In november en december wordt het rustiger op de bouwplaats, maar niet in je mailbox. Juist nu denken mensen na over de aanbouw, de nieuwe keuken of de dakkapel die ze volgend jaar willen. En vaak hebben ze hetzelfde in hun hoofd: we beginnen in het voorjaar. Voor een bouwbedrijf betekent dat een stapel aanvragen die allemaal op hetzelfde moment van start willen. Hieronder lees je hoe je die stapel in de koude maanden sorteert, en welke belofte over het begin van het werk je op papier zet.
Waarom de winteraanvragen anders zijn
Een aanvraag in de zomer gaat vaak over werk dat binnen een paar weken moet gebeuren. Een aanvraag in de winter gaat over een plan. De klant heeft nog geen vergunning, nog geen tekening, soms nog geen idee van zijn budget. Hij wil vooral weten wat het ongeveer gaat kosten en of jij het kunt doen.
Dat maakt de winter de tijd om goed te kiezen. Je hebt meer tijd om een aanvraag te lezen en terug te bellen, en de klant heeft meer tijd om te beslissen. Maar als je elke aanvraag op dezelfde manier behandelt, eindig je met een rij offertes die allemaal in april willen beginnen en een planning die maar plek heeft voor een paar.
Welke aanvraag je eerst uitwerkt
Begin met een korte ronde langs alle aanvragen die binnen zijn. Je hoeft nog niets uit te rekenen. Je kijkt alleen naar een paar dingen:
- Is het werk duidelijk genoeg om een prijs voor te maken, of is er eerst een tekening of vergunning nodig?
- Past het werk bij wat je bedrijf graag doet en goed kan?
- Hoe vast is de wens van de klant om in het voorjaar te beginnen?
- Ken je de klant al, of komt hij via een bekende?
Een aanvraag die op alle punten goed scoort, werk je als eerste uit. Een aanvraag waarbij de vergunning nog moet worden aangevraagd, kan wachten, of krijgt eerst een indicatie in plaats van een volledige offerte. Zo besteed je je tijd aan het werk dat het meest waarschijnlijk doorgaat.
Een indicatie of een volledige offerte
Niet elke aanvraag in de winter vraagt om een uitgewerkte offerte. Een klant die nog moet nadenken over de omvang, heeft meer aan een indicatie: een bandbreedte, met de aannames erbij en de stappen die nog moeten gebeuren. Schrijf duidelijk op dat het een indicatie is en geen aanbod waar hij ja op kan zeggen.
Zo houd je je handen vrij. Je hebt de klant geholpen, je blijft in beeld, en je hebt geen offerte uitstaan die je later moet nakomen terwijl je planning al vol zit. Komt de klant terug met een tekening en een vergunning, dan maak je de echte offerte, met een startdatum die je op dat moment kunt waarmaken.
Wat je over de startdatum opschrijft
De startdatum is in de winter het lastigste deel van je offerte. De klant wil het voorjaar horen, maar jij weet niet welke van je offertes getekend gaan worden. Beloof je iedereen april, dan moet je straks een paar klanten teleurstellen.
Koppel de startdatum daarom aan het moment van tekenen. Een zin als "na akkoord plan ik de start in de eerstvolgende vrije periode, en die bevestig ik binnen een week" is eerlijker dan een vaste datum. Je kunt er ook bij zetten welke periode op dit moment nog vrij is, zolang je erbij vermeldt dat die periode vol kan raken.
Hoe je een startdatum verzet als het toch anders loopt, lees je elders bij ons. Dit stuk kijkt naar het moment ervoor: de belofte die je in de offerte doet, zodat je hem later niet hoeft in te trekken.
Nee of later zeggen zonder de klant kwijt te raken
Je kunt niet alles aannemen, en dat hoeft ook niet. Het verschil zit in hoe je het zegt. Hoort een klant dat april al bezet is maar juli nog kan, dan weet hij waar hij staat. Blijft het na zijn aanvraag stil, dan gaat hij verder met iemand anders en vergeet hij jouw naam niet.
Bel of mail de klanten die je nu niet kunt helpen, en geef ze een eerlijk alternatief. Een latere periode, de naam van een collega die je vertrouwt, of de vraag of ze in de herfst nog eens contact willen. Zo blijft de deur open. Een klant die je dit jaar netjes hebt doorverwezen, kan volgend jaar zomaar weer bij je aankloppen.
Houd je eigen overzicht bij
De winter is een goede tijd om voor jezelf bij te houden welke offertes er uitstaan, voor welke periode en met welke startdatum. Dat hoeft geen ingewikkeld systeem te zijn. Een lijst waarin je per offerte ziet of hij al bekeken is, wanneer hij verloopt en welke periode je hebt genoemd, is genoeg.
Met dat overzicht zie je op tijd dat er drie offertes voor dezelfde weken uitstaan. Dan kun je bij de volgende aanvraag al een andere periode noemen, in plaats van later te moeten schuiven. Een offerteprogramma laat je per offerte de status zien, maar de planning van je werk blijft je eigen werk, in je agenda of op je planbord.
Het voorjaar begint in de winter
Een druk voorjaar is goed nieuws, maar alleen als je het zelf hebt ingedeeld. Door in de winter te kiezen welke aanvragen je eerst uitwerkt, eerlijk te zijn over de startdatum en netjes nee te zeggen waar het moet, kom je in april niet voor verrassingen te staan.
Hieronder zie je hoe een bouwbedrijf zijn offertes opzet, zodat de aanvragen van deze winter er in een vaste vorm uitgaan.
