Je zit op donderdagavond aan de keukentafel met de laptop open. De klus is duidelijk, je weet wat je gaat doen, en toch duurt het langer dan het zou moeten. Niet omdat je moet nadenken over de prijs, maar omdat je dezelfde regels weer aan het typen bent die je vorige week ook typte, en de week daarvoor.
Voorrijden. Afvoeren van het oude materiaal. Opruimen en schoon opleveren. Betalingstermijn. Een zin over wat er niet bij zit.
Dat zijn de regels die nooit veranderen en die je toch elke keer opnieuw bedenkt. Dit stuk gaat over hoe je ze één keer goed opschrijft en daarna laat staan.
Waarom hertypen meer kost dan alleen tijd
De tijd is het minst erge deel. Wat erger is, is dat de tekst elke keer een beetje anders wordt.
De ene offerte zegt dat je het puin meeneemt, de volgende zegt dat afvoer in overleg gaat, en bij de derde ben je het vergeten. Dat merk je niet op de avond dat je het typt. Dat merk je op de dag dat er iemand naar wijst en vraagt waarom het bij hem anders staat.
En er is nog iets. Een regel die je moe en laat op de avond opschrijft, is korter dan een regel die je een keer rustig hebt bedacht. Precies de dingen die je later nodig hebt, zijn de dingen die in dat soort avonden sneuvelen.
Begin bij je eigen oude offertes
Je hoeft niets te verzinnen. Alles wat in je lijst moet komen, heb je al eens getypt.
Pak een stapel offertes van de afgelopen maanden, liefst van verschillende soorten klussen. Lees ze niet op de prijs maar op de regels. Streep aan wat er telkens terugkomt, ook als het er telkens anders staat.
Dan zie je twee soorten dingen. De eerste soort is werk: een omschrijving van wat je doet, per eenheid of per stuk. De tweede soort is afspraak: hoe en wanneer er betaald wordt, wat er niet bij zit, hoe lang je prijs geldt, wat er gebeurt als het weer of de klant je planning in de weg zit.
Die tweede soort is het soort dat blijft liggen, en tegelijk het soort dat eenvoudig is vast te leggen, want die verandert per klus zelden.
Schrijf de regel zoals je hem aan een klant zou uitleggen
Hier gaat het mis als je te snel gaat. Je maakt een lijst met korte woorden, want je weet zelf wel wat je ermee bedoelt. Later staat er in je offerte een regel die alleen jij begrijpt.
Schrijf elke regel daarom uit in de taal die je aan de keukentafel zou gebruiken. Niet vaktaal, geen afkorting, en geen woord waar een klant naar moet raden.
Bij het werk zelf zet je erbij wat de eenheid is. Per uur, per vierkante meter, per stuk, per dag. Dat lijkt een detail en het is het belangrijkste deel, want daar hangt zowel je eigen rekenwerk als de vergelijkbaarheid voor de klant aan.
Bij de afspraken zet je erbij wanneer die regel geldt. Een zin over meerwerk hoort er altijd in. Een zin over parkeren hoort alleen in de offertes waar het over een binnenstad gaat, en dan wil je hem wel meteen goed hebben staan.
Zet er een prijs bij, en een datum bij die prijs
Een lijst met alleen teksten scheelt tikwerk. Een lijst met teksten en bedragen erbij scheelt rekenwerk, en dat is waar de tijdwinst echt zit.
Maar dan moet je wel weten wanneer die bedragen voor het laatst zijn nagekeken. Een catalogus waar je nooit meer in kijkt, wordt na een tijdje een verzameling prijzen van vorig jaar die je er zonder nadenken uit haalt.
Noteer dus bij elke regel wanneer je hem voor het laatst hebt bijgewerkt, en prik een moment waarop je er doorheen loopt. Een keer per jaar is voor veel regels genoeg, en voor materiaal dat sterk beweegt wil je het vaker doen.
Dat moment is meteen het moment waarop je ziet of je tarief nog klopt. Dat merk je niet door te gaan rekenen. Dat merk je doordat je je eigen lijst weer eens opent.
Houd de lijst klein
De verleiding is om alles erin te zetten, want het is toch een lijst.
Doe dat niet. Een lijst die zo lang is dat je moet zoeken, kost je net zoveel tijd als opnieuw typen, en je gaat hem vanzelf omzeilen. Zet erin wat telkens terugkomt, en laat de rest gewoon los.
Geef ze een naam waar je op kunt zoeken en waarin je het soort klus herkent. Groepjes helpen daarbij: alles rond voorbereiding, alles rond afvoer, alles rond de afspraken. Dan hoef je bij een nieuwe offerte niet te lezen maar te herkennen.
Wat je merkt zodra hij er staat
Het eerste wat je merkt is dat een offerte korter duurt. Het tweede is nuttiger: je offertes gaan op elkaar lijken.
Dat klinkt saai en het is precies het punt. Een klant die je tweede offerte krijgt, herkent de opbouw van de eerste. Een klant die jouw offerte naast die van iemand anders legt, ziet iets dat af is. En jij ziet in je eigen overzicht sneller waar het verschil tussen twee klussen zit, omdat de rest er hetzelfde uitziet.
Werk je met een systeem waarin je je offertes maakt, dan zit zo'n lijst er meestal al in en heet hij een catalogus of een artikellijst. Werk je in een tekstverwerker, dan doet één bestand met je vaste regels hetzelfde werk.
Waar je hem bijhoudt is minder belangrijk dan dat er één plek is. Twee lijsten worden vanzelf twee verschillende lijsten.
