoe kom ik van de bus naar de werkplek
- In welke staat tref ik de ruimte aan, en wat gebeurt er als dat niet zo is
- Waar rust mijn prijs op: foto's, opgave of mijn eigen meting
- Wie levert het materiaal, hoeveel ligt er klaar en wanneer
- Hoeveel werkdagen maak ik, en hoeveel weken beleeft de klant
- Wie is mijn contactpersoon en wie mag over extra werk beslissen
Geen van deze vragen is ingewikkeld. Ze horen alleen op een moment dat makkelijk overslaat, namelijk voordat je gaat rekenen. Een regel per punt in je offerte is genoeg, zolang het uitgangspunt er maar staat.
