Een telefonische aanvraag vastleggen voordat je de offerte maakt
De klant belt terwijl je op een steiger staat. Zo leg je de aanvraag vast, zodat je straks een offerte maakt die klopt.
- Je eigen regels en voorwaarden in elke offerte
- Mail wordt offerte in 1 klik, 10 per maand gratis
- Digitaal ondertekenen, eIDAS-conform
- Offertes in je eigen huisstijl
Een aanvraag die alleen in je hoofd zit
Je staat met je handen vol en de telefoon gaat. Een klant wil een prijs voor een nieuwe badkamer. Je zegt dat je terugbelt, en 's avonds weet je niet meer precies wat hij vroeg.
Een telefonische aanvraag vastleggen kost twee minuten. Het scheelt je later een tweede gesprek, en een offerte die niet past bij de vraag.
Bel je de klant terug vanaf de bus, lees dan ook een offerte maken op je telefoon.
Wat je aan de telefoon vraagt
Lees de aanvraag aan het eind van het gesprek nog een keer voor. Dan hoort de klant of je hem goed begreep.
| Vraag | Waarom | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Naam, adres en mailadres | Voor de offerte en de afspraak | Letter voor letter laten spellen |
| Wat er moet gebeuren | Zodat je weet wat je prijst | Badkamer slopen en opnieuw betegelen |
| Hoe groot en hoeveel | Een eerste idee van de omvang | Ongeveer vier bij twee meter |
| Wanneer het klaar moet zijn | Voor je planning | Voor de zomer |
| Of je moet komen kijken | Voor een prijs die klopt | Een afspraak voor het inmeten |
KVK schrijft dat een mondelinge afspraak net zo geldig is, maar dat afspraken op papier handiger zijn. Wat de klant aan de telefoon vraagt, zet je dus meteen op papier.
Bron: KVK, hoe een overeenkomst werkt (geraadpleegd op 2026-10-18)
Na het gesprek
Een korte bevestiging
Stuur dezelfde dag een mail met wat je hoorde. De klant kan dan nog iets aanvullen.
Een afspraak om te kijken
Moet je eerst meten, plan het meteen. Lees inmeten afspreken.
Wie er beslist
Vraag of de beller ook degene is die tekent. Lees contactpersoon en beslisser.
Alles op een plek
Zet de aanvraag bij je andere aanvragen, niet op een los briefje in de bus.
Een telefonische aanvraag vastleggen: vijf vaste stappen
- Schrijf tijdens het gesprek steekwoorden op, en werk ze direct daarna uit.
- Vraag altijd het mailadres. Daar gaat je bevestiging en later je offerte heen.
- Stuur je aantekeningen als mail naar jezelf. Dan staat de aanvraag in je mailbox, net als de rest.
- Wat er in je mailbox staat, zet je om met van klantmail naar offerte. Die inbox begint bij Starter.
- Je zet de aanvragen die je al binnenkrijgt om in een offerte; je betaalt niet per lead en biedt niet op klussen.
Na het telefoontje: een korte bevestiging
Een telefonische aanvraag is snel vergeten, door jou of door de klant. Vijf punten voor een korte bevestiging achteraf.
- Stuur dezelfde dag een korte mail met wat je hebt besproken.
- Zet erin wanneer je komt kijken en wanneer de klant de offerte kan verwachten.
- Vraag de klant of het klopt, zodat hij kan aanvullen wat je miste.
- Is de klant er niet op de afgesproken tijd, lees dan de klant niet thuis bij de afspraak.
- Bewaar je aantekeningen bij de offerte, zodat je ze terugvindt als de klant belt.
Ondernemersplein noemt een contactpersoon en een verzoek om ontvangstbevestiging als punten voor je offerte. Na een telefonische aanvraag leg je die meteen vast.
Bron: Ondernemersplein, stappenplan offerte maken (geraadpleegd op 2026-10-20)
Na het gesprek: in minuten een offerte maken
Het gesprek is net klaar en je weet nog alles. Dat is het moment om de offerte te maken.
- Mail jezelf meteen wat de klant zei: wat, waar, wanneer en zijn mailadres.
- Stuur die mail door naar je OfferteKlik-adres; het concept staat klaar met je eigen regels.
- Vul aan wat je aan de telefoon hoorde en verstuur hem nog dezelfde dag.
- Noem in de inleiding dat je het gesprek samenvat, zodat de klant ziet dat je luisterde.
- Meer over snel een offerte maken lees je bij een offerte maken als zzp'er.
KVK raadt aan eerst te begrijpen wat de opdrachtgever precies wil. Een samenvatting van het telefoongesprek in je offerte laat de klant zien dat je dat goed hebt gehoord.
Bron: KVK, hoe maak je een goede offerte (9 tips) (geraadpleegd op 2026-11-02)
Veelgestelde vragen
Hoe leg ik een telefonische aanvraag vast?
Noteer tijdens het gesprek de belangrijkste punten, lees ze voor en stuur dezelfde dag een korte bevestiging per mail.
Wat vraag ik aan de telefoon?
Naam, adres, mailadres, wat er moet gebeuren, hoe groot het is, wanneer het klaar moet zijn en of je moet komen kijken.
Is een afspraak aan de telefoon geldig?
Een mondelinge afspraak is net zo geldig, maar op papier is het makkelijker na te gaan wat je afsprak.
Waarom een bevestiging sturen?
Dan ziet de klant wat je hoorde en kan hij iets aanvullen voordat je de offerte maakt.
Kan ik een telefonische aanvraag ook omzetten in een offerte?
Zet je aantekeningen in een mail. Dan staat de aanvraag in je mailbox, net als elke andere aanvraag.
Hoe werkt OfferteKlik?
OfferteKlik leest je aanvraag of klantmail uit de inbox en zet die in 1 klik om in een verzendklare offerte in je eigen huisstijl. De klant tekent direct digitaal, eIDAS-conform.
Van telefoontje naar offerte die klopt
Je offerte in je eigen huisstijl, en de klant tekent digitaal. Kijk bij de prijzen welk pakket bij je past.
Gratis starten