Als hovenier maak je in het najaar de offertes voor tuinen die in het voorjaar worden aangelegd. De klant wil in de winter een bedrag zien, en jij wilt je planning voor maart en april vullen. Maar tussen het moment waarop je rekent en het moment waarop je bestelt, zitten maanden. In die tijd kan de prijs van planten, bestrating, grond en zand veranderen. De vraag is hoe je dat op je offerte zet, zonder dat de klant het gevoel krijgt dat hij een bedrag tekent dat later toch anders uitvalt.
Waarom de tijd tussen offerte en aanleg telt
Bij een kleine klus die je volgende week doet, reken je met de prijzen van vandaag. Bij een tuinaanleg in het voorjaar is dat anders. Je bestelt de bestrating pas als de planning vastligt, en de beplanting soms pas vlak voor het planten, omdat die niet lang kan blijven staan. Wat je in oktober rekent, betaal je in maart.
Dat geldt niet voor alles even sterk. Je eigen uren en je machines ken je, en die veranderen niet ineens. Het materiaal is het deel dat kan bewegen, en dat is bij een tuinaanleg een flink deel van de prijs. Een terras van natuursteen, een haag van een flinke lengte of een vracht teelaarde: dat zijn posten waar een prijswijziging meteen zichtbaar wordt in het totaal.
Een prijs met een geldigheidsdatum
De eenvoudigste manier is een vaste prijs met een duidelijke geldigheidsdatum. Je zegt daarmee: dit is de prijs als je voor die datum akkoord geeft. Na die datum kijk je opnieuw naar de cijfers.
Dat werkt goed als de klant snel beslist en je kort daarna kunt bestellen. Het werkt minder goed als er na het tekenen nog maanden voorbij gaan. Een geldigheidsdatum gaat over het moment van tekenen, niet over het moment van aanleggen. Tekent de klant in november voor werk in april, dan geldt de prijs van de offerte, ook als het materiaal in de tussentijd duurder is geworden. Wil je dat risico niet helemaal zelf dragen, dan heb je een van de andere vormen nodig.
Een stelpost voor de beplanting
Bij beplanting kan de onzekerheid flink zijn. Welke planten er beschikbaar zijn en wat ze kosten, weet je soms pas als het seizoen begint. Daarvoor is een stelpost een eerlijke oplossing. Je zet een bedrag op de offerte voor de beplanting, en je spreekt af dat de echte kosten achteraf worden verrekend: komt het hoger uit, dan betaalt de klant bij, komt het lager uit, dan krijgt hij het verschil terug.
Zet bij de stelpost wel wat erbij hoort. Om welke planten gaat het, in welke maat, en hoeveel. Een stelpost zonder omschrijving is voor de klant een getal waar hij niets mee kan, en voor jou een bron van discussie bij de eindafrekening. Met een duidelijke omschrijving weet hij wat hij kan verwachten en waarom het bedrag kan schuiven.
Materiaal en arbeid apart
Een derde vorm is om materiaal en arbeid gescheiden op de offerte te zetten. Je arbeid geef je als vaste prijs, want die ken je. Het materiaal zet je er apart onder, met de prijs van nu en een afspraak over wat er gebeurt als die prijs bij het bestellen anders is.
Die afspraak kun je op verschillende manieren maken:
- Het materiaal wordt verrekend tegen de prijs op het moment van bestellen, met de offerteprijs als richtlijn.
- Het materiaal geldt tegen de offerteprijs als je voor een bepaalde datum kunt bestellen.
- Je bestelt het materiaal direct na het tekenen, zodat de prijs vastligt.
De laatste vorm haalt de onzekerheid weg, maar dan moet je het materiaal wel ergens kwijt kunnen tot de aanleg. Voor bestrating kan dat, voor planten lastiger. Daar kun je ook een aanbetaling voor vragen, zodat je de inkoop niet uit eigen zak voorschiet. Hoe je zo'n aanbetaling voor planten en materiaal regelt, is een onderwerp op zich.
Wat de klant wil zien
Een klant die een tuin laat aanleggen, wil vooral weten wat hij krijgt en wat het hem ongeveer gaat kosten. Hij kan begrijpen dat materiaal kan schuiven, zolang je het hem vooraf uitlegt en niet achteraf. Wat hij niet wil, is een eindafrekening die hoger uitvalt zonder dat hij wist dat dat kon.
Leg daarom bij het versturen van je offerte kort uit welke posten vastliggen en welke kunnen veranderen, en waarom. Een paar zinnen in je mail of een toelichting bij de regel is genoeg. Zo weet de klant wat hij tekent, en kun je in maart gewoon bestellen zonder eerst een lastig gesprek te voeren.
Plan je offertes rond het seizoen
Het helpt om je offertes in het najaar bewust in te richten. Bepaal voor jezelf welke vorm je kiest voor welk soort klus: een vaste prijs voor kleine onderhoudsklussen, een stelpost voor beplanting en materiaal apart bij een complete aanleg. Zet je vaste regels daarop klaar, zodat elke offerte dezelfde opbouw heeft. Dan hoef je niet bij elke klant opnieuw te bedenken hoe je de prijs opschrijft, en ziet je klant meteen welke posten vastliggen.
Hoe je schommelende materiaalprijzen in het algemeen doorrekent in een offerte, lees je achter de knop hieronder.
