Je verstuurt genoeg offertes. Aanvragen komen binnen, je gaat kijken, je rekent het uit en je stuurt het op. Toch blijft er te weinig werk over. De agenda heeft gaten, en je vraagt je af waar het misgaat. Voor een klusbedrijf met te weinig opdrachten uit zijn offertes ligt het antwoord zelden op een plek. Dit stuk helpt je zoeken, te beginnen bij het tellen.
Begin met tellen
Voordat je iets verandert, moet je weten hoe het nu gaat. Pak de offertes van de afgelopen maanden erbij en zet ze op een rij. Per offerte schrijf je op:
- wanneer de aanvraag binnenkwam en wanneer de offerte de deur uitging
- of de klant hem heeft getekend, afgewezen of niets heeft laten horen
- als je het weet, waarom de klant nee zei
Het gaat niet om een precieze score. Het gaat erom dat je ziet waar de meeste offertes blijven hangen. Zijn het vooral offertes waar je niets meer op hoort? Of zeggen klanten nee, en dan vaak om dezelfde reden? Elk patroon wijst naar een andere plek in je werk, en die plekken lopen we hieronder langs.
Hoe lang het duurt voor je offerte er is
De eerste plek is de tijd tussen aanvraag en offerte. Een klant die een klus wil laten doen, vraagt vaak bij meer dan een bedrijf. Wie als eerste een duidelijke offerte stuurt, heeft een voorsprong. Niet omdat snel altijd wint, maar omdat de klant op dat moment zijn keuze aan het maken is.
Kijk in je lijst hoe lang die tijd bij jou is. Zie je dat offertes die snel weg waren vaker getekend worden, dan weet je waar je moet beginnen. De oorzaak zit dan meestal niet in het rekenen, maar in het opschrijven: elke offerte opnieuw typen, de omschrijving zoeken in een oude mail, de prijzen nakijken. Een vaste set regels voor het werk dat je vaak doet, haalt dat typwerk weg.
Of de klant snapt wat hij krijgt
De tweede plek is de offerte zelf. Een klusbedrijf doet veel verschillend werk, en een offerte schrijf je vaak snel tussen twee klussen door. Dan wordt het een korte omschrijving en een bedrag. Voor jou is dat duidelijk, want jij weet wat je bedoelt. Voor de klant niet.
Neem een paar offertes waar nee op kwam en bekijk ze door de bril van iemand die de klus niet kent. Staat erin wat je komt doen, in welke volgorde, en wat er niet bij hoort? Is het materiaal te herkennen? Weet de klant wanneer je kunt beginnen? Een klant die twijfelt over wat hij krijgt, kiest eerder voor de offerte die hij wel snapt, ook als die iets duurder is.
Vraag bij een afwijzing ook naar de reden. Een klant geeft die vaak als je het netjes vraagt, en elke reden die je hoort, zegt iets over je volgende offerte. Over het vastleggen van zo'n reden is een los artikel geschreven.
Of je opvolgt
De derde plek is wat er na het versturen gebeurt. Een deel van je offertes wordt niet afgewezen, maar gewoon niet beantwoord. De klant heeft het druk, twijfelt nog, of is het vergeten. Een offerte waar niemand naar vraagt, zakt weg onder de rest van de mail.
Kijk in je lijst hoeveel offertes in die groep zitten. Is dat een groot deel, dan valt daar het meeste te winnen. Een kort bericht na een paar dagen, met de vraag of de offerte duidelijk is en of er nog iets moet worden aangepast, is vaak genoeg om het gesprek weer op gang te brengen. Het gaat niet om aandringen, maar om laten zien dat je er bent.
Wat je doet als de klant echt niet reageert, vind je in een ander artikel. Voor nu volstaat dat je weet hoeveel offertes er in die stilte blijven hangen, zodat je weet of opvolgen jouw eerste stap is.
Kijk ook naar welke aanvragen je aanneemt
Soms zit het niet in de offerte, maar in de aanvraag. Een klusbedrijf dat elke aanvraag aanneemt, maakt ook offertes voor werk dat niet goed bij hem past, voor klanten die alleen een prijs willen vergelijken, of voor klussen die buiten zijn gebied liggen. Die offertes kosten tijd en leveren minder vaak werk op.
Kijk in je lijst of er een soort aanvraag is die vaak zonder resultaat blijft. Dat kan een bepaald soort werk zijn, of aanvragen die via een bepaalde weg binnenkomen. Je hoeft die niet meteen te weigeren, maar je kunt er minder tijd in steken. Een globale prijsindicatie met de belangrijkste aannames erbij, bijvoorbeeld, zodat je meer tijd overhoudt voor de aanvragen die wel passen.
Een plek tegelijk
Het is verleidelijk om alles tegelijk aan te pakken. Doe dat niet. Kies de plek waar je lijst het duidelijkst naar wijst, en verander daar een ding. Na een paar weken tel je opnieuw. Dan zie je of het verschil maakt, en weet je waar de volgende stap zit.
Een klusbedrijf dat weet waar zijn offertes blijven hangen, hoeft niet harder te werken om meer opdrachten te krijgen. Het hoeft alleen op de goede plek te kijken.
Hieronder zie je hoe een klusbedrijf zijn offertes opzet en volgt, zodat je in een oogopslag ziet welke er zijn bekeken, ondertekend of afgewezen.
