Overstappen met je eigen gegevens je offertes en klanten mee
Voor je overstapt wil je drie dingen weten: krijg ik mijn oude offertes mee, kan ik mijn klantenlijst overzetten, en kan ik er later weer uit.
- Al je offertes in een overzicht
- Mail wordt offerte in 1 klik, 10 per maand gratis
- Digitaal ondertekenen, eIDAS-conform
- Offertes in je eigen huisstijl
De eerste vraag gaat nooit over de functies
Wie al een offerteprogramma of een boekhoudpakket gebruikt en overweegt om iets anders te proberen, begint niet bij wat het nieuwe pakket allemaal kan. Hij begint bij wat hij kwijtraakt. Vijf jaar offertes, een klantenlijst waar elk telefoonnummer in staat, en het gevoel dat het net loopt. Dat is een terechte eerste vraag en hij verdient een eerlijk antwoord.
Het eerlijke antwoord bestaat uit twee delen. Het eerste deel gaat over wat jij zelf in de hand hebt, en dat is meer dan de meeste mensen denken: je gegevens verzamelen, ze op de goede volgorde overzetten en zorgen dat je nooit halverwege zonder werkende offertes zit. Dat is het onderwerp van deze pagina.
Het tweede deel gaat over wat er bij je huidige pakket mogelijk is, en daar doen wij geen uitspraken over. Dat verschilt per pakket, het verandert, en wij zijn niet de partij die het over andermans product moet hebben. Vraag het daar na en ga niet af op wat iemand anders erover zegt, ook niet op wat wij erover zouden zeggen.
De drie vragen die je stelt, en een vierde die je vergeet
Krijg ik mijn oude offertes mee?
Denk hierbij aan twee dingen die vaak door elkaar lopen. Je wilt je oude offertes kunnen terugvinden en lezen, en dat is iets anders dan ze in een nieuw programma kunnen bewerken. Voor het eerste is een map met pdf-bestanden genoeg en dat is bijna altijd te regelen. Hoe je zo'n verzameling ordent staat op een offerte-archief opbouwen.
Kan ik mijn klantenlijst overzetten?
Dit is meestal het makkelijkste deel en tegelijk het waardevolste. Namen, adressen, telefoonnummers en mailadressen zijn gewone gegevens en gaan als lijst prima mee. Zorg dat je lijst schoon is voor je hem overzet, want je neemt anders ook al je dubbele klanten mee.
Kan ik er later weer uit?
Stel deze vraag aan elk pakket dat je overweegt, ook aan het onze. Je wilt weten of je je gegevens in een gewoon bestandsformaat kunt meenemen als je ooit iets anders wilt. Wat OfferteKlik daarin doet staat op je offertes exporteren.
En hoe lang moet ik het oude eigenlijk bewaren?
Dit is de vraag die niemand stelt en die achteraf opduikt. Je hoeft niet alles mee te nemen naar je nieuwe pakket, maar je moet het wel ergens kunnen terugvinden.
In 3 stappen over, zonder gat
Eerst verzamelen, dan pas iets opzeggen
Haal je klantenlijst en je oude offertes op zolang je nog gewoon toegang hebt, en zet ze op een plek die van jou is. Dit is de stap die mensen omdraaien en het is de enige die je later niet kunt herstellen.
Draai een periode dubbel
Maak je volgende paar offertes in het nieuwe programma terwijl het oude nog gewoon openstaat. Dan merk je binnen een week wat er ontbreekt en zit je niet met een halve overstap tijdens een drukke maand.
Zet je vaste dingen opnieuw op en kopieer ze niet blind
Je sjabloon, je vaste regels en je standaardteksten neem je over, en dat is meteen het moment om ze op te schonen. Wat je al jaren meesleept maar nooit gebruikt, laat je staan. Hergebruiken doe je daarna; zie je vaste offerteregels vastleggen.
Gegevens meenemen bij overstappen: wat mee moet en wat niet
Overstappen hoeft niet alles mee te nemen. Vijf punten over wat je meeneemt en wat je laat staan.
- Maak een lijst van wat je echt nodig hebt: je lopende offertes, je vaste regels en je voorwaarden.
- Zet je vaste regels opnieuw in je nieuwe programma. Dat is het moment om oude regels op te ruimen.
- Houd je oude programma nog even naast het nieuwe, tot je lopende offertes zijn afgerond.
- Bewaar je oude offertes als PDF. Dan vind je ze terug als een klant erop terugkomt.
- Kijk je eerste offerte uit het nieuwe programma extra goed na. Lees je offerte controleren voor het versturen.
Ondernemersplein raadt aan je offerte als PDF te sturen, zodat de opmaak hetzelfde blijft. Een PDF is dus ook een goede manier om je oude offertes te bewaren als je overstapt.
Bron: Ondernemersplein, stappenplan offerte maken (geraadpleegd op 2026-10-19)
Veelgestelde vragen
Kan ik mijn oude offertes echt meenemen?
Je oude offertes lezen en bewaren kan altijd, want dat zijn documenten. Ze in een nieuw programma verder bewerken is een ander verhaal en dat lukt zelden een-op-een. Voor bijna iedereen is het eerste genoeg: je wilt kunnen terugkijken wat je destijds hebt aangeboden.
Hoe zet ik mijn klanten over?
Als lijst, en dat is meestal een bestand met een naam, een adres, een telefoonnummer en een mailadres per klant. Maak hem eerst schoon: haal dubbele klanten eruit en werk de adressen bij. Je neemt anders jaren rommel mee naar een omgeving waar je net begint.
Moet ik alles in een keer overzetten?
Nee, en dat is ook niet de verstandigste volgorde. Begin met je klantenlijst en je vaste teksten, en laat je oude offertes gewoon in hun eigen map staan. Je hebt ze zelden nodig, en als je ze nodig hebt wil je ze lezen en niet bewerken.
Wat als het nieuwe programma me toch niet bevalt?
Dan wil je eruit kunnen met je gegevens, en dat is precies waarom je die vraag vooraf stelt aan elk pakket dat je bekijkt. Draai daarom ook een periode dubbel: dan is stoppen een keuze en geen verhuizing.
Kan ik het eerst gewoon proberen voordat ik iets opzeg?
Dat is de aanbevolen volgorde en het kost je niets om zo te beginnen. Maak een paar echte offertes naast je huidige werkwijze en kijk of het bevalt. Wat er in de verschillende pakketten zit staat op wat OfferteKlik kost.
Hoe werkt OfferteKlik?
Met de mail-naar-offerte inbox (gratis 10 per maand, meer met Starter of Pro) leest OfferteKlik je aanvraag of klantmail en zet die in 1 klik om in een verzendklare offerte in je eigen huisstijl. De klant tekent direct digitaal, eIDAS-conform.
Probeer het eerst naast je huidige werkwijze
Je klantenlijst mee, je vaste teksten opnieuw opzetten en een paar echte offertes maken voor je iets opzegt. Start gratis en kijk zelf.
Gratis starten