Elke ochtend hetzelfde ritueel. Je opent je mail, zoekt tussen nieuwsbrieven en facturen naar aanvragen, en stuurt ze een voor een door. Dat kan sneller. Een doorstuurregel voor offerteaanvragen doet het werk voor je. Je stelt hem een keer in en daarna gaat elke aanvraag vanzelf naar de juiste plek.
Hoe je zo'n regel opbouwt, waar je op let en wat je beter met de hand blijft doen, staat hieronder.
Wat een doorstuurregel precies doet
Een doorstuurregel is een afspraak met je mailprogramma. Komt er een mail binnen die aan een voorwaarde voldoet, dan stuurt het programma hem door. Gmail noemt dat een filter. Outlook noemt het een regel. Het idee is hetzelfde.
Elke regel bestaat uit twee delen. Een voorwaarde: welke mail bedoel je? En een actie: wat moet ermee gebeuren? Bij offerteaanvragen is de actie altijd doorsturen naar een vast adres. De voorwaarde is waar je over nadenkt.
Hoe je de regel precies aanmaakt, verschilt per programma en per versie. Zoek in de instellingen van je mail naar filters of regels. Daar vind je ook de optie om door te sturen.
Welke mail je wilt doorsturen
Begin bij de vraag: hoe komen jouw aanvragen binnen? Bij de meeste vakmensen zijn dat een paar vaste routes.
- Het formulier op je website. Dat stuurt meestal mail vanaf een vast adres, met een vaste onderwerpregel.
- Een apart info-adres dat je op je bus of je visitekaartje hebt staan.
- Klanten die gewoon je eigen adres mailen, met een eigen onderwerp.
De eerste twee zijn makkelijk. Een vaste afzender of een vast onderwerp is een goede voorwaarde. Zet bijvoorbeeld de regel op alle mail die van je websiteformulier komt.
De derde route is lastiger. Een klant die zelf mailt, schrijft wat hij wil. "Vraagje", "dak" of helemaal niets in het onderwerp. Daar is geen regel voor te maken die alles vangt.
Zo voorkom je dat er te veel meegaat
Een regel die te ruim is, stuurt ook mail door die geen aanvraag is. Denk aan een regel op het woord "offerte" in het onderwerp. Dan gaat de offerte van je groothandel ook mee. En de reactie van een klant op een offerte die je al stuurde.
Houd je regel daarom smal. Een vaste afzender is beter dan een woord. Een woord in het onderwerp is beter dan een woord ergens in de tekst. Twijfel je, maak dan liever twee smalle regels dan een brede.
Test je regel met een paar oude mails. De meeste mailprogramma's laten zien welke berichten aan de voorwaarde voldoen. Zit er iets tussen wat er niet hoort, scherp de voorwaarde dan aan.
Wat je met de hand blijft doen
Een doorstuurregel vangt niet alles. Erg is dat niet, als je ermee rekent. Spreek met jezelf een vast moment af om je gewone inbox na te lopen. Vind je een aanvraag die niet is doorgestuurd, stuur hem dan zelf door.
Een aanvraag via WhatsApp of sms gaat niet via je mail. Die kopieer je en mail je zelf naar het doorstuuradres. Dat kost een minuut, en dan staat alles weer op een plek.
Wat je klanten van je doorstuurregel merken
Niets, en zo hoort het ook. Je klanten mailen naar hetzelfde adres als altijd. Ze hoeven geen nieuw adres te onthouden en geen formulier in te vullen. De regel doet zijn werk aan jouw kant.
Wat wel blijft, is het persoonlijke antwoord. Een regel stuurt door, maar zegt de klant niet dat zijn vraag is aangekomen. Een kort berichtje van jou maakt dat verschil.
Meestal blijft het originele bericht ook gewoon in je eigen inbox staan. Zo kun je een klant terugmailen vanuit het gesprek dat hij zelf begon. Voor hem voelt het als contact met een vakman, niet met een systeem.
Waar de doorgestuurde mail terechtkomt in OfferteKlik
OfferteKlik bouwt het concept op uit je eigen regels, zonder AI. Elk bedrijf in OfferteKlik heeft een eigen doorstuuradres. Daar zet je de doorstuurregel op. Je hoeft geen koppeling met Gmail of Outlook te maken en je hoeft niets te installeren.
Wat er binnenkomt: de afzender, het onderwerp en de tekst van de mail. Dubbele mails worden herkend en overgeslagen. Wat overblijft, staat klaar als concept-offerte, met regels uit je eigen catalogus. Dat gaat op trefwoorden, niet met AI. Jij kijkt het na voordat het weggaat.
Wees eerlijk tegen jezelf over wat niet meekomt. Een bijlage of foto in de mail komt niet mee. Alleen de tekst. Stuurt een klant foto's van de klus, bekijk die dan in je eigen mail.
Ook in het gratis pakket heeft je bedrijf een doorstuuradres. Daar maak je offertes en laat je ze ondertekenen, net als in de andere pakketten.
Wat het doorstuuradres kost: de prijzen per pakket
Een doorstuuradres hoort bij ieder pakket, het gratis pakket incluis. Het verschil tussen de pakketten zit in hoeveel offertes je uit die mail verstuurt.
In het gratis pakket zijn dat er tien per maand, voor een bedrijf. Met Starter is het onbeperkt voor een bedrijf. Met Pro is het onbeperkt voor al je bedrijven. Maandelijks opzeggen kan elk moment.
De bedragen noemen we hier niet; de prijzen staan op de prijzenpagina. Een proefperiode is er niet. Je begint gratis, stelt je doorstuurregel in en ziet vanzelf of tien per maand genoeg is.
Gratis beginnen met je doorstuurregel
Je hoeft niet meteen te betalen om dit uit te proberen. Tot tien offertes per maand uit doorgestuurde aanvragen zitten in het gratis pakket, voor een bedrijf.
Zet je doorstuurregel dus gerust aan en kijk een maand hoe het gaat. Een creditcard heb je voor het aanmelden niet nodig.
Kom je boven de tien, dan stap je over naar Starter of Pro; de bedragen vind je bij de prijzen van OfferteKlik.
Een voorbeeld uit de praktijk
Neem een schilder met een formulier op zijn site. Het formulier stuurt elke aanvraag vanaf hetzelfde adres, met het onderwerp "Nieuwe aanvraag via website". De schilder maakt een regel: alles van dat adres gaat door naar zijn doorstuuradres.
Daarnaast heeft hij een info-adres op zijn bus. Ook daar staat een regel op. Alles wat daar binnenkomt, gaat door. Wat bij zijn eigen adres binnenkomt, loopt hij elke middag om vier uur na.
Resultaat: negen van de tien aanvragen staan vanzelf klaar. De tiende pakt hij om vier uur mee.
Kort samengevat
- Een doorstuurregel bestaat uit een voorwaarde en een actie.
- Een vaste afzender of een vast onderwerp is de beste voorwaarde.
- Houd de regel smal, zodat er geen facturen of reacties meegaan.
- Test de regel met oude mail voordat je hem aanzet.
- Loop je gewone inbox op een vast moment na voor de rest.
- Alleen de tekst van de mail komt mee, geen bijlagen.
Meer over het adres zelf, en waarom een apart adres rust geeft, vind je via de knop.
