Er zijn weken waarin er meer binnenkomt dan je kunt beantwoorden, en er zijn weken waarin je zit te wachten. Ze vragen allebei iets anders van je, en toch pak je ze vaak op dezelfde manier aan. Dat is jammer, want het is hetzelfde probleem dat op twee momenten om een andere oplossing vraagt.
Dit stuk gaat over die twee helften van je jaar. Wanneer ze precies vallen, verschilt per vak en per streek, dus daar doe ik geen uitspraak over. Wat wel te beschrijven is, is wat er in allebei de periodes met je aanvragen gebeurt en wat je eraan kunt veranderen.
Wat er in de drukke weken echt misgaat
In een drukke week is niet je agenda het knelpunt. Het knelpunt zit ervoor. Er komen aanvragen binnen terwijl je aan het werk bent, en je beantwoordt ze in de avond, of niet.
Een aanvraag die blijft liggen, gaat door een paar fases. Eerst is hij nieuw en weet je precies waar hij over ging. Een paar dagen later weet je nog dat er iemand heeft gebeld maar niet meer wat hij wilde. Daarna staat hij in je hoofd als een ding dat je nog moet doen, en dat gevoel kost je meer energie dan het uitwerken zelf.
Wat je aan de andere kant niet ziet, is dat de klant in diezelfde dagen aan het rondbellen is. Hij weet niet dat je het druk hebt. Hij weet alleen dat hij geen antwoord kreeg, en hij trekt daaruit een conclusie over hoe je werkt. Die conclusie hoeft niet te kloppen, en je krijgt hem niet te horen.
In de drukte eerst antwoorden en dan pas rekenen
De omkering die helpt is simpel om op te schrijven en lastig om vol te houden: haal het antwoord los van de prijs.
Antwoorden kost een paar zinnen. Ik heb je aanvraag gezien, dit is wat ik ervan begrijp, ik kom er deze week op terug met een prijs. Rekenen kost een uur en dat uur heb je niet elke avond.
Wie die twee uit elkaar trekt, houdt de aanvraag warm zonder er tijd in te stoppen die hij niet heeft. En je wint er nog iets mee. In je antwoord staat wat jij denkt dat de klus is, en de klant corrigeert je meteen als dat niet klopt. Dat scheelt je een offerte die over het verkeerde ging.
Wat in een drukke week ook helpt, is dat je niet elke offerte vanaf een leeg blad maakt. Als je vaker hetzelfde soort werk doet, dan is een groot deel van je tekst elke keer gelijk. Het verschil zit in de aantallen en in een paar keuzes. Alles wat je al eens hebt opgeschreven en kunt hergebruiken, is tijd die je in de drukte terugkrijgt.
En durf nee te zeggen, of eerlijker: durf later te zeggen. Een klant die hoort dat je pas over zes weken kunt beginnen, kan daar iets mee. Een klant die niets hoort, kan niets.
Wat er in de stille weken echt misgaat
De stille periode voelt heel anders en gaat over hetzelfde. Je hebt tijd, je weet niet waar je die aan moet besteden, en dan doe je dingen waarvan je niet kunt zien of ze iets opleveren. Je zet iets op sociale media, je rijdt een keer langs een oude klant, je zit achter je laptop naar je mail te kijken.
Wat er in die weken vaak niet gebeurt, is het enige waarvan je zeker weet dat er iets ligt: teruggaan naar wat je al hebt.
In de stilte terug naar je eigen archief
In je eigen bestanden staat een lijst mensen die ooit een prijs bij je hebben opgevraagd. Sommigen hebben ja gezegd, veel van hen niet, en die tweede groep is groter dan de eerste. Dat is geen mislukking, dat is de aard van het werk.
In die groep zitten drie soorten die je in een stille week kunt oppakken.
- Offertes die nooit zijn afgerond. Er is geen ja en geen nee gekomen, alleen stilte. Daar mag je gerust een keer naar vragen, zeker als er intussen een seizoen overheen is gegaan.
- Werk dat je bewust hebt doorgeschoven. Bij veel klussen is er iets uit de offerte gehaald om het bedrag omlaag te krijgen, met de afspraak dat het later zou komen. Dat later is nu.
- Klanten waar je een jaar of langer niets van hebt gehoord. Bij onderhoud kun je vaak precies zien wanneer het weer aan de beurt is, want dat staat in je eigen offerte van de vorige keer.
Dit werkt alleen als je die dingen kunt terugvinden. Als je offertes verspreid staan over mappen, mailbijlagen en een enkel papier, dan is deze week de week waarin je dat merkt. Wie zijn offertes op een plek heeft staan waar hij op klant, op datum en op status kan zoeken, heeft in een stille week iets om te doen. Wie ze kwijt is, gaat weer naar zijn mail zitten kijken.
De verbinding tussen de twee helften
Het aardige is dat het werk in de ene helft precies uit de andere komt.
Wat je in de drukke weken netjes opschrijft, is waar je in de stille weken uit put. De aanvraag die je in twee zinnen hebt beantwoord en daarna hebt uitgewerkt, staat er nog. De regel die je hebt weggehaald om de prijs te halen, staat erin met een reden. De klus die je hebt uitgesteld, heeft een datum.
En andersom. Wat je in de stille weken opruimt, maakt de drukke weken korter. De teksten die je een keer goed opschrijft als je tijd hebt, hoef je in juni niet meer te bedenken.
Zo bekeken zijn het geen twee seizoenen maar twee kanten van dezelfde gewoonte. In de drukte antwoord je snel en reken je later. In de stilte kijk je terug in plaats van vooruit. Beide keren gaat het over hetzelfde: dat een aanvraag die bij je binnenkomt ergens terechtkomt waar je hem terugziet.
