Een schilder die al een paar jaar voor zichzelf werkt, heeft meestal een eigen blad. Een tabblad met prijzen voor muren en plafonds, een rijtje voor deuren, kozijnen en ramen, en ergens een kolom waarin binnen en buiten verschillend worden gerekend. Het is jouw systeem en je kent het van buiten. Toch komt er een moment dat het knelt.
Dat moment is vaak niet het rekenen zelf. Het is de offerte die eruit moet komen. Een klant die een rekenblad als bijlage krijgt, ziet cellen en getallen, maar niet wat jij gaat doen. En wie als schilder van Excel naar een offerte app of offerteprogramma overstapt, wil juist dat de klant dat wel ziet.
Wat je blad eigenlijk bevat
Voordat je iets overzet, is het goed om te weten wat er in je eigen blad staat. Bij de meeste schilders zijn dat drie soorten dingen.
Prijzen per eenheid. Wat je rekent per vierkante meter muur, per deur, per kozijn of per raam. Soms met een onderscheid tussen nieuw werk en onderhoud, of tussen een laag en twee lagen.
Vaste regels die bij bijna elke klus terugkomen. Afplakken en afdekken, schuren en ontvetten, kitwerk, opruimen.
En logica die alleen jij kent. Een formule die een toeslag bijtelt voor hoog werk, een cel die afrondt op hele liters, een verborgen kolom met wat de verf je kost. Dat zijn de dingen die je in je hoofd hebt en die nergens uitgeschreven staan.
Wat je meeneemt
De eerste twee soorten neem je mee. Je eenheidsprijzen en je vaste regels zijn de bouwstenen van elke offerte die je maakt. Die zet je een keer goed neer als vaste regels in het programma, met een omschrijving die de klant begrijpt.
Dat laatste is waar de winst zit. In je rekenblad staat misschien alleen een afkorting met een getal erachter. In je offerte wil je dat er staat wat de klant krijgt: een binnendeur aan beide zijden geschuurd en twee keer gelakt. Neem bij het overzetten de tijd om elke regel zo te omschrijven. Je doet het een keer, en daarna staat het goed op elke offerte.
Je zet het rekenblad niet in een keer over; je kiest per regel wat je meeneemt. Dat lijkt omslachtig, maar het is ook het moment om te kijken of je prijzen nog kloppen met wat verf en materiaal je nu kosten.
Wat je achterlaat
De formules die alleen jij snapt, laat je achter. Niet omdat ze fout zijn, maar omdat ze in een offerte niet thuishoren. Reken je extra voor werk op hoogte of voor een gevel waar je lastig bij kunt, maak daar dan een aparte, zichtbare post van. Dan ziet de klant waarom de prijs hoger is, en hoef je het niet uit te leggen aan de telefoon.
Ook je inkoopprijzen en je marge laat je in je eigen administratie. De klant ziet wat hij betaalt. Hoe jij daarop uitkomt, is jouw zaak.
Binnen en buiten
Schilders werken vaak met twee soorten offertes: binnen en buiten. Buitenwerk hangt af van het weer, vraagt soms om een steiger of hoogwerker en heeft vaak meer voorbereiding. Binnenwerk is planbaarder, maar heeft weer te maken met meubels, vloeren en bewoners.
Maak voor beide een eigen opbouw. Dan hoef je bij een buitenklus niet elke keer de regels voor afdekken van meubels weg te halen, en bij een binnenklus niet de regels over weersomstandigheden. Je begint met de opbouw die past en voegt toe wat per klus nodig is.
De eerste klant in het nieuwe systeem
Begin met werk dat je zonder nadenken kunt begroten. Een woonkamer met plafond, of een rij kozijnen aan de voorkant. Maak de offerte in het programma, en reken hem voor de zekerheid ook nog een keer in je oude blad uit. Komen de bedragen overeen, dan weet je dat je prijzen goed zijn overgekomen.
Kijk daarna naar de offerte met de ogen van de klant:
- Staat er per ruimte of per onderdeel wat je doet, in woorden die hij kent?
- Is duidelijk wat inbegrepen is en wat niet, zoals kleur kiezen, verf leveren of meubels verplaatsen?
- Staat er hoe je omgaat met houtrot of ander verborgen werk dat je pas ziet als je begint?
Als die drie vragen een ja krijgen, is je offerte beter dan het rekenblad ooit was. Niet omdat het programma slimmer rekent, maar omdat je bij het overzetten hebt nagedacht over wat de klant moet lezen.
En je oude blad?
Bewaar het. Er staan offertes in die nog lopen, en je hebt het misschien nodig als een klant terugkomt over werk van vorig jaar. Maar spreek met jezelf af dat nieuwe aanvragen vanaf een vaste dag uitsluitend in het programma terechtkomen. Anders werk je over een half jaar nog steeds in twee systemen.
Wil je zien hoe een schilder zijn prijzen en vaste regels in een offerteprogramma opzet? De knop hieronder brengt je erheen.
