Er komt een moment in het jaar waarop het papierwerk je inhaalt. Er moet iets naar de boekhouder, er ligt een vraag van een klant over een klus van vorig voorjaar, en je gaat zoeken. In je mail, in een map op je laptop, in een map op een oude laptop, en in het ergste geval in de bus.
Dat wordt vaak beschreven als een probleem van administratie, alsof het gaat over facturen en bonnetjes. Het begint eerder. Het begint bij de offerte, want dat is het eerste document waarin staat wat je gaat doen en wat je ervoor krijgt. Alles wat je daarna moet vastleggen, hangt aan dat ene stuk.
De offerte is het begin van je administratie
Een offerte voelt als verkoop. Je bent iets aan het binnenhalen, je bent nog niet aan het boekhouden. Toch is het het document waar de rest van het jaar aan hangt.
Uit je offerte komt je factuur, want daar staat wat je zou doen en voor welk bedrag. Uit je offerte blijkt of een extra klus binnen de afspraak viel of erbuiten. Uit je offerte komt de garantietermijn, de leverdatum, de afspraak over wie de container regelt en wie de sleutel heeft.
Als dat document niet meer te vinden is, dan mis je niet een pdf. Dan mis je het bewijs waar al je latere antwoorden op steunen. En dan ga je discussiëren op geheugen, en dat verlies je van iemand die zich iets anders herinnert dan jij.
Waar het in de praktijk vastloopt
De achterstand ontstaat zelden door luiheid. Hij ontstaat doordat elke offerte op een ander moment en op een andere manier het huis uit gaat.
De ene staat als bijlage in een verzonden mail. De volgende is als bestand opgeslagen met een naam als offerte definitief twee. Een derde is per bericht verstuurd vanaf de telefoon, en die bestaat verder nergens. Bij een vierde is er aan de telefoon nog iets veranderd, en die aanpassing staat alleen in je hoofd.
Elk van die vier is op het moment zelf een goede oplossing. Bij elkaar zijn het vier plekken waar je moet zoeken, en dan pas begint het echte werk: uitzoeken welke versie de laatste was.
Dat is ook de reden dat een achterstand zo hard groeit. Het is niet zo dat vijftig offertes vijftig keer zoveel werk zijn als een. Ze zijn meer werk, want bij elke zoekopdracht moet je ook nog bepalen wat je gevonden hebt.
Wat je meteen kunt veranderen, zonder iets te installeren
Je hoeft hier geen groot project van te maken. Er zijn drie gewoontes die het zoeken korter maken, en ze kosten samen minder tijd dan een keer zoeken.
- Geef elk document dezelfde soort naam. Datum, een nummer en de naam van de klant, in die volgorde. Dan sorteert je map zichzelf en zie je in een oogopslag wat je voor je hebt. Dit kost je geen geld en het is ook de stap die je zonder direct gevolg kunt overslaan.
- Zorg dat elke offerte een nummer heeft dat verder nergens voorkomt. Zonder nummer heb je geen manier om over een bepaald stuk te praten, en dan krijg je gesprekken over die offerte van de badkamer, waarvan er drie zijn.
- Houd lopend en afgehandeld uit elkaar. Niet omdat het netter oogt, maar omdat je regelmatig wilt weten welke offertes nog openstaan. Als die vraag alleen te beantwoorden is door alles door te lopen, dan stel je hem niet meer.
Wat er verandert als het op een plek staat
De drie gewoontes hierboven werken tot je er te veel hebt. Daarna loop je tegen iets aan wat je met bestandsnamen niet oplost: een pdf weet niet wat hij is.
In een bestand staat geen status. Je kunt er niet op filteren of hij verstuurd, bekeken, getekend of afgewezen is. Je kunt niet zien welke er deze maand aflopen. Je kunt niet in een keer zien wat er openstaat en wat dat samen waard is.
Dat is het verschil tussen bestanden bewaren en een archief hebben. Een archief kun je bevragen. Als je op klantnaam, op datum, op bedrag en op status kunt zoeken, dan is de vraag van je klant over die klus van vorig voorjaar een handeling van seconden, en niet een avond.
En het scheelt ook aan de voorkant. Een nieuwe klus die lijkt op een oude, hoef je niet opnieuw te bedenken als je de oude terug kunt vinden. Dat is niet alleen sneller, het is ook betrouwbaarder, want je maakt dan geen nieuwe fouten in iets wat de vorige keer al klopte.
De achterstand inhalen zonder er een weekend aan te geven
Als je nu achterloopt, is de verleiding om alles te ordenen. Dat wordt niets. Doe het andersom en begin bij wat je nog gaat gebruiken.
Pak eerst de offertes die nog openstaan. Dat zijn er minder dan de rest, en daar kan nog werk uit komen. Zet die op een plek, met een status erbij.
Pak daarna de klussen van dit jaar die al gedaan zijn. Die heb je nodig voor je boekhouding en voor de vragen die nog komen.
Alles wat ouder is, laat je staan zoals het staat, en je spreekt met jezelf af dat je het niet meer aanraakt. Je bewaart het wel, want er geldt een bewaarplicht, maar je gaat het niet netjes maken. Wat achter je ligt hoeft alleen vindbaar te zijn als iemand ernaar vraagt.
En spreek voor de nieuwe af dat ze vanaf vandaag allemaal dezelfde weg gaan. De achterstand is dan eindig, want hij groeit niet meer aan. Dat is het echte doel, en niet een opgeruimde map.
