Onder bijna elke offerte in de bouw staat een zin over voorwaarden. Soms is dat "Op deze offerte is de UAV 2012 van toepassing". Soms verwijst de vakman naar zijn eigen algemene voorwaarden. En soms staat er niets. Welke keuze past bij jouw werk? Over de UAV op offerte bestaan veel vragen, en de antwoorden hangen af van je klant.
Vooraf: dit is geen juridisch advies. Weet je het niet zeker voor jouw bedrijf? Leg het dan voor aan je branchevereniging of een jurist. Wat volgt helpt je wel om de goede vragen te stellen.
Wat de UAV is
De UAV is een set standaardvoorwaarden voor het uitvoeren van bouwwerken. De afkorting staat voor Uniforme Administratieve Voorwaarden. De versie die je het vaakst ziet, is de UAV 2012.
De UAV regelt de verhouding tussen opdrachtgever en aannemer. Denk aan oplevering, meerwerk, termijnen en aansprakelijkheid. Je ziet ze vooral bij grotere werken en bij zakelijke of publieke opdrachtgevers. Daar gaat de opdrachtgever vaak uit van een bestek, met de UAV erbij.
Wanneer de UAV voor de hand ligt
Werk je voor een aannemer, een woningcorporatie of een gemeente? Dan vraagt de opdrachtgever er soms zelf om. Het bestek verwijst naar de UAV, en jouw offerte sluit daarop aan. Dan is het verstandig om dezelfde voorwaarden te noemen. Zo praten jullie over hetzelfde.
Ook bij grotere onderaanneming komt de UAV vaak terug. Lees in dat geval goed welke afspraken de hoofdaannemer zelf maakt. Soms gelden er nog andere voorwaarden bovenop.
Wanneer eigen voorwaarden beter passen
Werk je vooral voor particulieren, dan ligt het anders. De UAV is geschreven voor bouwprojecten met een bestek en een directie. Bij een badkamer of een dakkapel aan huis past dat vaak niet goed. Laat je adviseren over welke voorwaarden dan wel passen.
Veel kleine bedrijven gebruiken daarom eigen algemene voorwaarden. Soms een versie van hun branchevereniging, soms zelf opgesteld met hulp. Daarin staan de punten die bij hun werk horen: betaling, oplevering, meerwerk en garantie.
Wat je in ieder geval regelt
Welke voorwaarden je ook kiest, een paar dingen blijven hetzelfde.
- Noem in je offerte welke voorwaarden van toepassing zijn. Een losse zin is genoeg.
- Zorg dat de klant de voorwaarden heeft voordat hij tekent. Niet pas na afloop.
- Gebruik een set voorwaarden tegelijk. Twee sets door elkaar geeft verwarring.
- Spreek je iets af wat afwijkt van je voorwaarden, schrijf dat dan in de offerte zelf.
Dat laatste punt wordt vaak vergeten. Stel, je voorwaarden zeggen dat je in twee termijnen factureert. Met deze klant spreek je drie termijnen af. Zet dat dan in de offerte. Anders is later onduidelijk wat geldt.
De voorwaarden niet verstoppen
Een verwijzing naar voorwaarden die de klant nooit ziet, is weinig waard. Bovendien wekt het wantrouwen. Een klant die achteraf ontdekt wat er in de kleine letters stond, voelt zich overvallen.
Wees dus open. Noem de voorwaarden in je begeleidende mail. Zeg in een zin wat de belangrijkste punten zijn. Bijvoorbeeld: "Extra werk spreek ik altijd eerst op papier met je af." Dan kent de klant de hoofdzaak, zonder dat hij alles hoeft te lezen.
Wat je per klus aanpast
Je voorwaarden zijn algemeen. Je offerte is specifiek. Wat per klus anders is, hoort in de offerte. Denk aan:
- de betaaltermijnen voor deze klus;
- wat wel en niet in de prijs zit;
- de verwachte startdatum en de duur;
- afspraken over materiaal dat de klant zelf regelt.
Hoe concreter je offerte, hoe minder je later op je voorwaarden hoeft terug te vallen.
Je voorwaarden per template
Werk je soms onder de UAV en soms met je eigen voorwaarden? Maak dan twee templates.
Per template stel je in OfferteKlik een accentkleur, een inleidingstekst en een afsluitende tekst met betalingsvoorwaarden in. In het ene template verwijs je naar de UAV, in het andere naar je eigen voorwaarden. Kies bij elke offerte het template dat bij de klus past.
Zo hoef je niet bij elke aanvraag na te denken welke tekst erin moet. Het template doet het voor je.
Een korte checklist voor je op versturen drukt
Voorwaarden gaan vaak mis in de haast, niet door onwil. Een vaste checklist van vijf vragen houdt je scherp, ook op een drukke vrijdag.
- Staat er in de offerte welke set voorwaarden geldt?
- Krijgt de klant die voorwaarden mee, als bijlage of als link?
- Is het de nieuwste versie, met de juiste datum erop?
- Staan afwijkende afspraken voor deze klus in de offerte zelf?
- Past de set bij deze opdrachtgever: particulier, aannemer of gemeente?
Kun je alle vijf met ja beantwoorden, dan is je offerte op dit punt af. Zit er een nee tussen, los het dan nu op. Achteraf uitleggen kost altijd meer tijd.
Voorwaarden in OfferteKlik
Je voorwaarden regel je een keer, niet elke avond opnieuw. Daarom leg je je voorwaarden in OfferteKlik eenmalig vast, samen met je logo en je huisstijl. Zoeken en plakken bij elke nieuwe offerte is dan voorbij. Per offerte zet je onder de regels een eigen tekst, bijvoorbeeld de betaaltermijnen voor deze klus.
De klant leest de offerte via een link en tekent online. Zo heeft hij alles gezien voordat hij akkoord geeft. Welke voorwaarden je kiest, bepaal je zelf. OfferteKlik geeft daar geen juridisch oordeel over.
Kort samengevat
- De UAV 2012 is een standaardset voor bouwwerken, vaak bij grotere en zakelijke opdrachten.
- Voor particulieren passen vaak eigen voorwaarden of die van je branche beter; laat je adviseren.
- Noem in je offerte welke voorwaarden gelden, en gebruik een set tegelijk.
- Geef de klant de voorwaarden voordat hij tekent.
- Zet afwijkende afspraken in de offerte zelf.
Via de knop lees je meer over algemene voorwaarden naast je offerte: wat erin hoort en hoe je ze meegeeft.
