Factuur niet betaald? Stappenplan vóórdat je naar incasso gaat

Dag 7 na vervaldatum: vriendelijke herinnering («misschien over het hoofd gezien»). Dag 14: eerste aanmaning — benoem dat na 14 dagen wettelijke rente en incassokosten gaan tikken. Dag 28: tweede aanmaning, met expliciete rente-vermelding en incassokosten-staffel (consument minimaal €40 + percentage). Dag 35: ingebrekestelling — harde deadline van 14 dagen plus sommatie tot betaling. Dag 45+: pas dan overdragen aan een incassobureau zoals BillIncasso of een no-cure-no-pay-partij.

OfferteKlik heeft drie templates in oplopende toon. Vriendelijk («wellicht over het hoofd gezien, kunt u alsnog binnen 7 dagen betalen?»), formeel («dit is de tweede aanmaning, wij vorderen wettelijke rente vanaf vervaldatum»), laatste sommatie («binnen 14 dagen voldoen of we dragen over aan incasso, incassokosten conform Wik komen voor uw rekening»). Templates passen automatisch klantnaam, factuurnummer, openstaand bedrag en wettelijke-rente-bedrag in.

In het OfferteKlik-dashboard zet je filter «Openstaand > 30 dagen» en je ziet de probleemklanten. Per klant 1 klik op «aanmaning sturen», kies template, OfferteKlik vult de variabelen, en je mailt direct vanuit je eigen domein-adres. Status-tracking laat zien of de klant je aanmaning heeft geopend — opent hij hem niet na 3 pogingen, ga je over op telefoon. Push-notificatie op je telefoon als de klant alsnog betaalt.

Bij een particuliere klant moet je verplicht een 14-dagen-brief sturen voordat je incassokosten mag rekenen (Wet Incassokosten, art. 6:96 BW). Bij een zakelijke klant niet — incassokosten zijn direct vorderbaar conform de wettelijke staffel. Verjaring: zakelijke factuur verjaart na 5 jaar, particuliere koopovereenkomst na 2 jaar. Een tijdige aanmaning «stuit» de verjaring — klok begint opnieuw. De bewijs-log van de getekende offerte is je hard bewijs in een eventuele rechtszaak: tijdstip, IP, useragent.