Wie online zoekt naar hulp bij een offerte, komt drie woorden tegen die door elkaar lopen. Op de ene site heet het een sjabloon, op de andere een template, en een derde biedt een voorbeeld aan. Soms staat er achter alle drie hetzelfde bestand. Soms ook niet. Dat is verwarrend als je gewoon een goede offerte wilt maken.
Wat is het verschil tussen een offertesjabloon en een offertetemplate? Kort gezegd: er is geen verschil. Het zijn twee woorden voor hetzelfde ding. Een voorbeeld is wel iets anders, en dat verschil is de moeite waard om te kennen. Je gebruikt ze namelijk op een andere manier.
Sjabloon en template zijn hetzelfde
Een sjabloon is een lege opzet die je steeds opnieuw gebruikt. Het Nederlandse woord komt uit de werkplaats: een mal waarlangs je telkens dezelfde vorm aftekent. Template is het Engelse woord voor precies datzelfde idee. In software en op websites worden ze allebei gebruikt, meestal zonder dat er een onderscheid mee bedoeld wordt.
Wat beide gemeen hebben: de vorm ligt vast en de inhoud vul je zelf in. Je logo staat er al, je bedrijfsgegevens ook, net als de volgorde van de onderdelen en je vaste voorwaarden. Wat per klant anders is, zoals naam, adres, werkzaamheden en bedragen, zet je er elke keer opnieuw in.
Zie je dus een site die een sjabloon aanbiedt en een andere die een template aanbiedt, dan bedoelen ze in de praktijk hetzelfde. Kies op wat erin staat, niet op het woord.
Een voorbeeld is een ingevulde offerte
Een voorbeeld is geen lege opzet. Het is een offerte die al helemaal is ingevuld, voor een verzonnen klant en een verzonnen klus. Je ziet welke regels erin staan, hoe de werkzaamheden zijn omschreven, hoe het materiaal is genoemd en wat er onderaan bij de voorwaarden staat.
Een voorbeeld is bedoeld om van te leren. Je kijkt hoe een ander het heeft aangepakt en neemt over wat bij jou past. Het is niet bedoeld om alleen de naam te vervangen en te versturen. De klus in een voorbeeld is nooit precies de jouwe, en de prijzen erin zijn niet de jouwe.
Dat maakt een voorbeeld handig als je begint, of als je een soort klus gaat offreren die je nog niet eerder deed. Je ziet welke onderdelen je niet moet vergeten. Daarna maak je je eigen versie.
Waarom het verschil ertoe doet
Het gevaar zit in het door elkaar gebruiken. Wie een voorbeeld behandelt als sjabloon, stuurt al snel een offerte met regels die niet bij zijn klus horen. Of met een omschrijving die net niet klopt, omdat hij van iemand anders kwam.
Andersom werkt het ook niet. Wie een leeg sjabloon pakt zonder ooit een goed ingevuld voorbeeld te hebben gezien, weet niet wat er in die lege vakken hoort. Dan blijft de offerte dun, en een dunne offerte roept vragen op bij de klant.
Een werkbare volgorde is daarom: kijk eerst naar een voorbeeld uit je eigen vak, bouw daarna je eigen sjabloon, en gebruik dat sjabloon voor elke offerte.
Wat er vast staat in een goed sjabloon
Een sjabloon is pas nuttig als het de dingen vastlegt die je anders telkens opnieuw typt. Dat zijn vooral de onderdelen die bij elke klant gelijk zijn.
- Je logo, je kleuren en je lettertype, zodat elke offerte er hetzelfde uitziet.
- Je bedrijfsgegevens, zoals adres, KvK-nummer, btw-nummer en bankrekening.
- De vaste opbouw: inleiding, werkzaamheden, materiaal, prijs, planning en voorwaarden.
- Je algemene voorwaarden of een verwijzing ernaar.
- Een standaard geldigheid, die je per offerte nog kunt aanpassen.
Wat je per klant invult, is de rest: wie de klant is, waar het werk is, wat er precies gebeurt, welke regels en bedragen erbij horen en wanneer je kunt beginnen. Hoe meer van het vaste deel goed in je sjabloon staat, hoe meer aandacht er overblijft voor het deel dat er echt toe doet.
Vaste regels zijn iets anders dan een sjabloon
Nog een begrip dat je in dit rijtje tegenkomt: vaste regels. Dat zijn de onderdelen van je prijs die je vaak gebruikt, zoals je uurtarief, voorrijkosten of een dienst die je regelmatig aanbiedt. Die horen niet in je sjabloon, maar in een lijst waaruit je ze per offerte kiest.
Het sjabloon bepaalt hoe je offerte eruitziet. De vaste regels bepalen wat er snel in komt te staan. Samen zorgen ze ervoor dat je niet bij elke aanvraag met een leeg document begint.
Heb je een offerte gemaakt die goed in elkaar zat, dan kun je die ook dupliceren voor een vergelijkbare klus. Dat is weer iets anders: dan neem je een ingevulde offerte als basis. Kijk in dat geval wel elke regel na, want de vorige klant zit er nog in.
Een woord kiezen voor je eigen zoektocht
Zoek je hulp online, dan maakt het dus weinig uit of je op sjabloon of template zoekt. Wil je zien hoe een ander het doet, zoek dan op voorbeeld, liefst met je vak erbij. En wil je weten wat er inhoudelijk in een sjabloon voor zzp'ers hoort, daar is een apart stuk over.
Benieuwd hoe een sjabloon met je eigen logo, kleur en vaste voorwaarden eruitziet zodra het staat? Via de knop hieronder zie je de stijlen en de voorbeelden per branche.
