"Mooie offerte, maar we willen er nog even over nadenken. Kun je ons een paar weken geven?" Elke vakman krijgt dit bericht weleens. Het is geen nee. Het is ook geen ja. En jij zit met een plek in je planning die je misschien vrijhoudt voor niets.
Hoe lang wacht je dan? En wat doe je in die tijd? Hier lees je hoe je met uitstel omgaat zonder de klant op te jagen, en zonder dat jij er last van krijgt.
Waarom een klant om uitstel vraagt
Uitstel heeft bijna altijd een reden. Als je die kent, weet je ook wat je kunt doen. De meest voorkomende:
- Het bedrag is hoger dan verwacht en de klant moet het geld nog regelen.
- Er liggen nog andere offertes en die zijn er nog niet allemaal.
- Een partner, familielid of compagnon moet nog meekijken.
- De klus is niet dringend en de klant wil eerst iets anders afronden.
- De klant twijfelt over een keuze in je offerte, zoals het materiaal.
Vraag er gewoon naar. Kort en vriendelijk: "Prima. Mag ik vragen waar je nog over twijfelt? Misschien kan ik iets verduidelijken." Vaak krijg je een eerlijk antwoord. En soms blijkt dat een kleine aanpassing genoeg is.
Klant twijfelt en vraagt uitstel: offerte laten staan of aanpassen?
Dat hangt af van wat je hoort. Twijfelt de klant over een onderdeel, dan kun je een tweede versie maken. Bijvoorbeeld met een ander materiaal, of met een deel van het werk als optie. Zo geef je hem iets om over te beslissen in plaats van een ja of nee op het geheel.
Gaat het om geld, dan kun je denken aan een betaling in delen of een kleinere eerste fase. Ga niet meteen van je prijs af. Wie direct zakt, laat zien dat het eerste bedrag niet klopte.
Wacht de klant op andere offertes? Dan hoef je niets aan te passen. Laat je offerte staan zoals hij is, en spreek een moment af waarop je contact opneemt.
Hoe lang je wacht
Een offerte heeft een geldigheid. Maak je hem in OfferteKlik, dan geldt hij dertig dagen, tenzij jij een andere termijn kiest. Die termijn is ook je houvast bij uitstel.
Vraagt de klant om drie weken bedenktijd en is je offerte nog vier weken geldig? Dan past het. Vraagt hij om twee maanden? Dan zeg je eerlijk dat je prijzen zo lang niet vast kunt houden. Materiaal wordt duurder, en je planning verandert.
Zeg het zo: "Mijn offerte is geldig tot 15 november. Daarna kijk ik opnieuw naar de prijzen en de planning. Wil je later beslissen, dan maak ik graag een nieuwe offerte."
Verloopt de termijn, dan staat de offerte in OfferteKlik op Verlopen. Tekenen gaat dan niet meer. Een paar dagen ervoor krijgt de klant daar automatisch eenmalig bericht over. Daar hoef jij zelf niets voor te doen.
Opnieuw berekenen als de termijn voorbij is
Komt de klant na de geldigheid toch terug, dan is dat goed nieuws. Stuur dan niet de oude offerte met een nieuwe datum. Kijk eerst opnieuw naar je prijs.
Loop de regels na. Zijn je materiaalprijzen veranderd sinds je de eerste versie maakte? Klopt je uurtarief nog? Is de klus misschien zelf anders geworden, omdat de klant intussen een keuze heeft gemaakt?
Daarna maak je een nieuwe offerte. Haal je de regels uit je catalogus, dan hoef je weinig opnieuw te berekenen. Alleen wat veranderd is, pas je aan. Zeg de klant er kort bij wat er anders is dan in de eerste versie, en waarom.
Wat je met je planning doet
Dit is het lastige deel. Houd je een plek vrij voor een klant die misschien nooit tekent? Meestal niet. Zeg het er dan wel bij.
"Ik houd geen datum voor je vast tot je tekent. Op dit moment kan ik in de tweede week van december beginnen. Hoe later je beslist, hoe later dat wordt."
Dat is geen druk. Het is gewoon hoe het werkt. De meeste klanten waarderen het dat je duidelijk bent.
Op het goede moment terugkomen
Spreek af wanneer je weer contact hebt. Niet "ik hoor het wel", maar een datum. "Zal ik je volgende week donderdag even bellen?" Zet het meteen in je agenda.
In OfferteKlik zie je of de klant je offerte opnieuw heeft geopend. Kijkt hij er na een week weer naar, dan is hij er mee bezig. Bel dan, want de offerte zit nog vers in zijn hoofd. Heeft hij hem al twee weken niet geopend, dan ligt het onderwerp waarschijnlijk stil. Ook dat is nuttige informatie.
Bel je terug, begin dan niet met "Heb je al besloten?" Vraag liever: "Is er nog iets wat je wilt weten over de offerte?" Dan geef je de klant ruimte om zijn twijfel uit te spreken.
De verloopdatum van je offerte
Vraagt een klant om uitstel, kijk dan eerst naar de verloopdatum van je offerte. Zet je er niets bij, dan staat je offerte een maand open voor een handtekening.
Geef je hem drie weken extra, zet dan een nieuwe datum. Dan weet hij tot wanneer je prijs staat, en jij weet wanneer je plek in de planning weer vrijkomt.
Kort voor die datum krijgt hij nog een seintje. Is de datum voorbij, dan is de offerte verlopen en reken je een late ja opnieuw door.
Wanneer je het loslaat
Niet elke uitgestelde offerte wordt een opdracht. Heb je twee keer contact gehad en blijft het vaag, dan mag je het loslaten. Stuur een kort bericht: "Ik laat de offerte verder rusten. Wil je later toch verder, laat het me weten, dan kijk ik wat er dan kan."
Zo sluit je netjes af. De klant weet waar hij staat, en jij hebt je hoofd weer vrij. Een klant die later terugkomt, doet dat vaak juist omdat je zo duidelijk was.
Kort samengevat
Uitstel is geen afwijzing. Vraag naar de reden en reageer daarop: een tweede versie bij twijfel over een keuze, een afspraak bij andere offertes. Gebruik de geldigheid van je offerte als grens en zeg eerlijk wat dat voor je planning betekent. Spreek een datum af om terug te komen, en laat het los als het vaag blijft.
Hoe je een klant nabelt zonder opdringerig te zijn, lees je stap voor stap via de knop.
