De offerte is getekend, de datum staat in je agenda en het materiaal is besteld. Op de avond ervoor laad je de bus in. Alles lijkt klaar.
Dan komt de ochtend zelf. Wat er die ochtend misgaat, hoeft niet aan je vakmanschap te liggen. Het kan liggen aan dingen die niemand had afgesproken, omdat iedereen dacht dat de ander eraan dacht.
Dit stuk loopt zo'n eerste werkdag van begin tot eind door. Bij elk moment waarop het kan haperen, kijken we welke afspraak het had voorkomen, en waar die afspraak thuishoort: in je offerte, of in het berichtje dat je de week ervoor stuurt.
Over een startdatum die verschuift en over wat de werkplek zelf vraagt, staan aparte stukken op deze blog. Hier gaat het om die ene ochtend waarop alles samenkomt.
Je rijdt de straat in
Het eerste moment is de straat zelf. Waar zet je de bus neer? Bij een rijtjeshuis in een oude wijk is dat geen vanzelfsprekendheid. Een vergunningsgebied, een smalle straat, een stoep waar je niet kunt laden.
Rij je eerst een paar rondjes en sta je daarna een eind verderop, dan begint je dag met sjouwen en een parkeerautomaat. Die uren stonden nergens in je planning, en dat parkeergeld nergens in je prijs.
De afspraak die dit voorkomt, is klein. Vraag bij het opnemen van de klus waar je kunt staan. Zet in je offerte wie de parkeerkosten draagt als er betaald parkeren is. En vraag de klant, als het nodig is, om een bezoekersvergunning of een plek op zijn eigen oprit vrij te houden.
Je belt aan
Dan sta je voor de deur. Wie doet er open? Bij een gezin dat werkt, kan het zomaar zijn dat er om die tijd niemand meer thuis is, of dat de oppas opendoet die van niets weet.
Erger nog is de vraag die je binnen stelt: waar wil je dat stopcontact precies? En de persoon die opendeed, zegt dat je dat moet vragen aan haar partner, die op kantoor zit en niet opneemt.
Leg daarom vast wie je aanspreekpunt is tijdens het werk, en wie er beslist als er iets gekozen moet worden. Dat hoeft niet dezelfde persoon te zijn, maar je moet het wel weten. Zet het in je offerte, en noem in je bericht van de week ervoor wie er op de eerste dag aanwezig is.
Je komt binnen en kijkt rond
De ruimte waar je moet werken, staat nog vol. Een kast, een bank, dozen van de laatste verhuizing. De klant had gedacht dat jij dat wel even zou verschuiven. Jij had gedacht dat het leeg zou zijn.
Dit is te voorkomen met een paar regels. Leg vast wie de ruimte leeghaalt, en op welk moment dat gedaan is. Wil je het zelf doen, zet het er dan als eigen post in. Wil je het niet doen, zeg dan wat er gebeurt als het bij aankomst nog niet is gebeurd.
In dezelfde ronde kijk je of er huisdieren of kleine kinderen in huis zijn. Een hond die door het stof loopt of een kind dat bij je gereedschap komt, verandert je werkdag. Spreek vooraf af dat de ruimte waar je werkt afgesloten blijft, of dat er iemand op let.
Je wilt beginnen
Je pakt je eerste machine en zoekt een stopcontact. In een woning die wordt verbouwd, kan de stroom eraf zijn. Staat het pand leeg of is het nieuwbouw, dan kan een aansluiting nog ontbreken. Met water kan dat ook zo zijn.
Neem ook dit op, als iets waar je prijs van uitgaat. Wie zorgt er voor stroom en water op de plek, en wat gebeurt er als het er niet is? Het is een zin, en hij kan je een ochtend improviseren besparen.
Het materiaal ligt er, of niet
Dan het materiaal. Heb jij het meegenomen, of zou de klant het laten bezorgen? Bij een klus waarin de klant zelf tegels, sanitair of een vloer heeft gekocht, ligt hier een eigen risico. Het kan te laat zijn, verkeerd zijn of beschadigd binnenkomen.
Spreek in je offerte af wie welk materiaal levert, wanneer het er moet liggen en wie het controleert bij aankomst. Levert de klant zelf, zet er dan bij wat er gebeurt als jij moet wachten omdat het er niet is.
Lever je zelf, kijk dan naar je levertijden. Een onderdeel met een lange levertijd kan je startdatum bepalen, en dat wil de klant liever voor de opdracht weten dan op de dag zelf.
Als je weer vertrekt
De eerste werkdag is voorbij. Wat laat je achter? Een open vloer, een wand die nog moet drogen, gereedschap dat blijft staan. De klant komt thuis en weet niet of hij de kamer in mag.
Vertel bij vertrek wat de stand van zaken is en wanneer je terugkomt. Dat kan mondeling. Het helpt wel als de klant al uit je offerte weet hoe de kamer erbij ligt als jij 's middags naar huis gaat.
Het bericht van de week ervoor
Een deel van deze afspraken staat al in je offerte, maar zijn weken later vergeten. Daarom helpt een kort bericht aan de klant een paar dagen voor de start. Herhaal daarin de datum en de tijd waarop je komt, waar je de bus zet, wie er aanwezig is, en wat er vrij en klaar moet zijn.
Zo zie je de eerste ochtend niet als een verrassing, maar als het moment waarop alles klopt wat je eerder had afgesproken.
Wil je deze afspraken niet elke keer opnieuw bedenken? In een vast sjabloon staan ze er al in, zodat je per klant alleen invult wat anders is.
