Je hebt voorwaarden, ze staan ergens op je site en onder je offerte staat een zin dat ze van toepassing zijn. Of ze het ook echt zijn, hangt af van iets simpels: kon de klant ze lezen voordat hij ja zei?
Ter hand stellen, in gewone taal
De wet wil dat je klant je voorwaarden vooraf heeft kunnen inzien. Bij een offerte per mail betekent dat: als bijlage mee, of als link die in dezelfde mail staat. Achteraf op de factuur zetten werkt niet, en een verwijzing naar “onze algemene voorwaarden” zonder dat iemand ze kan vinden ook niet. Lukt dat niet, dan kan de klant de voorwaarden later laten vernietigen en sta je met lege handen.
Waar het meestal misgaat
- Wel verwijzen, niet meesturen.
- Een link die naar de homepage wijst in plaats van naar de voorwaarden zelf.
- Voorwaarden die van een andere branche zijn overgenomen en niet kloppen met wat je doet.
- Twee versies in omloop: een oude in je mailsjabloon en een nieuwe op je site.
Wat er in elk geval in hoort
Betaaltermijn, wat er gebeurt bij te laat betalen, hoe je omgaat met annuleren, wie verantwoordelijk is voor toegang tot de werkplek, en hoe je meerwerk afspreekt. Dat zijn de vijf onderwerpen waar in de praktijk gedoe over ontstaat. Alles wat je verder overneemt uit een voorbeeld mag, maar deze vijf moet je zelf ingevuld hebben.
Eén set, en eentje die je snapt
Voorwaarden die je zelf niet kunt uitleggen zijn onbruikbaar. Als een klant vraagt wat er gebeurt als hij een week voor de start afzegt, moet je het antwoord weten zonder te zoeken. Kun je dat niet, dan is het tijd om ze door te lezen en te schrappen wat er niet toe doet.
Digitaal heb je het bewijs erbij
Als de klant digitaal akkoord geeft, wordt vastgelegd wat hij te zien kreeg en wanneer. Daarmee is “ik heb die voorwaarden nooit gezien” geen discussie meer maar een vraag met een antwoord. Dat is voor beide kanten rustiger dan een handtekening op een papiertje dat niemand meer kan terugvinden.
